5 Keys to a Better Business Letter

文/ 李曼瑋(世界公民文化中心)

英文溝通已經成為全球化社會的必備工具，英文書信往來即是很重要的一環。然而，常常有人覺得自己的英文信寫得又臭又長、辭不達意。其實，只要善用一些訣竅，就會讓一切不一樣。學會以下五種小技巧，讓你的英文信件看起來專業又漂亮！

1.  簡潔文字

商業信件首重清楚明瞭，文字簡潔才不會拖泥帶水，許多介系詞就有這種功用。to表示「為了」(in order to的省略)，常用做一個句子的開頭直接說明目的，例如To cut the company’s spending, we decided to eliminate one department. （為了減少公司的支出，我們決定刪減一個部門）。with表示「有」，用with取代have或其他動詞會讓句子更清楚。例如，The flow has become much larger after we used this system.（我們用了這個系統之後流量變的大多了），如果用with this system取代after的子句，整句就會更簡潔：The flow has become much larger with this system.。

2.  善用「介系詞片語」

許多「介系詞片語」能清楚表示意思並且讓句子看起來更專業，例如according to / on the basis of / in light of都表示「根據」或「按照」，because of / due to / owing to都指「因為」或「由於」。其它像是on behalf of「代表」，make use of「運用」，by means of「藉由」，as far as「就…的限度」或「在…的範圍」，at the risk of「冒著…的危險」…等。這些好用的「介系詞片語」都可以讓你的句子看起來更加專業，唯一要注意的就是，這些片語後面都接名詞而非子句，例如I am here on behalf of my company. （我在這裡代表我的公司）。

3.  用對「假設語氣」

在商用信件裡，if和would/could+ have p.p.是最常見的「假設語氣」，if常用做假設可能發生的事，句子用「現在」或「未來」表示，例If the company earns more than 1,000,000, year-end bonuses will be doubled.（如果公司賺超過一百萬，年終獎金將會加倍）。本句前後時態差異是為了突顯事情先後的條件。would/could + have p.p則表示和過去發生的事情相反，例如The sales number would have gone up if it had not been for the natural disaster.（要不是自天災，銷售數字應該會上升。）

4.  以「祈使句」讓句子漂亮

「祈使句」的重點就是「要求對方做…」，在信件往來很常用到，通常做為「強調」的用法，例如Notice that the shipment will be arrived in 5 days.（注意貨物將在五天後抵達）。如果本句前面再加上You should，雖然結構沒問題，但句子就顯得累贅。另外，Let me…「讓我…」也是很常見的開頭，例如Let me give you the catalogue regarding to the latest products.（這是最新產品的型錄）。

5.  選對有邏輯關係的「副詞」

許多副詞都有轉折句意的功能，在句子之間可做為很好的潤滑劑。寫法上記得和「連接詞」區分，將副詞放在句首加上逗點，或者插入句中。例如Most of the employees, however, do come to work on time.（然而，大部份的員工都準時上班）。或者是Therefore, it is possible to boost the sales.（因此，增加銷售量是有可能的）。其它好用的副詞如nonetheless「但是」，nevertheless「雖然如此」，otherwise「否則」，hence「因此」。

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