將知識管理的工具與方法，運用於個人工作上，建立出個人知識管理系統，可以有效提升自我競爭力。個人知識管理的面向包括：

一、效率管理：改變一成不變的工作習慣，調整思考與執行的比重，調高思考的比重，多問自己為什麼而做？要達到什麼目的？達到方法不會只有一個，思索不同的解決方案，同時還要有預備方案。妥善安排工作流程，分門別類，如此可以在同時間完成許多事。關鍵的事一次就做對，可以省下修改的時間與精力。

二、時間管理：時間管理是門技術也是門藝術，需要學習與練習，記錄自己利用時間的模式，比較每件事預估花費與實際用掉的時間，從中修正時間的運用與分配。

時間管理有幾個要訣：首先必須設定優先順序，運用80／20法則，篩選出可以產生80%價值的20%的事，列為優先，善用時間管理矩陣，依下列順序處理事情：重要又緊急的事；重要而不緊急的事；不重要而緊急的事；不重要也不緊急的事。

其次是重視效能，把事情很快地做完又做對。

三是懂得適時說NO，每天保留一段不被打擾的時間，讓工作更為專注；四是學會授權，給別人更多承擔的機會，也不會讓自己分身乏術。

三、情報管理：分析我們日常的工作，會發現花掉最多時間的，不在解決事情本身，而在尋找相關資料，因此，個人知識管理的第一步，是建立有效的情報搜尋機制，並將收集的資料進行數位化集中管理。

此外，善用資訊科技工具，規劃建置個人知識系統架構，將收集到的資料有系統地分類、儲存，利於快速的擷取。同時在知識系統架構之下，將個人的工作流程及所參與的專案，予以表單化、模組化、系統化，分類整理，加以數位化儲存與管理，如此可大幅減少工作時間，提升效能。

四、標竿學習：保持積極學習的心境，是提升自我的觸媒。如同企業標竿學習卓越組織的作法，個人也可尋找適切的標竿對象，作為自我成長的學習楷模，透過「良師益友」的學習機制，可透過同僚或專家，也可以借重各種網絡及閱讀或網路資訊來協助，建立個人發展願景，保持學習動力及創造力，訂定目標、執行改善，提升自我競爭力。

（作者是中國生產力中心總經理）