中華民國－監察院

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自2000年5月20日以降，民進黨陳水扁政府對於「國立故宮博物院」諸種措施，多有疏失：（一）行政院歷次規劃國立故宮博物院之組織定位未臻明確；（二）故宮對 於內部管控之文物清點效能不彰；（三）南院籌建計畫之決策過程草率。監察院經查核確實後，於中華民國 99 年 12 月 20 日 （2010年）行文給行政院、國立故宮博物院提出糾正。

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【監察院 公告】

【監察院公報 第 2738 期】

發文日期：中華民國 99 年 12 月 20 日 （2010年）

發文字號：(99)院台教字第 0992400622 號

主旨：糾正「行政院歷次規劃國立故宮博物院之組織定位未臻明確；又故宮對 於內部管控之文物清點等效能不彰；且對於南院籌建計畫之決策過程草率，均有疏失」案。

院長 王建煊

被糾正機關：行政院、國立故宮博物院（下稱故宮）

案由：行政院組織改造之歷次規劃架構，對於故宮之組織定位未臻明確，近十年來，因政治因素介入，故宮院長更迭不斷，人浮於事、內部士氣低落；故宮對於內部管控之文物清點、安全維護管理、公文管考等效能不彰；且行政院及故宮對於南院籌建計畫之決策過程草率，違反政府公共工程計畫與經費審議作業要點等規定，不僅釀成國際廠商履約爭議，蹉跎時機，浪費公帑，造成當地民眾對政府失去信任感，均有疏失，爰依法提案糾正。

【摘錄】

近十年來，因政治因素介入，故宮院長更迭不斷，人浮於事、內部士氣低落，機關組織效能無法有效統合發揮，導致故宮競爭力難以提升，核有未洽。

惟推動故宮新世紀建設計畫之杜正勝接任至 93 年 5 月、石守謙至 95 年1 月、林曼麗至 97 年 5 月，近十年來歷任故宮院長更迭不斷，未能貫徹執行故宮南院之籌建。且故宮內部檔案管理不佳，建築管理之相關檔卷係由承辦人自行保管，故宮正館及故宮南院相關採購作業一再涉及刑訟，多位主管及承辦人員因涉嫌違反貪污治罪條例等案件，經檢察官提起公訴在案，導致內部士氣低落，工作人員不敢積極任事等困境。

故宮應妥善規劃辦理文物全盤清點，強化文物安全維護管理系統，落實公文管考機制，提升檔卷管理成效，以改善機關內部管控效能，實有檢討改進之必要。

【故宮為我國歷代古文物及藝術品典藏、保存、展出之博物館，其淵源可上溯自宋、元、明、清四朝宮廷，收藏文物極為豐盛。歷經文物南遷、渡海赴臺，定址於臺北外雙溪。此時正逢故宮新世紀之際，且應世界各地知名博物館之邀，多次遠赴國外巡迴展覽，當時運抵臺灣的文物共有 2,972 箱，總計 608,985件冊。其中清宮檔案、繕本書籍等圖書文獻計有 567,891 件冊，器物書畫合計 63,150 件，均為文物專家翁文灝等人挑選過的精品。故宮典藏中許多文物係國家至寶，諸如毛公鼎、王羲之「快雪時晴帖」、翠玉白菜、肉形石、宋代汝窯瓷器 21件、「清院本清明上河圖」；加上後來徵集的文物，截至 99 年 6 月，總計收藏 679,855 件藏品。】

惟自78 年辦理全面清點後，至今皆未辦理全面清點。90 年（2001年）度起故宮雖辦理不定期文件抽點作業，並為年度施政目標每年約盤點數千件文物，實嫌不足。故宮對歷代古文物之保存具有重責大任，除維護其安全外，更應確實掌握文物現況，為使民眾能確實瞭解故宮之典藏文物，故宮應儘速研擬全面清點文物之可行性，並將清點結果、文物現況完整公開，俾利民眾一睹中華歷史文物之精髓。

詢據相關專家學者指出，故宮既往並未重視文書流程管理，常見問題包括：收文人員未依規定辦理收文編號當日登錄，或分類登錄進行時效管制，亦曾發生承辦人員自行收受公文之情況等，足見其中缺失。

故宮應妥善規劃辦理文物全盤清點，強化文物安全維護管理系統，運用公文資訊系統，以落實公文管考機制，提升檔卷管理及為民服務成效，以改善機關內部管控效能，實有檢討改進之必要。

行政院及故宮對於南院籌建計畫之決策過程草率，且違反政府公共工程計畫與經費審議作業要點等規定，不僅釀成國際廠商履約爭議，蹉跎時機，浪費公帑，造成當地民眾對政府失去信任感，洵有疏失。

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行政院 函 【監察院公報 第 2751 期】

發文日期：中華民國 100 年 1 月 31 日 （2011）

發文字號：院臺文字第 1000003793 號

主旨：貴院函，為本院歷次規劃國立故宮博物院之組織定位未臻明確；又故宮對於內部管控之文物清點等效能不彰；且對於南院籌建計畫之決策過程草率，均有疏失，爰依法提案糾正。囑轉飭所屬確實檢討改善見復一案，經交據國立故宮博物院會同有關機關函報檢討改進情形，復請查照。（糾正案文見監察院公報第 2738 期）

