作者：黃亞琪  出處：2011年6月 Cheers雜誌

圖表應用、肢體語言到氣氛無冷場，完美簡報吸睛3階段《3準備+3原則+3技巧》

1╳3 事前準備

先想一下簡報目的，做好事前3準備，上台5分鐘一鳴驚人就不難。

準備1 : 確認簡報目的“3W”

一般人準備簡報時，往往僅專注在「表現」上，忽略目的與發表的對象。有效的簡報是在事前想清楚：要給對方什麼內容？確認“3W”，更能清楚掌握簡報目的。

【進階做法】善用「3」的祕訣

最擅長運用「3」的祕訣來預告整體流程的佼佼者，莫過於蘋果電腦創辦人賈伯斯（Steve Jobs）。科學家研究發現，大腦一次可以記住事情的容量就是3件事，也是聽眾最容易記憶的數字。因此，不妨一開始就昭告聽眾他們會聽到3個要點，其下可再區隔為3大塊或3個主軸。

準備2 : 每張投影片不超過2張圖

圖表就是一個故事，過多會造成干擾。每張圖表要在10秒內讓聽眾吸收，才能達到說故事的功能。

【進階做法】圖表代替文字，數字「故事化」

圖表要怎麼用，才能讓聽眾目光聚焦？

．圓餅圖：最好依照數值大到小順時針方向排列，構成項目不要超過5項。適合用在市佔率、單項佔整體的呈現等。

．橫條圖：適用在每一個項目的數值比較。

．折線圖：若是時間點很多，例如股價圖或者溫度變化圖，則適合用折線圖來呈現。
另方面，將生硬數字具體化，轉化成有意義的故事。例如「30年才能存到100萬」，不如用「25歲出社會，56歲才能付出房貸頭期款」更讓人動容。

準備3 : 圖表標題要像「格言」

一開始先提供結論，讓聽眾讀完標題就知道內容概要。英國萊斯特大學心理學教授狄更（Curl Teigen）指出，只要寫出像「諺語」的句子就具有說服效果，因此，類似格言等精簡有力的句型，可多加運用。

【進階做法】增加編排上的對比

例如，每段的結論用黑體字或者粗體標示，讓重點跳出來，也方便聽眾找到資訊。

2╳3 肢體語言

微軟創辦人比爾‧蓋茲（Bill Gates）經常在演說後Q&A階段顯得特別神采奕奕，每個表情彷彿都在說：「啊！這點提醒了我，我有個很棒的點子想跟大家分享。」展現出來的氣勢，本身就會傳遞訊息。掌握以下3原則，正面且積極的第一印象就成功一半。

原則1 : 下顎抬10度最剛好

日本形象專家、《如何成為有魅力的人》一書作者西松真子表示，自信的肢體語言可以讓你更突出。最有自信的姿勢是下顎微微上揚，與地平線保持大約10度左右。
若角度太高，則會有反效果。日本第一位印象訓練師重田美雪觀察，美國國務卿希拉蕊（Hillary Clinton）的身高並不算高，因此她演講時總是高抬著頭，也就是下顎上揚超過10度，但許多觀眾就會覺得她看起來很高傲。

原則2 : 站姿端正，手別插口袋

禮儀專家特別提醒，雙手不要在胸前交叉，這樣會顯得你的防衛心重。簡報時，也不要把手插在口袋內，讓人感覺沒有精神。
上台鞠躬的細節也要注意。想做出印象良好、漂亮的鞠躬，重點在於「肩膀」。確實張開肩膀，然後上半身直挺挺地鞠躬，會非常好看；如果肩膀往內捲縮，造成駝背，這種鞠躬看來會很沒精神。

原則3 : 注意手掌位置

男性可以自然貼在大腿外側；女性則可以將雙手輕輕重疊在丹田的位置。
另外，也可以每天練習將雙手放在身後，在胃的後方將雙手手心相貼，可以練就漂亮的鞠躬姿態。

3╳3 演說魅力

技巧1 : 全長不超過30分鐘

在資料上清楚標明每個段落起始時間，這樣可以隨時知道是否正依照時間進行，才不至於太過冗長，失去重點。好的簡報通常30分鐘之內要結束。

技巧2 : 視線接觸單一，每人停留1～2秒

記得視線要朝向正前方，隨時與聽眾接觸，每個人約停留1～2秒。同時，一次只看一個人。透過眼神或微微點頭向聽眾示意，可以幫助聽眾更專心。

技巧3 : 適度走動，引導「聽線」與「視線」

仔細分析賈伯斯每場簡報會發現，他在每一段落中的關鍵字會放慢速度、加強語氣，或是以手勢輔助，甚至暫停、製造懸疑。他常常自舞台這一端走到那一端和觀眾互動，透過自然的步伐，能協助聽眾凝聚注意力，也增加變化。

高階應用：突破簡報困境

困境：聽者昏昏欲睡
建議：將Q&A視為第二層溝通

簡報是一種對話，因此主講人不可以一廂情願地把話說完就走開。開始對話也是避免聽眾覺得疲憊、無聊的好法子，因為一來一往，可以刺激聽眾重新思考，也可以反芻出新的觀點。
如何進行Q&A呢？曾在前美國總統柯林頓（Bill Clinton）任職期間擔任溝通顧問的麥可‧西恩（Michael Sheehan）指出，回答問題時起碼要做到“L.I.E”3點。

．Listen（聽）： 聽清楚問題，不要在提問者說完前就開始回答。

．Identify（明辨）： 辨明哪些答覆該簡潔、哪些該更深入，或是可延伸到一些相關論點。

．Enhance（加強）： 用一些經過設計的方式來強化回答內容，例如舉特別的例子、作比喻、提供自己的經驗，或使用花俏的辭句等。

困境：遇到挑戰眼光、犀利提問
建議：保持自信，誠實為上

自信的肢體語言非常重要。比方說，有觀眾挑戰或犀利發問時，美國總統歐巴馬（Barack Obama）從不搖頭或者移動身體、調整姿勢，靠著自信與穩重的姿態來面對。
萬一簡報上的資料出錯而遭到質疑，也不要驚慌。美商波士頓顧問台灣分公司董事總經理郭曉濤以自己為例，他曾在一場約50人參與的會議上簡報「接觸卡」與一般卡片刷卡的差異，結果誤植兩者功能，在會場上旋即被熟悉該領域的專業人士糾正。郭曉濤不慌不忙先承認自己的錯誤，然後感謝對方提醒，接著將質疑的人請上台，請他將兩者差異詳細再說明給大家聽。講錯沒關係，重要的是將negative的場面轉成positive。