套印須報備
      授課時，有學員提問：套用印信是否須向原製發機關報備？如果要，理由何在？類似這種問題，恐怕有很多人不解，因此有撰文說明之必要。
      所謂「套用印信」，就是將機關印信製版，在印刷定型化文件時，先將印信逕行印在文件上，以備隨時應用。此種套印文件，最常用在畢業證書、感謝狀、合格證書及各種扣繳憑單…等。即以畢業證書為例，先請印刷廠製作帶有套印的定型化文件；使用時，只要將畢業生姓名填入及照片貼上即可，無須再請監印人員逐一蓋印，以收簡化文書作業之效。
      依《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》第8條第1項規定：「各機關、學校及事業機構基於業務需要，須將印信拓模或縮小製模套印於文件者，應經該機關首長核准，並依第五條之規定拓模二份向印信原製發機關報備。」按此規定，套印有依原印信尺寸製模，亦有縮小製模者；所以，凡經製模的印（關防、圖記）或職章，都要依規定，拓模後向原製發機關報備。未來有人持套印文件，要求製發機關驗印時，可比對所報備之拓模，證明其為真或偽；倘若套印之後，未向原製發機關報備，驗印時，將無從證明其文件為「真」，進而衍生不必要的困擾。
      約莫三十年前，有許多公務員鑑於退休金微薄，不足以頤養天年；於是，在即將屆齡退休之前，設法尋找一些證件，發現某證件因當年書寫年紀較小，經原製發機關驗印為「真」，該員即可持經過驗印的證件申請改齡，而延後退休時間。當時，這種現象極為普遍，後因弊端不少，加上政府提高退休給與，延退風氣才加以戢止。由此觀之，何時、何人會持套印文件，要求製發機關驗印，不得而知；或許永遠不會發生，或許若干年後就會發生。總之，現在管印者做好報備工作，不要給未來的人，因無從證明證件為「真」而抱憾。
      依照《印信條例》第6條規定：「中央及地方機關之印信，其首長為薦任以上者，由總統府製發；為委任者，由其所屬主管部、會或省（市）、縣（市）政府依定式製發。」目前，政府機關首長極少為委任者，因此機關印信絕大部分由總統府製發。查《總統府處務規程》第10條，規定第二局職掌有：「關於印信之鑄發、銷燬等案件之簽辦，及印信啟用、套用等報備案件等處理事項。」可見「印信套用之報備」為總統府法定業務之一，各機關、學校如有套印文件時，依法有向製發機關報備之義務，不能疏忽！
      值得一提的事，過去《文書處理手冊》有「公務登記」乙章，記錄業務變革以供後人查考。民國93年修正手冊時，予以刪除，殊屬可惜；倘若把這項鮮為人知的「套印文件」，作成「記事本末」，將經驗及注意事項予以傳承，有助於公務之遂行。本人不揣翦陋，特別將個人所知，撰述此文以饗網友。

這是法務部的印信，由監印人員持印信蓋在聘書上。

這是地方行政研習中心的套印，屬簡級（乙）印，7公分正方，套印時按原尺寸套製。

這是資策會套製圖記，屬甲式圖記，原為8.2*5.6公分，縮小套製為5.1*3.5公分，有10元硬幣作比對。

這是教師研習中心的套印，屬薦級關防，原為7.9*5.4公分，套製時稍微縮小為7.4*5.1公分。