文/攝影 季平，PMP    圖片提供/天眼衛星科技股份有限公司

當專案管理遇見智慧運輸軟體設計

近年來，天眼衛星始終維持專案型的組織型態，領先業界推出各種創新服務與加值產品，執行績效有目共睹，並屢獲專業獎項肯定。例如：榮獲第十五屆國家品牌玉山獎「最佳產品類獎」、第七屆「國家產業創新獎」、第十八屆金峰獎中小企業組「十大傑出企業獎」；取得ISO27001及ISO27701資安驗證、「簡易地圖暨資料檢索系統」發明專利、「地理空間轉換方法」台灣發明專利；總經理穆青雲獲第十四屆金炬獎十大績優企業「年度十大績優經理人獎」、2022年「專案管理大獎—傑出專案領袖獎」，以及「台灣百大最有價值MVP經理人」等殊榮。

天眼衛星的核心產品為「智慧運輸物流管理解決方案」，在穆青雲刻意導入專案管理模式後，各專案成員已經相當熟悉組織策略目標，並能建立利害關係人溝通架構與機制，策略性因應及處理高風險延宕工作，團隊成員也相當清楚組織願景、使命、目標與價值定位，透過不斷累積的專案管理策略會議、訓練與經驗累積凝聚團隊共識。不過，在導入專案管理模式前，天眼衛星也曾遇到亂流。

總經理穆青雲笑說：「公司是以軟體設計為本，每年平均執行近百個專案，每一位PM及工程師可能同時處理五、六個甚至十幾個專案，一天約八小時工時，而天眼衛星的財務結構高達八成支出屬於人事成本，無法合理控管專案成本與進度，就會出現很大的問題。」

一個五百萬專案預算的慘痛經驗讓他記憶猶新。當時的專案交給PM執行，其中有八十萬金額委外執行。雖然他每個月會檢視報表，追蹤專案資金的使用狀況，甚至專案快結束之前會特別提醒PM注意資金掌控，以免賠錢收場。但結案後發現，這個案子竟虧損約百餘萬元。回頭檢視才發現，這個專案資金不只不夠用，還漏算了委外的八十萬元。過程中，不只PM沒有掌握好金流與進度及時止損，財務單位沒有示警，身為CEO的穆青雲也沒有在第一時間發現異常。

專案管理系統提高專案透明度

後來導入專案管理工具與做法，從數字面就能清楚知道應該先將委外與工作款項全部扣除、專案各階段能使用多少資金、固定及風險儲備金若干、進度超前或落後，重要資訊可以清楚量化，而且可以隨時檢視追蹤，大幅降低出錯機率，精確的數字也方便PM做專案評估，PM、財務單位與CEO都不會漏接球。

事實上，在導入專案管理模式前，天眼衛星先導入國際標準化組織設立的ISO 9000系列標準，後來體認到公司並非製造業，而是偏向資訊軟體設計，不見得適用品質管理系統。2009年取得國際專案管理師(PMP)證照的穆青雲認為專案管理模式更適合天眼衛星，因此花了約三年時間逐步導入專案管理模式、重新建構管理平台、訓練員工、建立標準SOP（包含ERP系統），公司運作才逐漸步入正軌。「我們是勞務生產型公司，以人為產出工具，主要成本是薪資，所以專案管理模式對我們來說相對重要也更為適用。」穆青雲說。

實際運作上，天眼衛星將EIP（Enterprise Information Portal，企業入口網站，簡稱EIP）系統功能套用專案管理架構， 工作日誌設定八小時，以0.5小時做為計算單位，要求工作人員記錄16個0.5小時中的工作內容以計算合理薪資。公司內部也建立了自動系統警示機制，只要CEO與財務單位從月報表中發現任何專案可用款低於30％就會發出警示通知，也會提醒各PM掌握工作進度與應注意事項。

「成本計算要非常精準，才能用專案管理的觀念去看數字，知道如何判斷與做決策。」穆青雲認為，除了透過專案管理軟體平台掌控成本與進度，也可以善用專案管理做法及工具培訓員工，例如：經驗傳承(Lessons Learned)制度就是極佳的內訓資源。天眼衛星的做法是定期召開內部會議或舉辦相關課程，從案例分享中培養實務眼界，從指標性專案中汲取成功或失敗經驗，也會將經驗分享內容錄製下來，放在公司資料庫中提供內部成員或跨部門成員持續學習。有時也會邀請資深副總開設專案管理工具方面的課程，相關內容成為新進人員或針對工程師、財務人員開設的課程。(Learn More)