作者：張漢宜 　出處：天下雜誌 402期 2008/07

相關關鍵字：超能力學堂/關鍵能力/時間管理/咖啡/效率/績效

幾個關鍵改變，幫助你跳脫工作效率不佳、時間不夠用、常常加班、睡眠不足的惡性循環。

你是否常覺得，在工作上投入大量時間的心力，卻達不到預期中的成效？明明已經盡心盡力了，卻還是被上司釘得滿頭包，每天都覺得精疲力盡，工作缺乏幹勁。

會造成這樣的結果，原因並不是不夠努力，而是所投注的努力被「稀釋」了。把工作成效稀釋的元兇，包括方法不對、溝通不良、時間運用效率不佳等，這些都可能導致投入的努力達不到預期成效。

對於這樣的問題，可以從如何增加工作效率的「密度」與「濃度」來思考，猶如把工作從清淡的美式咖啡濃縮為一杯馥郁香醇的Espresso。日本管理雜誌《The 21》集結黛安芬、吉野家、樂天證券等知名企業領導人的看法，精煉為一套「Espresso工作學」。

要增加工作效率的密度與濃度，必須從職場上的三個面向來進行，也就是從上司、同事與自己的關係來思考。

關鍵一：讓上司放心，他就不來煩你

獲得上司的信賴，他就不會因為不放心而來煩你，以免降低你的工作效率。

例如，上司交辦的工作，不要等到全部完成才交，要做到「中途回報」。這麼做，可以讓上司知道你的進度，讓他安心，並且早期發現問題與錯誤，及時改正，而不必等全部做完之後發現不對而整個重來一次。

能夠幫上司解決他工作上的問題，就是給你自己方便。

關鍵二：同事是最好的「職場鬧鐘」

早上怕睡過頭，所以會設鬧鐘。同理，工作上擔心有疏漏或效率不彰，身邊的同事正是最好的「職場鬧鐘」。

例如，不要自己悶著頭做事，可以適度地把工作目標周知身邊的同事，這樣做的好處是，給自己製造一點壓力以增進效率，並獲得善意的提醒和必要的支援。

同事是非常好用的職場資源。注意一下身邊那些做事效率佳、總是能夠準時下班的工作達人，跟他們結為好友，向他們學習做事方法。

此外，在團隊合作的工作中，一定要做好事先溝通，可以省下執行時許多力氣與時間。

關鍵三：列出自己當天的工作預定表

工作如果沒有規劃，手上有什麼待辦事項就做什麼，會顯得雜亂無章。試試看，把工作的重要性、急迫性與優先順序考慮清楚，自己列一張當天工作的時間分配預定表。

執行過程中遇到臨時交辦的工作，如果是當下可以馬上解決的事，就不要拖；若是必須花比較多的時間處理，則依急迫性排入工作預定表的時程。

另外，若有其他同事要求幫忙，要衡量自己的狀況，在可負荷的範圍內提供適當的協助，這是應該的。原則是，在當「好人」之前，先把自己份內的工作做好。

關鍵四：拿一成薪水做「腦內投資」

值得加班的事只有兩件——「讀書進修」與「拓展人脈」。前者尤其重要。除了做好份內的工作之外，也要拓展更多的能力，讓自己成為未來所需要的人才。

上班族的薪水該如何分配？除了生活開銷、投資理財之外，有一件事一定要做到——撥出至少一成的薪水來學習，做為「腦內投資」。而且，愈早開始投資在學習上，日後的效果愈強。

該學些什麼？有三個方向：
一、參加課程，充實自己希望增加的能力。
二、買書、買雜誌，培養思考能力並開創知識的視野。
三、參加不同領域的人所組成的讀書會，可以拓展人脈，並磨練不同的思考方式。

一般人在工作與生活上的「惡性循環」，往往是：

因缺乏效率而常加班↓
沒時間充實自己↓
太晚睡、睡眠品質差↓
睡眠不足，帶著熊貓眼去上班。

若能掌握前面所提到的「Espresso工作學」四個關鍵，就能慢慢導向「良性循環」：

準時下班↓
進修↓
充分休息↓
精神十足地去上班。