事情一次做對的工作規畫術 

整理‧撰文 / 謝明彧，編輯 / 齊立文2011/07/07 14:54

事情做到一半才發現有所疏漏，以致影響工作進度；有很多方法可以將工作做好，卻不懂得活用；非得等到工作期限將屆、火燒屁股了，才開始動手；臨時狀況導致原訂計畫大亂，只得手忙腳亂地重新安排全部事務……

明明一開始也有心要將事情做好，為何最後老落得力不從心、草草以終呢？不是工作太難，而是做法太粗糙

面對工作做不好的窘境，有些人或許會歸咎於自己才華不夠或能力不足，但日本知名教育學者與效率專家齋藤孝認為，這只是一種推諉的逃避心態。他在《規劃力》書中以「讀書和考試」為例說明，考試考不好時，一般人多半會以「這個科目我不拿手」當藉口，但其實問題主要出在於「溫書規畫不理想」或「考試時間分配不當」。

日本工作技巧訓練專家神澤順在《大工作術》書中也指出，人們在工作上之所以會手忙腳亂或漏洞百出，根本原因通常不是工作本身太過困難，而是實踐步驟太過粗糙──亦即，事前沒有以通盤觀點進行思考及規畫，凡事只憑臨機應變，致使「早知道先做XX就好了」的憾恨層出不窮。

因此，唯有坦承「規畫不夠周全，才讓事情進展不如預期」，才能正視問題的根源，找出解決之道。

規畫：預先安排工作流程

所謂「規畫」，日本管理大師大前研一在《研磨工作力》書中界定如下：「預先思考整體計畫，安排好工作執行的程序，創造一個讓所有人都不會白費力氣，而且高效率的工作情況。」

齋藤孝則指出，日本有句話說「規畫占工作的八成」，意思是工作的成敗有八成取決於規畫的完善與否。

事前規畫做得好，就像預先安排好旅遊動線及交通工具，由於已經全盤掌握工作的每一個環節，所以接下來只需逐一完成各作業細項即可；反之，如果走一步算一步，去到一個景點之後，才開始翻旅遊書、訂車票，很容易就會出現流程銜接不順，甚至是出錯或做白工的情況。

拆解：搭建達成目標的行動階梯

從上述可知，規畫可說是把工作做好的第一步，因為每一項任務或計畫，都會被賦予最終的目標及成果，所以勝負優劣的決戰點，就在於如何找出一條最省力、最高效率的路徑，在過程中踩著從容的步調，從「現狀」通往「目標」。

關於工作執行順序的安排，齋藤孝做了一個很傳神的比喻：工作規畫就如同在「現狀」與「目標」這兩點之間，建立起一道「階梯」，透過拆解工作流程，帶領人們一步一步走向終點。用階梯做比喻，象徵著工作規畫的三大意義：

一是唯有每一階與每一階確實銜接，才構成階梯。因此，沿著階梯前進時，沿途中若有任何一階踩空了，便可以立即察覺執行步驟的設計有所疏漏，還能明確掌握錯誤的位置與範圍，及時進行修正，讓工作執行不至於中斷。

二是階梯的每一階，都必定是雙腳可以跨上的高度與距離。這意味著，若想要實現目標，除了要切割工作流程，釐清各個階段應該完成哪些作業外，還必須確保每一個細分的作業項目，都是可以被確實完成的大小與份量。如此，工作者才能對整體工作進行的狀況進行管理，並輕易掌握進度。

三是階梯能讓距離遠近變得明確，每當躍過一階，都可以測量自己距離目標又近了一步。這種可以具體感受到的「進展」，將可為工作者帶來成就感及更大的幹勁：只要再往前一步、再往前一步⋯⋯就快要抵達終點了。
7步驟完成工作規畫，晉升工作達人

針對如何將整體工作拆解成明確可執行的細部作業，在彙整二十餘本相關主題的書籍之後發現，不同作者對於流程的劃分與切割或許見解不同，但大抵都會涵蓋以下3個概念：對目標方針的確認、對執行作業的細分，以及對時間的安排與掌控。

畢竟，過程安排得再縝密、時間掐得再怎麼緊，方向錯了也是徒勞無功；不標再怎麼遠大、執行得多麼漂亮，時程延遲了也是枉然。

以此為基礎，一項工作的規畫大致可拆解為7個步驟：

1.制定明確目標→2.拆解作業流程→3.理出優先順序→4.委派分配任務→5.精準掌握時程→6.找出風險因子→7.總結檢討改善。

這7道步驟構成了一個工作管理與改善的循環，唯有完整走完整個流程，並將每一次經驗做為下一次改善的起點，才能讓工作規畫愈來愈精進，晉升做事思緒明晰、從容自信的工作達人。

