穿過富麗堂皇的大廳，搭上快速電梯，直抵大樓的高樓層區，我見到了久未謀面的友人Thomas。

     他剛升任副總，正積極思考公司內部組織重整的事情。他邀請我至公司與不同部門的主管會談，以了解目前各部門面臨的問題，及討論提升工作效率的具體方法。

會前充分準備，會中專心討論
     會談之後Thomas 問我對各個主管的印象如何，我略述了自己的看法及感覺。

     「你覺得哪一位主管的工作效率應是最高？」他突然問我。

     我與會談的主管完全不認識，對他們平日的工作表現及掌管事務毫無所悉，一時之間不知該如何回答這個問題。

     我想了一下，「應該是最後會談的那位T小姐。」「為什麼呢？」他好奇地問。

     「因為前3 位主管都是空手進會議室，沒有帶任何紙張及書寫用具。只有T小姐拿筆進會議室，還帶了一本厚厚的記事簿，裡面貼滿了便條紙及小標籤。」

     「與其他主管會談時，他們僅當成是普通的會談及聊天，但只有T小姐不停地記錄及寫筆記。所以我覺得T小姐應該是一位相當負責、且努力在工作上爭取表現機會的好主管。」

     「你的觀察頗為細微嘛！」Thomas 微笑地說，「你說得確實沒錯！是T小姐表現最突出，我也正想再調升她的職位。」

     我告辭離開_omas 的辦公室，踏出美輪美奐的大樓後，在歸途中回想今天的會談過程。

開會與談話的能力
     我想T小姐絕對不是刻意在今天才攜帶記事簿進會議室，那應是她平日在職場上養成的好習慣。一方面記錄面談的內容，可供自己日後參考；另一方面可提醒自己會談後應做的工作日程。

     「談話」這件事情對不同職場、不同職位的人都很重要。升任主管後，在一天的上班時間內，可能有50％的時間是浪費在談話這件事情上。其中一半的時間，是自己在談話、與部屬溝通、聯絡會談；而另一半的時間，是在聽別人談話，聽取老闆的指示、顧客的意見、同事的簡報等。

     若能在談話這件事上多花些功夫思索，即可大幅縮短說話的時間，將節省下來的額外時間投注於其他更有效益的事務上。

     首先我們需先思考會談的目的為何，再針對各項目的，逐項強化。基本上，會談的目的大致可分為以下5 種：

     開會的5 大目的：

     1.促進溝通，增進彼此了解

     會談可拉近與陌生者的關係，促進彼此的了解，消弭上、下位間的緊張對立，協助客戶明白公司的立場，也幫助公司掌握客戶需求。故會談是人際關係的良好潤滑劑。

     2.傳達重要訊息

     文件或Email 的溝通有時較為生硬，或因字意不詳容易引起誤解。當面談則可直接溝通想要表達的訊息，並視需要加上詳盡的補充說明，或婉轉解釋訊息背後的前因後果。

     3.探悉對方反應

     在會談中，傳遞訊息後，就能得知對方的反應是正面接受、負面排斥，還是不置可否。依對方不同的反應，可以再逐漸調整應對方向或談話內容。

     會談中最忌過快拋出「Yes ╱ No」的問題，若對方一口回絕時，將使原有的融洽氣氛迅速急凍，導致會談不歡而散。

     3.獲得重要資訊

     在會談中，我們可以了解與會者對自己職場生涯的規劃、對公司內部的期待、對公司產品的需求、對市場經濟的看法、對景氣變化的因應策略等。這些資訊的累積，可協助你更加了解公司內部職員、公司外部動態、市場變化趨勢等。充分的資訊可幫助你及早做好準備，未雨綢繆地防患未然。

     4.達成共同意見

     公司內部會談的最終目的是為了達成共同意見，建立共同協議；公司與外部會談的最終目的則是為了簽署合約，或是取得客戶訂單。一次會議未必可達成預先設定的目標，但在會談後，應該要明顯感覺已逐漸向目的邁進，並預期在有限的時間內，可達成雙方共識。會談不是耍嘴皮子的「雜談」，也非正經八百的「政談」，而是在詼諧、風趣、幽默的氣氛中，進行正經要事的晤談。

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