原文刊登於康健雜誌2007年7月，104期

別人準時下班，你卻含淚打拚？企業組織普遍有「做不完定律」：事情永遠做不完，如果做得完，你就是組織中不重要的人。不如學會以下六招，用最短時間、做最多的事！

工時長、壓力大，很難讓你找時間過健康生活，包括運動與好整以暇吃健康食物，對身心的影響一籮筐。專家估計，約有90％的疾病與壓力有關，小則讓人肩頸痠痛、疲倦、頭痛、失眠、胃腸消化不良，長期壓力更可能引起免疫力降低、胃潰瘍、高血壓、心臟病、中風、憂鬱症等等，甚至可能促進癌症形成。

聰明的上班族選擇當「不加班達人」，不讓工作壓力壓垮自己。他們掌握了管理時間、提升效率的訣竅，用最短的時間做最多的事，然後享受下班後的生活。以下專訪了許多公司大老闆，他們是怎麼辦到的？

一、立志不加班

「不加班達人」有一個共同的觀念：人生不是只有工作這件事，還有很多事值得去體驗。他們以不加班為目標，有了目標，才有動力堅持下去。

經營保健食品的百麗康美公司經理陳建中，是澳洲總公司在台灣唯一的代表，他形容自己像「千手觀音」，大小事都得自己來，但他卻很少加班。

「用不放棄的意志，不斷尋找和運用更有效率的工作方式，達到不加班的目標」，他說。

二、紀律為效率之母

投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾在「加班是正常，不加班才是反常」的投信業工作，但她一向奉行「非不得已絕不加班」的原則。在她的字典裡，「加班」幾乎是「效率差」的同義詞。

能做到再忙也很少加班，蕭碧燕的秘訣是自我管理。雖然她住家遠，仍然一大早八點多就到辦公室，然後依著列在紙上的工作重點，一一完成。

「紀律不但影響效率，更反映工作態度：你到底在不在乎這件事？」她相信懂得自我管理的人，自己是最大的受惠者。

從事保險業20年的安泰人壽敦宇通訊處總監駱碧鶯，也靠紀律提升效率。她把會議固定在每週一、三、五早上，其他時間就可以自由運用，確保重要的事不會漏失。

三、確認工作目標，分辨輕重緩急

《商業周刊》創辦人何飛鵬在《自慢》中指出，企業組織普遍有「做不完定律」：事情永遠做不完，如果做得完，你就是組織中不重要的人。

反正事永遠做不完，則熬夜加班只不過是延長噩夢。他認為，不如應用「80／20法則」提升效率：花80％的時間與精力做20％的重點工作，剩下20％的時間與精力簡化處理80％的非重點工作。

104人力銀行行銷處公關經理方光瑋提醒，提升效率的重要原則是：先跟主管確認工作目標，判斷事情的輕重緩急，否則悶著頭苦幹，結果可能是做白工：你做的不是老闆要的；老闆認為重要且急迫的任務，你卻沒做。

蕭碧燕有一次請秘書發一封重要的電子郵件給各投信投顧的總經理，結果有些信被退回了，秘書搞不清這件事的重點在「儘快通知到對方」，竟然花了一天研究信為什麼被退回，卻沒有用傳真趕快讓那些人收到信。「工作抓不到重點，當然沒效率，」蕭碧燕說。

管理學上常用四個象限來區分事情的輕重緩急：

．重要又緊急的事：通常是突發事件，可以凸顯上班族的應變能力，一定優先處理。
．重要但不急的事：如健康、親子關係、經營客戶，依照計劃按部就班來做，以免拖成重要又緊急的事。
．不重要但緊急的事：例如請款、做報表等瑣碎的事，不需要太多思考，可以利用零星時間分次處理。
．不重要且不緊急的事：重新思考需不需要做、能不能簡化。「如果你發現第10個步驟才會影響結果，那麼1～9步就應該想辦法省略或簡化」，蕭碧燕舉例。

