在企業裡上班少不了要開會。有人偶爾參加一次會議，有人每天上班時間都在開會中度過。PM要開的會不算多，但有些必要的會要開，例如project kick off meeting、每個研發階段及結束時到進入下一個階段的phase exit meeting、針對特定主題臨時召開的issue tracking會議，或者是與客戶每週固定的conference call meeting。通常PM都是召開或主持會議的那個人。

有些主管喜歡跟屬下開會，每週開甚至天天開。開會前要屬下準備書面報告，開會時再叫屬下唸報告。就我來看，這種情形代表兩件事。其一是那主管太不認真，叫屬下準備了書面報告自己卻不看。其二就是他們部門的工作很清閒，上班時有很多時間可以浪費。主管如果想了解屬下的工作進度與狀況，可以請屬下提交書面報告自己慢慢看，也可以隨時找屬下來問。用開會想要來解決工作執行面的問題，是浪費時間效益又差的做法。

開會重不重要？很重要。但現實社會中其實很多會都是不必要的。會議會議，開會就要有議題，有議題就要有決定。

開會有沒有技巧？有。

開會難不難？不難。以PM的工作來講，只要掌握以下幾點原則應該就OK。在這裡不談什麼服裝儀容、手勢、動作、眼神、說話技巧或會議流程等等表面的東西。那些東西在辦公室裡只要有70分就夠了。在這裡要談幾個簡單的觀念，以及推動專案管理工作的注意事項。

一、先搞清楚開會目的是什麼？

這是最重要的一點 。記住，開會是為了解決問題，是拿來做決定的，而不是拿來討論事情或報告事情的。簡單講，如果有一件事情必須兩個人以上來共同決定，那才需要開會。否則都可以用電話、email、一對一面談來討論，根本不需要開會。

二、如何召開會議？

把會議室訂好，把時間訂好，通知大家開會，等人來了就召開。看來似乎很容易，但是在有規模的公司內大家都很忙，很多會要開。有經驗的PM就知道一定要用電話跟會議成員先把開會時間喬好，然後發出會議通知做提醒與留下紀錄。等到開會前半小時，針對主管級的人以及紀錄不佳的人，再打電話提醒「待一會兒要開會了哦！」，這才是最保險的做法。否則等會議時間到了才發現人來不齊，那就很討厭了。

三、如何掌握會議之進行？

工商社會每個人都很忙碌，會議時間越短越好。擔任主席的人要掌握開會的重點，主導會議儘快把目的達成，就立刻散會。例如，會議的目的如果是要請大家來協調出世貿中心電腦展時留守攤位人員的輪班表。那麼主席就請每個人主動提出自己方便的輪班時間，若是有空檔沒有人排，就再協調一下，只要輪班表一排滿這個會十分鐘就開完。如果有人提出攤位的擺設問題？入場的識別證問題？中午的便當問題等等？這時候主席就要制止，因為那些問題是可以私下一對一解決的，請不要拿到會議時間上來佔用所有人的時間，這就是掌握會議進行的重點。

四、務必即時發出會議紀錄。

通常是PM發會議紀錄，切記會議開完的當天最好就用email發出來，最遲不要超過第二天下班前。原則上用條列式把會議決議列出來就可以了。在此建議文末加一句：「Please feel free to let me know is there anything missing or any incorrect information? thanks.」，這樣子就很圓滿。

講完了，就這樣。

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