現代版的紹興師爺

　　古代，當官的都聘有幕僚人員，來掌管刑名、錢穀、奏疏及文牘，這些人多數來自浙江紹興，因此稱之為「紹興師爺」。戲劇中的師爺，有正直、有奸詐，但大都精細謹嚴、善於謀劃，是督撫、州縣的好幫手。

　　現代已經沒有「師爺」的名稱，但相關工作依然存在，其中掌管「奏疏及文牘」者，現稱為「科員」、「秘書」、「編審」……等。這些人不再是長官聘僱，而是透過國家考試，經由職前訓練後派任，並統稱為「公務員」或「文官」（註一）。早年，公務員的國文底子尚稱厚實，製作及處理公文，都有一定的水準；近來，在忽視國文教育的政策下，即使考試及格者，要草擬一篇「用語簡練、詞句曉暢」的公文，似乎越發困難！

　　有鑑於此，許多機構邀請專家學者講解「公文製作實務」，但幾個小時下來，在「言之諄諄、聽者藐藐」的情況下，低落的公文品質依然如故。本人在講解時，即誠懇建議邀請單位，要儘快培養「現代版的紹興師爺」，凡是給長官核判的公文，都先經「師爺」的扒疏，他所見過的錯誤，必須加以登錄，以一個月為期，將錯例、正確及原因說明，作成三欄式報表，分發同仁參考。如此，才能有效提升該機構公文的品質。

　　現代版的紹興師爺，目前稱之為「閱稿人員」，依行政院《文書處理手冊》第34點規定，閱稿工作包括：【(一)簽稿是否相符。(二)前後案情是否連貫。(三)有關單位已否會洽。(四)程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。(五)文字是否通順。(六)措詞是否恰當。(七)有無錯別字。(八)對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改】。既然行政院已有規定，設置「閱稿人員」，實為順理成章之事。

　　只是要培養「閱稿人員」，並不容易，並且難以速成，本人認為「閱稿人員」應該具備三個條件：(一)要相當程度地了解機構內的職掌與文化；(二)對於機構內的常用法規，並不陌生；(三)要有良好的文字掌握能力。此外，如能熟識「電腦屬性」更佳（註二），一則配合電腦製作公文，二則適應未來政府所推動的「線上簽核」。

　　總之，機構負責人要有此體認，儘快培養「現代版的紹興師爺」，並按照本人所建議的方法，確實施行；否則，期望「公文達人」來講授，也僅能作到「點醒」的效果而已！

註一：國家考試及格後，都得接受「國家文官學院」的職前訓練，其中「公文製作實務」為重點課程之一，但僅有6小時而已，實有增加時數的必要。

註二：根據本人的經驗，許多不懂「電腦屬性」的主管，常把手寫的觀念帶到電腦製作上。例如：表格內任意多一條線，手寫很簡單，電腦可不容易。又如：「側寫」對手寫而言，很簡單；但電腦「側寫」，乃應用圖形處理，傳輸時可能產生亂碼。再如：電腦內的中文字乃「內建」而成，並不包括「罕用字」，任意要求部屬使用奇怪的字，實在強人所難。