四、不斷尋找更好的工作方法

■ 紀錄工作時間：著有《為生活工作》的記者喬．羅賓森（Joe Robinson）建議，把一週生活做成明細表，記下每天每件事用了多少時間，然後使用時間的模式就會浮現。例如主管可能發現有大半時間在開會，就可以考慮將性質相近的會議合併，或授權部屬處理。

■ 目標管理：方光瑋建議，當你接到一件重大工作，可以把它分成幾個子目標，然後從預定完成的日期反推回來，訂出各子目標的完成日期，就不會不知道從哪裡著手，也可以避免把所有工作都壓縮在截止日前。

■ 降低干擾，全神貫注：處理重要工作時，不妨關掉手機、電子郵件信箱，請同事暫時不要跟你說話，甚至關上門，確保有一段時間不受干擾。

大塊文化董事長郝明義有一次在處理堆積如山的工作時，告訴秘書不要有任何打擾，然後開始專心解決積案，不到中午，所有東西都進了發文匣，他覺得餓了，但一看時間，竟才過了15分鐘。專心的效益真是不可思議，他形容這是「時間給的神秘禮物」。

■「預習」工作：文字工作者洪閔慧在進公司前，會在路上把今天要做的事想一遍，進公司後就可以直接開始。她通常先處理打電話、寫信這些瑣事，處理重要事情時，就不會被打斷。

■ 提升技能：投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾發現一位同事常加班，後來知道原來她不會打字，只好用「一指神功」慢慢敲。蕭碧燕建議，職場上必備的一些能力、知識，一定要靠自己去學。

■ 善用幫手：百麗康美公司經理陳建中推薦上班族利用新科技（如電腦軟體裡的行事曆功能、PDA等）管理時間。他如果與人有約，PDA手機半小時前就會提醒他，他就知道手上的事該準備結束。

陳建中也把電腦檔案、電子郵件分不同的資料夾管理，資料夾中再細分子目錄，找檔案時就不用大費周章。

■ 做「一舉數得」的事：陳建中如果去外地訪視門市，動線會儘量排在一起。例如去台中，就順路先去林口，回台北時選擇坐火車，順道拜訪位於火車站附近的貨運公司。

五、你不需要是萬能的

「承認自己的能力、時間都有限，多向別人請教、學習別人的工作方法，這並不可恥」，陳建中認為。

主管也不必為了展現能力而把所有事往身上攬。「主管事必躬親，一來會累壞自己，二來讓同仁過度依賴，反而失去學習機會」，陳建中說。

蕭碧燕建議，主管只要抓大方向、訂大目標就好，執行細節由同仁去規劃，真正執行時主管再去看成效。「充分信任部屬、授權，主管才能花更多時間去思考更重要的事」，她說。

六、管理情緒，不讓工作成為人生的全部

大塊文化董事長郝明義在《工作DNA》中指出，一個人最終的成敗往往不是所謂的「專業能力」決定的，而是一些「基本功」，情緒就是其中之一。

蕭碧燕發現，很多上班族花太多時間在抱怨，卻不去解決問題。她認為，過多的抱怨只會讓人愈來愈討厭這份工作，效率更差。

蕭碧燕會藉看美食雜誌紓解工作壓力，「不一定能去這些餐廳，但看了賞心悅目，」她說。她也喜歡繡十字繡，辦公室掛了好幾幅作品。

104人力銀行公關經理方光瑋每天開車往返桃園與新店間，早上他利用這段車程規劃一天的工作、培養工作情緒；晚上回家時，他會聽音樂幫助放鬆，「讓辦公室裡的情緒、工作，隨著窗外景色一起拋諸腦後，」他形容。

陳建中則用慢跑、跟太太一起下廚來紓解壓力。

西方早有「work hard, play hard」（努力工作、努力玩）的觀念；日本趨勢觀察家大前研一近年也倡導「OFF學」：把工作的開關關掉，好好享受下班後的生活，工作時才更有效率。他自己就喜歡釣魚、滑雪、吹單簧管，偶爾還騎重型機車出遊，豐富的生活經驗幫助他創意源源不絕。

充分休息、讓自己喘口氣，絕對是道德而且必要的。