第三類公文
授課時，有學員提問：「何謂第三類公文，做什麼用？」所謂「第三類公文」，就是：將須要發布的公文，登載於電子公布欄，不另外行文；僅在必要時，輔以電郵告訴對方。其主要目的，在於減少文書數量，避免層層移轉，提升公文處理效率。
政府為推動公文電子交換，將電子公文分為三類。第一類，係經由第三者（公文電子交換服務中心）集中處理；第二類，屬點對點直接電子交換。第三類：屬發文方登載於電子公布欄。適合作為「第三類公文」者，為無機密性公文，其性質需傳達機關內部人員上網閱覽，且無後續應辦事項者。包括：機關團體首長到任就職通知、地址及電話變動通知、機關共通性公告周知之法規、相關人事服務訊息通報、宣導活動訊息……等。（註一）
早年，公文傳送常見付郵，即貼上郵票，由郵差遞送，或因郵局統籌處理，加以路途遠近，而有「公文旅行」之說（註二）；若遇有急要文件時，乃派專人遞送，但難及於外縣市。此外，機關學校集中之地區，可設「公文交換中心」，定時派人集中交換。民國60年代後，傳真機日益普及，為講求時效，部分文件可先傳真再補寄公文。民國80年代後，網路成為文件資料傳送平台，行政院乃訂定《機關公文電子交換作業辦法》，推動公文電子交換（EDI）。經二十多年應用，如今EDI成為公文傳送主流。民國90年代後，為貫徹「節能減紙」政策，再試行「線上簽核」（註三）；其中，「第三類公文」為各機關積極推動之項目，效益也最為明顯。
《文書處理手冊》第45點針對減少文書數量，列出12項，其中與「第三類公文」有關者，計有：（三）屬公告周知之文書，應於電子公布欄公布……下級機關應即照辦，無須逐級函轉。（五）各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用機關內部網路轉登或辦理，無須另外行文。（八）機關團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字號……應登載電子公布欄。（十一）屬機關內部通報性質之公文，得以登載機關內部電子公布欄或電子傳遞方式告知……。
為加強「第三類公文」之應用，許多機關訂定內規，將應用績效作為公文處理成效檢核項目之一。課堂上，既有學員提問，顯見有人不明瞭「第三類公文」的源由及作用，是以撰文分享網友。
註一：參考【內政部第三類公文登載電子公布欄作業規定】
註二：參閱【公文旅行】乙文。
註三：參閱【線上簽核】乙文。 |
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