文／江欣怡

需要的知識找不到，不需要的知識一大堆，這是身處資訊爆炸時代的現代人常有的困擾；不過，只要找對方向、用對方法，你就能成為效率十足的情報達人。

要如何加值資料，讓資料成為有效的情報，而不是垃圾，並且讓情報成為職場與商戰競爭的利器？知識管理（Knowledge Management）扮演重要關鍵。

日本知識管理大師野中裕次郎將知識分為兩類，一種是外顯的知識，也就是可以清楚辨認的知識；另一種則是內隱的知識，也就是藏在個人經驗中，難以透過文字、圖片或程式邏輯的方式呈現者。

因此，從外顯與內隱兩方面來看，要成為真正的情報王，「人」、「情報」、「知識」三者缺一不可。

尤其是面對資訊爆炸時代，極力推動個人知識管理的工研院創意中心主任室特助葉惠娟便表示，「現代人要找的知識找不到，不需要的知識卻一大堆。」可以見得，時間愈來愈少、資訊愈來愈多、變化愈來愈快，因此，做好個人知識管理（PKM）極為重要。

第一步：先想清楚自己需要哪些情報

在做個人知識管理之前，葉惠娟建議，「要先想一下，自己需要什麼。」

「你需要哪些知識、哪些技能、哪些資源，甚至是哪些人脈，想清楚之後，再從工作績效架構出發，來重新思考你需要哪些知識。」葉惠娟說。但如果心裡有想探詢的領域，但卻不知道應該朝那個方向前進，不妨採用畫泡泡圖的方式，先從你所關心的主題中，找出一個關鍵字（keyword），而後再不斷發想與此一關鍵字有關的其他關鍵字，務必盡可能將你所想要關心的主題，其相關聯的關鍵字蒐集妥當。

第二步：找對資料蒐集工具

把自己需要的情報、資訊確定後，才能開始進行執行階段，而執行的第一步驟便是資料蒐集。用對好工具，則能讓你蒐集資料的功夫，事半功倍。
通常一般人的資訊蒐集的管道不外乎是電視、雜誌、期刊、網路等，身為顧問的葉惠娟在找資料時，通常都會從一般的入口網站下手；另外，她也會利用搜尋能力強大的Google以及愈來愈豐富的維基百科（wikipedia），這些都是找資料很好的來源。

除了這些管道，許多資料庫也都是蒐集資訊的來源，例如各媒體的資料庫、科資中心的碩博士論文、以及各個政府部門的資料庫，如主計處統計資料庫、經濟部商業司，私人資料庫如東方線上、拓蹼等；國外資料庫部分，TradStat全球進出口資料庫、日本財務省、中國商情網等，都能提供免費且正確的資訊。

另外，愈來愈多資料可以在部落格上面蒐集得到，《情報達人養成術》作者簡大為自己就有深刻體驗，有時連Google都找不到的資料，不妨到大型的部落格平台如無名小站、網路城邦、PIXNET等試試看，經常會有意外之喜。

第三步：建立個人知識庫

透過不同的數位工具蒐集到資訊後，接下來，便要利用各種數位工具建立起自己的個人知識庫。

要建立起個人的知識庫，聽起來好像得花錢買許多軟體才能建立起來，但事實不然，對於情報達人來說，只要善用電腦裡的檔案管理，或是Outlook Express、Lotus Notes、Webmail等不同的信箱，就可以順利完成。例如，在網路上看到一些資訊時，不妨直接以mail的型式儲存即可。

甚至，你也可以申請一個免費的個人部落格，定期將自己蒐集到的資訊放在部落格上；但如果願意進一步分享給他人，同時獲取新的資訊，就把資訊編輯在維基百科上，讓這些資訊也可對外共享。

葉惠娟自己便是採用檔案管理做個人資料庫，她將檔案管理下開了許多不同的資料夾，只要一出現相關的資訊，自然而然就會丟到相關聯的資料夾裡，方便又有效率。

第四步：知識的重組與再運用

擁有自己的資料庫之後，便需要為這些知識做重組與再運用。但是，要將知識重組，必須要有不同的方法，「通常你要看個人的目的和客戶的需求而定，因此，當你的知識是要針對不同類型的人做傳達，你就要以不同的方式來呈現。」葉惠娟說。

例如，今天你針對某一主題蒐集到大量資訊，當你要面對不同對象，你呈現的方式應該有所不同，或許是較簡單的、或許是較複雜的，端看你要面對的對象是誰，而將資訊經過系統化之後，便開始成為有價值的情報了。

第五步：將情報擴散與分享

知識經過了蒐集、建立以及再運用，接下來便是要將知識擴散與分享的時刻，但反過來說，也有80％的資訊都是從人脈而來的。藉由從人脈所得來的情報或知識，或是將這些知識、情報，分享給你的人脈網絡，自然就能建立起更多的人脈關係。「但其實，人脈是一種『give and take』的關係，你要給人脈資源，人脈網路也才會回饋到你身上。」葉惠娟說。

資料經過了蒐集、有系統的建立相關資訊，再經過系統化的思考，最後，分享出去，並形成人脈，而人脈也是重要的情報來源之一，因此，情報便是在這樣的過程中來回蒐集、累積、加值與分析，如此一來，情報才是真正有價值的資訊。

文轉載自2007年10月號 30雜誌