身為PM，不管什麼行業、什麼類型的專案，都有一個重要任務 ─ 那就是掌握工作進度 ，keep schedule，這也是PM最基本的責任。

要維持正常進度，專案結束時不delay schedule，那麼一開始就要訂出合理而且大家都能接受的schedule。這個大家都知道，請注意！我說的是大家都接受的schedule，而不是大家都滿意的schedule。

為什麼不訂出大家都滿意的schedule呢？

因為那是不可能的事情！如果你想要讓每個人都滿意，那就是白費力氣自找麻煩，還兩面不是人！

對team member而言，每階段每個人的工作任務時間排得越長他們越高興。因此一個專案本來可以六個月做完，若依照每位team member滿意的時間來排，總共就會排出一年甚至一年半的schedule。可想而知這樣的schedule保證可以on time，甚至超前達成。這種現象屢見不鮮，例如公共工程政府標案、企業內部沒有客戶壓力交貨壓力而自行研發的專案，除非上級長官或主事者非常內行又認真監督，否則所有這類專案的schedule都是被超估的。

相反的，如果在企業內有客戶壓力交貨壓力的專案，上級長官給出的schedule往往比正常需要的時間還要短，這時候就要壓縮每位team member的工作任務時間，壓迫到每個team member哇哇叫，於是上級長官滿意了，team member卻抱怨連連。

假設你不是在做前述那種沒有schedule壓力的專案，假設你是在民間企業衝撞奮鬥的PM，在排schedule的時候，只要能訂出大家都能接受的schedule，那就阿彌陀佛了。有時間甚至必須無理壓榨或犧牲一兩位team member，才能達成上級的要求，這時候，PM本身的技巧跟魅力就十分重要。

那麼要如何壓縮時間，來排出大家都能接受的schedule呢？以下三點說明：

一、 詳細了解每位team member的工作內容、步驟跟細節。

假設一家自助餐店，從買菜，洗菜，切菜，炒菜，端菜，收盤子，到洗盤子都各有專人負責。每個人告訴你他們各自要多少時間如下：

洗菜       需要2小時
切菜       需要2小時
炒菜       需要30分鐘
端菜       需要1分鐘
收盤子   需要2分鐘
洗盤子   需要2小時

身為PM如果對以上工作內容很熟悉，就可以跟洗菜、切菜、炒菜跟洗盤子的人去談，是否可以各自減少10分鐘？告訴他們以你的經驗這是合理且可行的，如果你說得沒錯，他們就會配合。

再舉個例子，如果這是一台客製化電腦主機板的研發專案，當每位team member已經排出最佳(也就是最短)的schedule，加起來共要40天後才能產出第一批可用的working sample給客戶。然而客戶卻說，他們40天後必須用這一批主機板去爭取政府標案。扣掉運送的三天跟客戶安裝軟體要兩天，所以這個專案必須再把schedule壓縮成35天。

再壓縮5天要從那裡減？身為PM如果對每位team member的工作內容很熟悉，例如他知道目前PCB的製作時間是排10天，如果找採購主管去壓迫廠商就可以減為7天，故schedule就可以再少3天。例如他知道主機板產出後的測試，依標準流程會測 Windows and linux兩種OS，也會做Reboot可靠度測試。這時他可以跟客戶協調所謂的trade- off，只測試Windows作業系統，不做reboot可靠度測試，一樣可以讓客戶去參加政府標案，又可以再減少2天的時間。於是看似不可能的任務，還是可以達成，靠的就是PM的專業與深入。

二、一切都是有關資源分配的問題。

上述的例子中，假如你發現洗菜跟切菜always用掉太多時間，造成工作進度的瓶頸。身為PM這時候就要為team member爭取resource，也就是跟上面要資源。例如多請人來一起洗菜跟切菜，例如買自動切菜機...。總之，如果你負責的專案很重要，或者你這位PM很夠力，就可以跟公司要到更多資源。那麼keep schedule也就越容易。

三、培養好跟team member的關係。

PM再怎麼厲害，事情還是要Team member來做，報告還是team member要出。當你已經把每個人的工作時間都限縮到很合理的地步，公司也確定只給這些資源時，排出來的schedule卻還是無法達成專案任務的要求，那怎麼辦？只有兩個辦法，第一是自己下去幫忙做，希望能再縮短一點時間。第二是請team member付出更多的時間，例如晚上加班甚至假日來加班。然而，team member是領公司的薪水又不是領PM的薪水，接下這個專案也不會讓薪水增加，為什麼team member要為了你加班？所以囉，平時培養好跟team member的關係就非常重要。講通俗一點，就是我挺你，你挺我，才有可能達成任務。有些PM會找該team member的主管去壓，但能靠交情自己去push還是比較好。這種情況在現實社會中屢見不鮮，做PM的要切記。

小PM如果掌握以上三原則，就不用再怕排不出令大家滿意的schedule了。因為本來就不需要排出令大家都滿意的schedule，而是要排出大家都接受的Schedule！