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| 2011/09/08 17:57:54瀏覽246｜回應0｜推薦3 | |
| 常常少不了開會，但是如果沒達到預期的效果那這些時間就會形成浪費非常可惜。
先做個簡單的算術。一場會議有 10 個人，如果花 1 個小時，相當於一個人的10小時的工時，每多花10分鐘，就相當於多花一個人 100 分鐘，本來預計 1 小時的會議，不小心超過了 1 小時，就好比一個10人團隊中有一個人無預警的請假一天多，而這種事常常被忽略他的嚴重性，發生多了就像冷水煮青蛙一樣，侵蝕一個團隊的戰力。 可見一個會議時間的掌控是蠻重要的。因為事涉多人，因此會議進行必需有將時間花在刀口上的警覺。因為這個時間大家都將手邊的工作暫停了，因此任何與會議內容無關的干擾動作，除了會拉長會議時間外，感覺不尊重其他的與會者。比如一個人遲到一分鐘，導致另外九人枯等這一分鐘，即便對這個遲到的人而言這一分鐘的事很重要，畢竟是個人的事，除非這件事在這個時間點所花的時間，都值平時的10倍，或者其他九人平時的一分鐘加起來確實都比不上這個人的一分鐘，那就沒問題。但是可能嗎？ 當體認會議中的時間是分秒必爭的，又該怎麼將會議時間花在刀口上呢？ 第一、會議召集人必須事先預告會議開始時間，會議目的。尤其是結束時間，準時結束更重要。 這樣可以讓與會者有時間結束手邊的工作，並且於會議開始即進入狀況，因為手邊工作被中斷再回來時，得花更多時間找回那種感覺。當然召集人前3分鐘的有效開場，也能幫與會人士迅速進入狀況。另外，將結束時間當重點，才不會失控。 第二、會議召集人必須針對會議目的事先整理，及針對會議進行的流暢作預演。 這樣當然會讓召集人多花不少時間，但是基於同樣的理由，因為召集人本身最清楚會議的內容，整理起來最有效率。另外即便在會議場外多花一個小時，只節省議場內的10分鐘，從整體的工時而言都是值得的，10人會議計算共可節省團隊40分鐘的工時。因此所有資料最好會前就整理完成，盡可能不在會議中整理資料。當然每人格局不同，難免有“如果花掉別人30分鐘，可以節省自己1分鐘，很划算”的想法，不在此討論範圍。 第三、會議進行中不可節外生枝，如果觸發其他問題，另外訂時間開會。 這個原則就不言可喻，卻也最容易發生。許多人會想說，反正人都來了就順便討論一下這個問題好了。這個想法有個盲點，這完全是從自己的角度來看問題，以為大家都該跟此問題有關，但是事實上往往都會有一兩個是無關的，這就將他們的時間給浪費了。更重要的因為沒有事前的準備，會議時間也會因而失控，往往開會超出一個小時以上都是因為這個原因。撘這種便車往往是得不償失的。 第四、中途參加人員，避免在會議進行中詢問已經討論過的主題。 因為這樣一來同樣的主題除了當事人外，其他人都得重聽一次。對團隊而言顯然是很沒效益的。當然敢這麼作的，大多是學問很大的大官。 第五、整體會議時間最好是控制在 30-40 分鐘。 因為這是大部分人能集中精神的最大公約數。如果會議時間的流逝是平常的好幾倍，沒理由會議期間有人在精神恍惚中度過，因為這代表會議的效果已經失去，馬上結束會議也不會有損失了。我們很容易怪罪會議中打瞌睡的份子，但是另一個角度也代表，時間的控制或會議的流暢與效果已經喪失了。另外會議召集人如果能夠堅守會議時間，也就能預防大部分的節外生枝。 這些原則當然這也不是一蹴可及的，需要時間的練習，只要已經警覺會議時間的快速流逝，那最後一定可以培養出對團隊最有效率的會議流程。 |
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| ( 心情隨筆｜工作職場 ) |
