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第三類公文
知識學習檔案分享 2021/03/07 11:07:12

第三類公文
       授課時,有學員提問:「何謂第三類公文,做什麼用?」所謂「第三類公文」,就是:將須要發布的公文,登載於電子公布欄,不另外行文;僅在必要時,輔以電郵告訴對方。其主要目的,在於減少文書數量,避免層層移轉,提升公文處理效率。
       政府為推動公文電子交換,將電子公文分為三類。第一類,係經由第三者(公文電子交換服務中心)集中處理;第二類,屬點對點直接電子交換。第三類:屬發文方登載於電子公布欄。適合作為「第三類公文」者,為無機密性公文,其性質需傳達機關內部人員上網閱覽,且無後續應辦事項者。包括:機關團體首長到任就職通知、地址及電話變動通知、機關共通性公告周知之法規、相關人事服務訊息通報、宣導活動訊息……等。(註一)
       早年,公文傳送常見付郵,即貼上郵票,由郵差遞送,或因郵局統籌處理,加以路途遠近,而有「公文旅行」之說(註二);若遇有急要文件時,乃派專人遞送,但難及於外縣市。此外,機關學校集中之地區,可設「公文交換中心」,定時派人集中交換。民國60年代後,傳真機日益普及,為講求時效,部分文件可先傳真再補寄公文。民國80年代後,網路成為文件資料傳送平台,行政院乃訂定《機關公文電子交換作業辦法》,推動公文電子交換(EDI)。經二十多年應用,如今EDI成為公文傳送主流。民國90年代後,為貫徹「節能減紙」政策,再試行「線上簽核」(註三);其中,「第三類公文」為各機關積極推動之項目,效益也最為明顯。
      《文書處理手冊》第45點針對減少文書數量,列出12項,其中與「第三類公文」有關者,計有:(三)屬公告周知之文書,應於電子公布欄公布……下級機關應即照辦,無須逐級函轉。(五)各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊,可直接利用機關內部網路轉登或辦理,無須另外行文。(八)機關團體首長到任就職,地址、電話變動、年度發文代字號……應登載電子公布欄。(十一)屬機關內部通報性質之公文,得以登載機關內部電子公布欄或電子傳遞方式告知……。
       為加強「第三類公文」之應用,許多機關訂定內規,將應用績效作為公文處理成效檢核項目之一。課堂上,既有學員提問,顯見有人不明瞭「第三類公文」的源由及作用,是以撰文分享網友。

註一:參考【內政部第三類公文登載電子公布欄作業規定
註二:參閱【公文旅行】乙文。
註三:參閱【線上簽核】乙文。

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