抄件new

　　日前，衛福部食管署發出烏龍公文，誤將「工廠稽查」的37件脂肪酸檢驗不符產品，當成「產品下架」處理，造成社會譁然；隨即，次長許銘能召開記者會緊急澄清，並懲處失職官員。

　　翌日，中國時報以頭版頭條報導此事，並刊出許次長出示該烏龍公文的圖片（註一）；值得注意的是，公文右上角印有「抄件」2字，不熟識文書作業的人或許不知何意？本人藉此機會解釋其用法。

　　依《文書處理手冊》第31第5項規定：「……機關內部得以加發『抄本（件）』之方式處理。」傳統文書作業，由承辦人擬辦，經初、覆核及決行後，逕交收發單位繕打、發文及歸檔等後續工作。承辦人未必清楚修正及決行情形，爰請收發單位給一份副本，一則確定公文業已發出；一則留在身邊，作為續辦參考。

　　依規定，副本與正本都須蓋用印信或章戳；凡蓋有印章者，即為法律上的「公文書」。因此，接到「副本」的單位，仍須適當處理，至少要有「簽存」動作，並依規定歸檔；否則任意毀棄，可能有《檔案法》第24條（註二）的疑慮。既然「副本」屬於公文書，又不能任意損毀或遺失，如僅作內部單位參考用，宜以加發「抄本（件）」方式處理，避免因無心毀棄，而觸犯法律。

　　「抄件」屬於內部參考之用，何以會洩露該烏龍公文；再者，食管署下午4時發出，下午5時即接獲受文機關的質疑；短短幾個小時，即在網路流傳，足見食管署內部管控不嚴；再者，今日網路流傳迅速又可畏，公務員能不慎乎！

註一：參見http://news.chinatimes.com/focus/11050105/112013103100077.html

註二：《檔案法》第24條：「明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金。」