作者：曠文琪 本篇文章摘自： 商業周刊第 1065 期

數一數，如果你的身邊圍繞的小偷越多。你越需要用些聰明方法來抓到它！ 以下集合四大知名企業的Know-How，提供你趕走時間小偷的妙方。

即便你已經做好縝密的管理計畫，但請別忽視身邊有些瑣碎事情，正一點一滴偷走你的時間：

□ 一、純打屁的MSN對話
□ 二、冗長又沒有效率的會議
□ 三、無聊的電子郵件
□ 四、長舌的電話
□ 五、老闆不明確的工作分配
□ 六、遲到的朋友
□ 七、出其不意的訪客
□ 八、總晃到你辦公桌旁長舌的辦公室同事
□ 九、混亂的辦公桌讓找東西變得困難
□ 十、拖延、優柔寡斷，甚至要求完美的個性

數一數，如果你的身邊圍繞的小偷越多。你越需要用些聰明方法來抓到它！ 以下集合四大知名企業的Know-How，提供你趕走時間小偷的妙方。

愛普生： 計算時間成本，終結無效率會議
適用對象：決心要改善效率的企業

開會前做法：
一、問自己，真的有必要開這個會嗎？
二、負責人最好一週前發出會議通知：包含時間、地點、參加人數、主題、議程及與會人員與簡報內容（一分鐘用一張簡報）。

開會時做法：
準備道具：馬表與響鈴
一、跟大家報告開會的時間成本（人數X時間X薪資成本）。
二、要求大家提前入座，準時開始（老闆不到也要開始）。
三、主席追蹤上次開會結論，報告會議目的。每個人報告必須留1/3的時間討論，距離結束前一分鐘按鈴一次，前30秒按鈴第二次，時間到，把簡報螢幕收起來。
四、一定要討論出結果，絕不拖到下一次。會議結果要在結束前複誦一次。
五、開會完後，24小時內發出會議紀錄，指定人員追蹤結論後果。
六、定期追蹤會議品質：評量指標包含簡報事前準備率、出席率、準時與會率、達成決議率與準時結束率。

英特爾： 4D分類法，電郵再多也不怕
適用對象：總是花很多時間處理信件，但收件夾永遠堆積如山的人

做法：
一、處理郵件前，再問自己一次，是否打電話就可一次解決事情。
二、一天集中確認email一、兩次即可，別隨時確認。不能今天解決的也要歸類處理，否則信件只會越積越多。
三、每天工作的第一個小時，千萬別拿來看email，而是該做今天最重要的事。
四、處理來信，用4D法來分類，你要刪除（Delete）、執行（Do）、委任他人（Delegate）或是拖延（Defer）。刪除信件，不用客氣，根據微軟統計，每100封你收的信中，有50％是可以被刪掉的，30％可以被委任，或是該在2分鐘內被處理掉的。
五、一次就把信寫好！寫信要目的明確，標題上就註明這是要求行動的通知，以免對方忽略，你還要再寫一次信提醒。

IBM： 兩招提高執行力 打敗拖延

第一招：香腸切割法
適用對象：不想拖拉，可是計畫很大，總感覺做不完的人

做法：把大計畫切割，就像切香腸般，可以讓你一口一口吃掉。

切割的原則有三：第一，被切割的段落要有相關性。第二，分割時從較小量的段落開始，這樣做完會有成就感，會更有往上挑戰的動力。第三，每個切點要列出期限與休息時間，你會更有動力完成，達到切點，一定要休息。這有獎勵與讓自己思考下一步的好處。

第二招：T字分類法
適用對象：優柔寡斷，總是難下決心的人

做法：拿出一支筆，一張紙，畫出個T型，左邊寫下做此事的好處，右邊寫下壞處，別以為這方法看來很笨，但是，它卻是讓很多聰明人很快下定決心的好方法。
 
Google： 721法則，克服一心多用難題
適用對象：日常工作很多，又想要把時間分割出來想新idea的人

做法：Google教導所有員工，把7成時間專注在原本的工作上，如何改良新搜尋技術；2成時間花在跟核心工作有關的新事物發想；剩下的1成時間與精力，就花在完全沒有關聯的新案件上。

這樣的系統性規畫，讓你不會總是陷在新舊事物時間分配的兩難中。如此，大家也不會都把時間陷在眼前緊急的事裡，無法思考未來。

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