公文夾

　　公文夾，俗稱為「卷宗」，依《文書處理手冊》第30點第1項規定：「文件經承辦人員擬辦後，應即分別按其性質，用公文夾遞送主管人員核決，如與其他單位有關者並應先行會商或送會。」

　　公文遞送過程中，無論陳核或送會，都應置於公文夾內；即使承辦人草擬公文時，偶有離開座位，亦應置於夾內，以防他人窺視（註一）。所以，有人以公文要穿衣服為喻，著實十分貼切（註二）。再者，使用公文夾，可避免公文散失，亦可藉由顏色，區分公文時效，作為優先處理之判別。

　　一般而言，公文夾分為4種顏色，紅色代表最速件；藍色代表速件；白色代表普通件；黃色代表機密件。不過，視實際需要，亦得另訂其他顏色或方法，例如：橘色代表最速件的機密公文（紅色＋黃色）；綠色代表事涉經費的公文；機密件另用特製的機密封袋……等。此外，亦可在夾面上註明「請用印」、「提前核閱」或「即刻繕發」……等訊息。

　　公文夾之尺寸及封面格式，依《文書處理手冊》的規定：

一、尺寸：公文夾未摺疊前之尺寸，以長x寬為56 x 40公分，四邊留3公分由外向內摺邊，摺疊後長x寬為50 x 34公分為原則（註三）。

二、封面格式：公文夾正中間標明「（機關）公文夾」，中間下方標示「承辦單位」，左上角預留透明可插式空間，以標示會核單位或視需要加註其他字樣。

三、公文夾內面左頁須印「說明及注意事項」（註四）。

　　公文夾只是辦公用具，對於推動公務而言，算是細微末節；但本人在某機關講課時，該機關主秘對我說：「時下年輕公務員，都已高考及格了，公文須放入公文夾（卷宗），也不知道。」倒是值得重視！

註一：《文書處理手冊》第76點「一般保密事項」第5項規定：「文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。」

註二：「公文要穿衣服」，是本人在某機關講課時，有位女性主管所提及。

註三：有些機關公文夾兩側，一側按規定採由外向內摺邊，一側則未摺邊，以利使用迴紋針（魚尾夾）夾住參考資料，算是不錯的設計。

註四：「說明及注意事項」，依《文書處理手冊》附件6註明以下文字：

一、公文夾專供機關內各單位遞送文件之用。

二、公文夾上須填明單位名稱。

三、公文夾顏色用途區分如下，各機關並得視實際需要自行訂定：

　(一)紅色－用於最速件

　(二)藍色－用於速件

　(三)白色－用於普通件

　(四)黃色－用於機密件

四、會簽會核時限如下：

　(一)最速件1小時

　(二)速件2小時

　(三)普通件4小時

五、會簽、會核應依次傳遞。