目前有八成以上的專案，都必須是專案團隊才可能完成。但團隊成員中，若發生已快到驗收日期，但工作尚未完成，甚至成員有逃避會議、意見分歧現象時，專案主管或專案經理就必須立即處理，進行協助、溝通等，專案成功的機會才會提高。

專案團隊領導人開啟關鍵對話，是有效解決團隊問題。不過，要如何解決與溝通協調，甚至不可以傷害到團隊士氣，都是專案團隊領導人在領導統御上的考驗。如果採取高姿態、或權力遏阻，或要求成員負專案成敗之責，那將會使得專案成效不彰，甚至使團隊問題更加惡化。

所以當團隊發生問題時，要如何運用關鍵對話呢？由管理顧問凱瑞．派特森（Kerry Patterson）所撰寫的暢銷書「關鍵對話」（Crucial Conversation）中提到三點訣竅：

1.      不要一開始就認定自己的看法是正確。某些領導人往往都有個人看法與意見，使得無法真正看清事實的真相。例如：「因為某成員的懶散，才使得專案發生延誤現象」。但尚未與該成員進行初步瞭解後所認定的看法，是負面且是沒有成效的。必須修正為：「某成員之前的專案都能如期完成，目前該專案是否遭遇什麼問題，所以導致此專案發生延誤？」

2.      問題陳述的「落差」。有時話沒有說清楚，會導致別人的誤解；若表達的沒有重點，那別人就無法針對事實，給予支援。例如：「上週專案會議原定要出席說明專案延誤原因，但個人有重要事情所以無法參加。」這樣的回答還是無法解除別人的誤會，可以嘗試表達為：「我非常瞭解上週專案會議的重要性，但因為要處理某顧客的重要問題，導致無法參加，個人實屬抱歉。」

3.      探究問題的動機與能力。專案領導者必須針對專案的4M(Ｍan：人為，Ｍachine：機械，Ｍethod：方法，Ｍaterial：材料)，有發掘導致問題的所有可能的路障。針對該問題進行瞭解與修正，不過等到問題發生了，再來進行處理。

其實團隊上的問題，也並非專案領導者的職責，而是團隊所有成員的責任，專案的成敗在於團隊的溝通好與壞，唯有找出所有可能發生問題的動機與預防後，才是專案成功之道。