有溫度的溝通
新任教育部長葉俊榮上任後,為持續處理「拔管案」,特別強調:過去只有公文往返,確實不夠有溫度,希望可以跟當事人好好當面溝通(註一)。葉部長與本人熟識,既是鄰居,也曾同堂議事,相信他可以做到「有溫度的溝通」,至於能不能化解這件棘手問題,有待觀察。
公文是處理公務之文書,按理不能摻雜私人情感在內,只是公文來、公文去,會給人有一種「打官腔」的感覺。據報載,年初台大遴選委員會選出管中閔為校長之後,教育部與台大之間公文往返十餘次,被媒體戲稱為「十二道金牌」(註二)。事實上,公文是完成工作的最後一道手續,若將公文作為溝通的工具,不但沒有溫度,也缺乏行政效率,即以「會辦公文」為例,主辦單位應先與會辦單位當面溝通,取得共識後再行會辦,不應「先會了再說!」倘若要會辦的單位眾多,可商請長官召開協調會並作成紀錄,經首長批核後定案;否則,逐一送會,往往曠日廢時,足以為人所詬病。
公文會被人家感覺沒有溫度,除了它的公務屬性之外,最重要的是許多人沒把公文寫好。按公文書的撰述,應力求「簡、淺、明、確」之原則,但有人卻把簡單的事情化成複雜,也有人利用公文賣弄自己的學問;此外,還有許多人喜歡把判決書用語,夾雜在公文內,例如:失所附麗、迥不相侔、洵堪認定、合先敘明…等,這些對現代的人而言,都不容易看懂;特別是,還有人把公文寫得模模糊糊,例如:「礙難謂為合法」不知合法?還是不合法?「不應不准」,不知准?還是不准?「非難謂為無理由」,是有理由?還是沒理由?凡此種種,都會被外界認為公文沒有溫度的原因之一。
所謂:「見面三分情。」當面溝通當然比公文往返來得有溫度,有一種公文叫「箋函」,就有取代「晤談」的功用(註三)。箋函的結構,分前文、正文及後文三部分,前文及後文都有「應酬語」乙種,開頭應酬語就在避免突如其來,而免事出唐突;結尾應酬語乃臨去道別,用以表示請教、期盼、感謝及求恕等;再配合問候語及署名敬禮,讓收信者感到發信者的誠意,總比硬綁綁的公文來得有溫度。
蔡政府上任後,慣常以二分法製造對立,不僅有藍綠對立、族群對立,又有職業對立、世代對立。「卡管」、「拔管」就是對立的後遺症,如今要讓具有「暖男」特質的葉部長,去處理台大校長任命案,再怎麼有溫度的溝通,相信也是於事無補。
註一:參閱https://news.ebc.net.tw/news.php?nid=121608
註二:參閱https://udn.com/news/story/7266/3115045
註三:參見【箋函的作法】乙文。