Email 是目前職場上最常被使用的溝通往來工具，人人都會寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。到底台灣人的英文email 都犯了什麼樣的錯誤呢?

以下整理了台灣人在職場的英文email中最常犯的四大錯誤和範例。

 

 

問題一：Email 主旨要簡短有力，才會讓人一看就懂？

 

首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致email被 當成垃圾信件。再來，若信件內容經雙方一再的往來答覆，內文的討論事項已脫離原主旨，那麼請務必刪除先前的信件內文，並換上一個新的主旨，一來是讓收件人 更清楚信件內容，二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後，不可將信件所有內容放在信件主旨欄，那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會 有後續的聯繫和回應了。

其實寫一封商業英文書信一點也不難，要記住：忙碌的商務人士每天收到的email 至少約20 封，而主管們甚至會收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是贏得對方祕書的注意，獲得快速回信，祕訣在於你的email是否下了個好主旨。

一個好的email 主旨，要有三個大原則：條理分明、目標明確、符合內容。以下為幾個email常見的問題，一起來比較錯誤及正確的用法。

 

• 錯誤一：主旨不夠清楚明白 

Subject: Request(主旨：請求)  v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨：贈品袋的詢價請求)

 

第一個主旨雖然易讀也與內容相關，但卻一點也不明確。

第二個主旨把Request(請求)更明確化為Quotation Request(詢價請求)，又再進一步加上for Gift Bags(關於贈品袋)，雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對應到相關資訊和流程，並且快速地回覆這封要求信件。

 

• 錯誤二：主旨沒有詳細時間說明 

Subject: Sales Promotion(主旨：促銷活動) v.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨：2012 秋冬新品上市的促銷活動)

 

第一個主旨雖然比Sales來得明確，但到底是哪種的促銷活動呢？第二個主旨多了for 2012 A/ W Collection，幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市，這樣的主旨才能快速帶到重點。

 

問題二：Email 的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam ？

 

在寫英文信件時，是否曾對公式化的Dear Sir/Madam 感到陳腔濫調？也有人會問Dear翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對方不太熟，這樣稱呼會不會太親暱了呢？

在英文email規則中，Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，Dear Sir/Madam 是使用在寫信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。

我們也可以將Dear解釋為「致～」，例如Dear Alisa 就是致Alisa的信；當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇，其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。

從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係，想較親近一點，你就可以署名Alisa；若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名Alisa Tu。同樣地，對方也會從中嗅出你的署名密碼，而和你維繫你所預設的雙方關係。

另外，當你收到對方回覆時，觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次寫信時，你也能怎麼稱呼對方。

 

問題三：Email 的用詞口氣越正式就越專業嗎？

 

很多人都認為要寫好一封email 就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現出自己在工作上的專業度。但，這絕對是個錯誤的大迷思。

英文email 內文的寫作重點是，讓內文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會用到的措辭，在email 中也不會出現。

台灣的英語教育總是要求我們在寫作時，要使用看似厲害專業的用字遣詞和片語，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實際上，一封正確適當的email 內容，是要讓人感到一目了然，又可以明確的收到所要傳達的意思。

以大家常犯的錯誤舉例來說，請比較兩封信中內文的第一段we spoke earlier（信件一）和 we talked in the morning（信件二）。

 

信件一：

Subject: Problem solved!!

Jessie --- we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or assistance please revert. Thanks & Regards.

主旨：問題解決了！！

潔西 --- 我們剛才講過電話，很高興知道妳的問題已經解決了。如果妳還需要更多資訊或是協助，請再跟我說。謝謝，並致上我的問候。

 

信件二：

Subject: PBG Project Problem Solved

Hi Jessie,Thank you for your call in the morning.

I’m very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your future progress on this.I’ll still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again.

Sara

主旨：PBG專案問題解決了

嗨，潔西，

謝謝妳今天早上打來。我很高興我們能夠找出PBG專案的解決辦法。祝妳的專案進展順利。

只要妳覺得我們還有機會可以幫上忙，我在下午三點之前都還會在辦公室。

莎拉

 

we spoke earlier在信件一裡的意思是：我們剛才講過電話。並沒有明確的提到時間，會讓人摸不著頭緒，不知道我們曾在哪個時間點講過話。而we talked in the morning 明確的指出，我們在早上通過電話，讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。

另外，在信件一的最後有一句：If you need further information or assistance please revert. 句末的please revert(請回覆)，這句話簡短又明確，建議可以常用在商業信件上。

 

問題四：Email 的信末問候語用Best Regards 最禮貌？

 

email 的結尾只有Best Regards 才最得體嗎？Best Regards 翻成中文，叫做「致上我最高的問候」，是不是感覺有點咬文嚼字？

或許你會有疑問，這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業書信出現，竟然還是大家最熟悉的的問候語？為什麼它會這麼常見呢？因為，商業人士的時間永遠不夠用，只想用最快的時間處理一封email，而這句話因為太常出現，所以容易被大家接受，商業人士們也不用絞盡腦汁，去想出一句漂亮的信末問候語。

其實當大家都這麼做的時候，不見得代表這就是最好的用法。範例一是另外幾個常用的信末問候語，都是一些好記又簡單的單字，可以挑選幾個熟記，在下一次寫信時使用，收件者一定會感受到你的用心。

從範例一的表格看來，email 結尾語的選用可是一門大學問，信末結尾語的使用必需考量與email收件人的關係和收件人的互動情況。

 

 

 

延伸閱讀：職場英文Email五大萬用金句 (撰文者：世界公民文化中心)

 

你寫一封英文Email要多久？英文Email寫作其實有一些共通格式（format），把一些經典句型記熟，寫一封詢問意見、安排行程的信，只要三、五分鐘就夠了。以下句子：

 

1. 問候

 

2.行動

• I suggest we have a con-call tonight at 9:30pm. Please let me know if the time is okay for you and Ben. 我建議我們今晚九點半電話會議，你和Ben有沒有空？
• I would like to call a meeting in the afternoon about our annual plan. 今天下午我建想就年度計劃開會討論一下。
• I want to talk to you over the phone regarding the new project. 我想跟你電話討論新專案。

 

3.諮詢資訊/回饋/建議

• Shall you have any problem accessing the folders, please let me know. 如果開啟文件有問題請和我聯繫。
• Thank you and look forward to having your opinion on budget. 謝謝你，希望能聽到更多你對預算建議。
• Feel free to give your comments. 請隨時提出您的建議。
• Please call me if you have any questions. 有任何問題，歡迎打電話給我。
• Your comments and suggestions are welcome! 歡迎您提供建議！
• It would be nice if you could provide a bit more information on the user's behavior. 您若是能夠就用戶行為方面提供更多的資訊就太好了。
• At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue. 如果可以，我希望你能仔細審查這件事。

 

4. Give feedback 意見回饋

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5. Attachment 附件

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• Attached please find today's meeting notes. 今天的會議記錄在附件裡。
• For other known issues related to individual features, please see attached release notes. 其他個人特徵方面的資訊詳見附件。