有鑑於於日本311地震的發生不幸天災,然而數天來從新聞報導得知許多日本災民在手機科技下獲得一線生機,所以一直思考如何將現在人人手機一支的普及率,可以利用科技之方法來強化企業下成員應變災難的訊息傳播,偶爾在網路上看到一個創意可以利用SKYPE之手機簡訊功能,而興起如果能夠利用此一科技就可以補足目前台灣電信業者在”細胞傳播”系統尚未建置之缺陷,來強化企業於未來在遭遇重大事件時,能夠立即利用簡單之程序,就能大量同時發佈企業應對之訊息給所有成員,那樣就可以提高企業成員應對之能力,也可以降低企業之產業損失.

      首先只需在SKYPE上申請一個免費帳戶,並建置所有企業成員之手機號碼,再購買SKYPE點數以備用,那麼在發生需要傳播訊息時,就可以使用之,因此建置時可以考慮的以下項目:

1)    災害之發生往往立即對硬體設施形成立即的破壞,如斷電斷訊的情形,而國內仍未有完整的災害通訊傳播平台下,利用SKYPE手機簡訊進行區域性傳播立即訊息,可以就是低成本高效率的應變措施的一個選擇方案,必竟緊急訊息系統只需有UPS電源與直接網路連接,也許就可以產生宏大的效果

2)    準備一台最便宜的電腦(桌上或筆記型即可),也可以利用平時使用輕載的備用機也可為之,但一定要具有網路連線,因此可以利用”人資部”的印表機伺服器來兼任此工作,同時也交由人資部管轄.

3)    之後在SKYPE網站上DOWNLOAD免費軟體,全球已有上億人已在使用中

4)    開始建置企業成員之手機號碼於”聯絡人”內

5)    為了將來有效率的管理,與區域性傳播的需求,在建置名單時,分別在成員姓名前加冠以英文字母或部門代號,那樣將來需區域性傳播時,就可以很快用SHIFT或CTRL來點取要發送之對象,建議每一單位可能需限制人數數量多寡,以避免將來傳擋之速度,當然也可以進行”建立群組”的方式來規劃之,因為本人未有大量測試,所以在此提醒,如此規劃後,在聯絡人名單排列就可以依序顯示.

製造部-張三

業務部-李四

財務部-老王

6)    再來是事先編輯訊息範例在WORD檔案,並置於頁面中,以便將來需要啟動時,可以立即點選COPY於傳播基本訊息提示,也可以縮短事件發生時的手忙腳亂的情形發生,介時只要加上時間與應變通知-例如集合地點,逃避方向等訊息即可,依序排列於頁面上,請特別留意在SKYPE手機簡訊之文字有160字為一計費單位,超過一個字時將以兩個單位計費,即TWD $1.984*2單位計費之,建議儘量將訊息編輯的簡單扼要,因為在發生事件時收件者在收到訊息時,容易慌張激動,太長的訊息容易被收件者忽略之.

7)    當完成以上工作,最後就是去SKYPE網站購買點數備用,請記得每一則訊息發送給一個對象將花費NT$1.984,所以如有1000個成員,就需準備2000元TWD之點數,因此對企業來就成本並不高,而且此點數如未使用,並沒有時間限制期限,當然不希望有使用之機會,但是有備無患無妨.

8)    最後是建議在建置完成後,事先進行一次簡訊傳播測試之,以了解確實的實況,因為本人只小量測試,無法擴大規模,不過用SKYPE測試傳送後,本人發現SKYPE本身還會將傳送失敗之對象告知傳送者,而一個區域傳播從按下傳送鍵後,只要三秒鍾就完成回覆(本人只傳送2人,其中1人傳送失敗),因此如果折算點選訊息與加入提示,應該可以在30秒內完成,再加上點選成員以20秒來看,那麼幾乎一分鐘內就可以完成相當人數的區域傳送,可以說起來應該速度很快.

9)    因此國內企業在面臨目前資訊傳播的時代,如能夠有所事先應變之能力,對公司形象也是一大助益,在此還要提醒,任何企業成員在發生災變事件後,在接收到警訊後,應該立即採取行動,在到達安全地區確定無虞後,仍應利用可用的傳播工具回覆成員家屬,主管或人資部統籌負責人,讓其知道您個人之所在,是否需要協助,聯絡的方式…等資訊,如此也可以減輕災後處理人員協尋的負擔.

10)然而至此,此建置系統仍有其先天之限制,那就是事件發生後,人資部負責發送訊息的負責人需要從容反應,還要事件發生時,這一切的硬體設備仍可短期運作,如水災,停電..等因素,都可能造成此區域傳播無法發揮功能,所以最好此,電腦有獨立的UPS備援電源,當然如果能夠同時建立兩套系統在不同地點,如人資部一套,廠務部也一套,那更是絕佳的抉擇,還有需確保網路的路由器與HUB需在此備援系娩內,當然也需定期檢視系統是否運作正常,因為災害絕對不會事先告訴您的,總是在最不可能發生的時間,卻造成最大的傷害.

       近來的新流行的3C產品 - IPAD拿來做為一個選項,也是不錯,因為待機時間長,輕便易攜帶,具有3G網路通訊,如附帶太陽能電池充電設備,那是更佳,因為在災後聯繫時間更是需要,同時如果通訊正常下,仍可收看相關新聞訊息,有利於後續聯絡之需要.

11)最後提醒:企業主是否已有災變的應變措施了,是否有準備以下物品

A)    災變隨身包

B)    企業主是否備有衛星電話

C)   公司之電腦伺服器是否有遠地備援系統

D)   公司內的災害逃亡路線是否標示清楚

E)    公司是否定期演練災害防範措施

F)    事件發生時之SOP是否已有擬定

G)   自救才能他救之觀念是否落實

H)    如果本身發生事件,對外求援之聯絡事宜是否已有規劃

以上粗淺的構思,希望國內的企業主能夠有所審思,近日來氣候異常頻繁,寧可備而不用,才能有備無患,來減少災害對企業之傷害.