復文及轉行

　　《文書處理手冊》16.2.9.規定：「擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。」至於何謂復文？何謂轉行？有許多人混淆。

顧名思義，「復文」就是回復他人公文。「復」字屬於中性用字，用於對上、對平及對下，均無不妥。實務上，這種回復公文不少，在歷次修正《文書處理手冊》附錄中，都可以找到範例。有人認為：回復上級用「復」字，似乎有些不敬。揆諸前揭規定，重點在「俾便查考」，如改用「依」、「奉」或「敬復」，均無關宏旨，亦無不可。若用「復」字，僅用「復......函。」即可；若用「依」字，則須用「依......函辦理。」

所謂「轉行」，又稱「轉文」，就是接獲某機關來文之後，還要轉給其他機關處理者。由於所接獲之公文，可能有來自上級機關，亦有來自平行或下級機關，其用字須有差別。以往，常用「奉、准、據」3字，以區分來自上級、平行及下級，例如：「奉鈞院......函辦理」、「准貴會......函辦理」、「據貴所......函辦理」；其中「准」字目前較少使用，可用「據」字取代；亦即來自上級用「奉」字，來自平行及下級用「據」字，但若使用「依據」2字，理應視為來自平行或下級機關。（註一）

時至今日，上行、平行、下行之觀念，日益淡薄。過去，對於上級機關行文，敘及對方均須空格書寫，如今行政院特別行文各機關：「爾後有關期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格）書寫。」（註二）另外，台北市柯市長聽到司儀喊：「恭請市長致詞」時，還斥為「封建思想」（註三）。所以，轉行公文若無法分辨「奉、准、據」3字時，採用中性的「依」字，似較符合實情。

授課時，適有學員提問「復文及轉行」之用字，因受限於時間，無法詳盡回復，特撰述如上，請大家參考。

註一：參閱【公文用語/依據的用法】乙文。

註二：參閱【文書作業問題/從無須挪抬說起】乙文。

註三：參閱【公文用語/從恭請說起】乙文。