工作規畫術步驟1：制訂明確目標

有了明確的工作目標，才能確保每分力氣都不是做白工。在接到工作時，千萬不要一股腦地埋頭苦幹，而必須先後退一步、拉開視野，釐清「為什麼要做這件事」，設想「理想的成果是什麼」，再考量任務的範圍、資源與期限，著手制定目標。

如果你看過《刺激1995》（The Shawshank Redemption，或譯為《鯊堡監獄的救贖》）這部電影，那麼劇中主角、背負殺妻冤獄的囚犯安迪‧杜佛蘭（Andy Dufresne）如何精心安排一項長達20年逃獄計畫，最終重獲自由的過程，可說是把「工作規畫」發揮到淋漓盡致的有趣例子：

年約30歲的年輕銀行家安迪，在不幸入獄後，先花了3個月觀察囚犯間的互動，決定接近監獄裡的「萬事通」瑞德，成功購得了一支手掌大小的鐵鎚；之後又花了3年，靠著財經專長幫獄卒節稅，鞏固自己在監獄裡的地位。

入獄10年後，安迪已協助許多獄友考取高中學歷，讓典獄長信任他的管理專才；在剩下的10年裡，他又幫貪汙的典獄長洗錢，並暗中留下紀錄。最後，就在所有人都認為安迪已安於監獄生活時，才發現他用當初那把小鐵鎚，20年來不間斷地鑿通牆壁，從化糞池污水管裡逃脫。

制定目標2前提：
抱持「問題意識」與「目的意識」

工作規畫的第一階段是建立明確目標，以確保每分力氣都不是做白工。因此接到工作時，千萬不要躁進盲動、一股腦地埋頭苦幹，而是必須先後退一步，釐清「為什麼要做這件事」（問題意識）掌握「理想和現狀的差距」，再思考「用什麼方法才能填平差距、達到目標」。

在工作中，達成任務的路徑不只一條，好比前述影片主角安迪，儘管含冤入獄，亟欲「重獲自由」，但方法並不只越獄一途，還可以透過正當的法律程序。然而，安迪的「現狀」是有機會證明自己的清白時，卻遭典獄長陷害而失敗，所以只剩「逃獄」是值得投入的方向。

確定方向無誤之後，工作者在設定目標前，還必須先大略想像「工作完成時的理想成果」，並且抱持這樣的「目的意識」，具體地去考慮「該如何進行？有沒有更好的方法？」

回到鯊堡監獄裡，安迪一定預先設想過，即使成功越獄，身為通緝犯的他，也只會淪為一無所有，因此他的「理想」是獲得一個全新的身分、擁有一筆錢，到墨西哥的海灘過好日子。

面對理想和現實的差距，安迪選擇了他的策略：逐步建立人際關係，善用金融專長提高自己在牢獄中的地位，取得貪汙典獄長的信任，創造了一個虛擬身分，協助典獄長洗錢；最後就以那個身分重出社會，提領現金，同時揭發典獄長的罪行。

由於問題意識與目的意識都很明確，安迪在牢裡沒有渾渾噩噩地混日子，也不會不知好歹地硬闖警衛槍口，而是定出縝密計畫，每天按部就班地朝逃脫的目標前進。

制定目標3要素：
範圍、期限、資源

想清楚了自己為什麼要做這件事，以及做完這件事能夠達到什麼成果，接著就進入實際制定目標的階段。凡是制定目標，都不脫「設定期限、資源、範圍」這3項要素。

每個目標都需要期限，否則永遠無法完成；資源指的是工作者可以掌握的人力、物力、財力；設定範圍則是判斷「該做什麼」以及「做到什麼程度」。

在《刺激1995》裡，安迪能運用的「資源」，除了自身的財經專長之外，就只有一把小鐵鎚，所以他把「期限」設定為20年；而「範圍」是必須判斷誰值得培養關係（萬事通瑞德、獄卒和典獄長）、找到丟棄鑿洞廢土的方法、趁機記錄典獄長的犯罪證據等。目標制定完成後，安迪還必須靠著長達20年不容一絲鬆懈的執行力，才得以逃出鯊堡監獄。

【編輯台時間】對你的惰性下戰帖

執行副總編輯 齊立文

英國歷史學者帕金森（C. Northcote Parkinson）在1950年代出版的《帕金森定律》（Parkinson's Law）書中，最常被引述的一句話是：「Work expands to fillthe time available for its completion.」中文意思為，「你可以用來完成工作的時間有多少，你的工作就會拖延、膨脹、複雜到讓你足以填滿那段時間為止。」

