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確認「紀錄」的用法
知識學習檔案分享 2019/04/19 22:44:14

確認「紀錄」的用法
      日前,行政院行文所屬各機關,確認職司記載會議內容的專責人員為「紀錄」。行政院如此慎重其事,想必是許多機關詢問,因而做了統一解釋,以便有所依循,而免困惑。
      開會時,要有主持人,也要有一位記載會議內容的人,這個人究竟是「紀錄」?還是「記錄」?一直困擾許多人。兩年前,本人貼了一篇《紀錄與記錄》」乙文(註一)提及:主張「紀錄」者,著重在做紀錄的那個人;主張「記錄」者,著重在做紀錄的那件事,本人比較認同前者說法,理由是:對應「主席」那個人,「紀錄」也是指做紀錄的那個人。截至目前為止,該文高達55,900人次瀏覽,居部落格「熱門瀏覽」的第4名,可見網友的重視程度。如今,行政院做了統一解釋,想必可以定爭止紛。
      公文有「簡、淺、明、確」的要求,所謂「確」就是精準用字,因而《文書處理手冊》附有統一用字表(註二)及統一用語表(註三),旨在明辨用字及用語的正訛,讓公文表達更加精準。依照「統一用字表」的說明,除紀錄(名詞)及記錄(動詞)外,尚有雇員(名詞)及僱用(動詞),計畫(名詞)及規劃(動詞)…等,都必須分辨其詞性與用法。惟本人擔任主管期間,遇到部屬混搭使用時,大都不會刻意修改,有時還是尊重承辦人的用字習慣。
      有許多辭典敘明「紀錄」與「記錄」二詞相通,因而無須為此過於堅持。試想,當承辦人依照行政院函示,把擔任記載會議內容的人寫成「紀錄」,而他的主管則改成「記錄」,承辦人持行政院的公文向主管理論,結果讓主管難堪,承辦人雖一時感到得意,但以後呢?主管及部屬之間的關係,會變得比較好,還是比較壞。若是為了一個支微末節的文字,造成彼此間的芥蒂,實在「划不來」!
      行政院是最高行政機關,理應處理國家重大政策,為一個「紀錄的用法」而正式發函,難免讓人覺得「小題大做」。依《印信條例》第9條規定,行政院秘書長頒有印信,依法也可以對外行文(註四),類似這種瑣事,以行政院秘書長發函即可,甚至於由行政院秘書處發書函亦無不可。

註一:參閱【紀錄與記錄】乙文。
註二:參閱【公文常見的錯別字-統一用字篇】乙文。
註三:參閱【公文常見的錯別字-統一用語篇】乙文。
註四:參閱【秘書長何以有印信】乙文。

行政院108年4月3日函請各機關,爾後擔任記載會議內容的人,要用「紀錄」二字。

開會時,「紀錄」及「記錄」都有人使用,惟對應「主席」那個人,「紀錄」也是指做紀錄的那個人,似乎言之成理。

多年前,行政院為了要不要在「鈞」或「貴」之前空一格,也曾經函請各機關查照,但若為體現民主精神,而不再空一格以示尊敬,用「行政院函」還有幾分道理。如今,行政院為了「紀錄」乙詞,而正式對外發文,難免讓人感覺「小題大做」。

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