帕森金舉例，一位清閒的老太太可以花上一整天，寫一張明信片寄給她的侄子，但一個很忙碌的人，可能只要3分鐘就完成了。把場景轉換到日常工作現場，如果有一件工作你可以在3天內完成，但如果相同的工作，給你20天的時間，有趣且弔詭的是，你會在20天後交差。

同樣是一天8小時的工時，指派給你一項任務，你會在下班前完成一項任務；派給你兩件任務，你就會做完兩件事；派給你20項任務，你或許沒辦法全數完成，但你應該會開始做計畫、排時間，挑些緊急或重要的事來做，最後可能可以完成12件。一樣的時間、一樣的你，為什麼會這樣？

職場上，人除了要跟時間賽跑、跟工作量打架，更常要跟自己的惰性奮戰。你重視「私人生活」，就會趕在下班前一刻收工；你不太在意下班時間，就會利用「加班時間」做正事。你尊重「死線」（deadline），那麼死到臨頭的前一刻，你會開始動作；你連死線、承諾也不太在意，那你就會在越過死線的那一刻，才驚覺事態嚴重。

如果你是「只要還有時間」就會拖延、就會把事情變得很複雜、想做得很完美的人，那你可能還要正視另一件事：實際完成工作的時間，經常比你「估算」的完成時間還要長……很多。

所以，工作要規畫，而且規畫了以後，你還要尊重自己設下的期限、許下的承諾。別讓充裕的時間變得來不及，別讓可預見的風險釀成災難，別讓原本可以做好的工作草草收尾，「不要把『動作』（motion）誤當成『行動』（action），」文豪海明威（Ernest Hemingway）如是說。

【正向思考祕技】4步驟自我改造，讓自信成為一種習慣

整理 / 陳立唐

你的同事台風穩健又自在，在講台上發表精采的演說；他做事又快又好，獲得上司的信任和喜愛，還時常被賦予重任；他每天都容光煥發，好像一直有好事情發生在他身上。

對照自己目前的狀況：害怕上台、事情老是做不完、看起來好像睡不飽⋯⋯種種跡象都顯示，該是時候做出改變了。

美國資深心理治療師巴登‧葛史密斯（Barton Goldsmith）在他的著作《自信，沒人能給，更別自己摧毀》中提到，經常生活在疑慮、不安或相互比較的環境下，會打擊一個人的自信心。長期缺乏自信，會讓我們喪失挑戰的勇氣、剝奪自己尋求突破的力量。低落的情緒更會進一步侵害生活與工作各層面，貶低個人價值，甚至扼殺生存的意志。

因此，不妨從個人出發重建自信，積極培養作者提及的4個習慣，徹底改造自我。

1.從「打理門面」開始：

一直以來，「衣著」都是影響他人觀感的方式，例如企業主管時常穿著深色西裝和領帶，以求顯露出專業實力；當我們看到白袍，就會直覺地聯想到醫院、感受到傳遞出的權威。

因此，葛史密斯表示，選擇一個你喜歡且適合的形象，從髮型、配件到言行舉止都仔細修飾，讓外在的行為逐漸影響內在的自我評價，慢慢就能從全新的形象中打造自信。

2.做好事，幫助別人：

貢獻自己的所學所長，為周遭及世界付出。無論投身於救災志工活動，或只是寫張卡片衷心地告知對方你很感激他的幫忙，都可以讓他人過得更好。這樣的作為，或許無法讓你賺到實質的報酬，卻可以帶來更健康的心理狀態及更美好的人際關係，提升心靈滿足。葛史密斯強調，透過實際行動，讓對方了解你的心意，最後將會得到他人的正向回饋，進而獲取信心。

3.學會表達和控制情緒：

害怕、焦慮、憤怒、痛苦、失望等，都是造成自信低落的情緒元兇。然而，這並不意謂著你必須「排除」這樣的情緒，而是要學會「表達」和「控制」。
葛史密斯認為，唯有真誠地表達自己內心的感受，才能真正地面對問題，並將這樣的情緒轉換成「想改變現況」「想讓某件事情發生」的熱情與衝勁。

4.時時稱讚自己的優點：

人們時常習慣記住自己所做的蠢事，但忘了自己也曾運用聰明才智化險為夷；過分關注自己的缺點和弱勢，卻忽略自己與眾不同的才能與優點。

葛史密斯建議，把「自我稱讚」結合至每天的思考與行為，你將會愈來愈能展現出自己最好的一面。