院長 吳敦義

說明：

一、復貴院 99 年 12 月 20 日(99)院台教字第 0992400622 號函

二、檢附本案國立故宮博物院檢討改進情形 1 份

【摘錄】

本案國立故宮博物院檢討改進情形：

（壹）行政院組織改造之歷次規劃架構，對於國立故宮博物院（簡稱故宮）之組織定位未臻明確，近 10 年來，因政治因素介入，故宮院長更迭不斷，人浮於事、內部士氣低落，機關組織效能無法有效統合發揮，導致故宮競爭力難以提升，核有未洽一節：

一、經查歷次「行政院組織法」修正草案版本，雖於 91 年 4 月、93 年 9 月、94 年 2 月、97 年 2 月四度規劃將故宮改隸總統府，惟均未完成立法程序。另行政院於 96 年 1 月 19 日函請立法院審議「國立故宮博物院組織條例」修正草案，係考量故宮組織條例自76 年 1 月 16 日施行迄當時已歷 20年餘，因時空變遷已不足因應實際需要，又立法院於審查 95 年度故宮單位預算時，亦認故宮為因應未來營運需求及南部院區（簡稱南院）之籌設，應儘速修正組織條例。該修正草案於 96 年 12 月 21 日經立法院三讀通過，97 年 1 月 16 日總統令修正公布，另故宮處務規程及編制表經行政院97 年 3 月 7 日核定，已依中央行政機關組織基準法所定組織法制相關規範訂定。另行政院組織法第 8 條明定「行政院設國立故宮博物院」，故宮即定位為附屬於行政院之機構，主要業務包括歷代古文物及藝術品之整理、保管、徵集、展示、研究及闡揚。

二、嗣後故宮為強化現行各單位之設置功能，擬將內部單位調整為器物處、書畫處、圖書文獻處、登錄保存處、文創行銷處、教育展資處、安全管理處、南院處 8 個業務單位（處）及秘書室、人事室、會計室、政風室 4 輔助單位（室），經行政院於 98 年 10 月20 日核定，故宮於 98 年 11 月 2 日修正發布施行。

（貳）故宮應妥善規劃辦理文物全盤清點，強化文物安全維護管理系統，落實公文管考機制，提升檔卷管理成效，以改善機關內部管控效能，實有檢討改進之必要一節：

【妥善規劃辦理文物全盤清點】

(一)故宮典藏文物數量眾多且具重要歷史及藝術價值，因此，文物之典藏管理及安全維護，為故宮最重要的使命。為達成此目標，文物遷台後，依據檔案清冊於 40 年及 78 年分別進行 2 次文物大清點，同時並完成點查清冊備查。

(二)故宮 97 年 10 月辦理文物盤點工作，為自 78 年實施院藏文物大清點以來，時隔近 20 年以後最重要的工作。為昭社會大眾之公信，故宮籌備此院藏文物的盤點作業，曾數度召開會議，針對遴聘盤點委員、執行盤點內容與方式等進行充分討論。並邀請包括學者專家、社會賢達、民意代表等院外人士擔任盤點委員。

(三)此次盤點，係以前 2 次大清點清冊為依據，邀請各類文物之專家學者與社會賢達參與，逐件目驗並記錄保存狀況，以便同時提供文物保存維護之考。每次盤點各邀請至少2 位院外盤點委員參與，由典藏單位負責準備點驗場所、搬運文物、提件點驗、歸箱收拾等工作；並由登錄保存處敦請社會賢達擔任盤點委員、核對點查帳冊及填寫盤點日誌等工作。同時，定期將盤點進度公布於故宮網站供民眾知悉，俾達清點透明化，以昭信社會大眾。至100 年 1 月 14 日止，已完成盤點器物 13,588 件、書畫 11,500 件、圖書文獻175,889 件，總計共 200,977件，其中，院藏書畫自 97 年 10 月16 日起至 99 年 9 月 14 日全數盤點完成無誤，本次盤點將於 101 年底全數盤點完畢為目標。

(四)盤點工作除可加強公信力、以正視聽外，亦能清楚掌控文物現況，做更正確詳實之記錄，並增進日後維護、管理、研究、展示之具體效益。

【強化文物安全維護管理系統】

(一)文物庫房管理

故宮文物庫房之管理，係依「國立故宮博物院典藏文物管理作業要點」內有關庫房進出之規定辦理，內容包括：開啟庫房門時需使用卡片、鑰匙，有攝影機監控；需由正職人員 2 名以上一同入庫，進入庫房須先行簽名並詳細載記入、出庫時間及原因，嚴禁 1 人單獨入庫及留守工作室，留守工作室應至少含職員 1 人等安全管理機制。

(二)文物庫房門禁管制

1.文物庫房門禁管制系統自 73 年起，使用中控室既設門禁監控電腦主機為迷你級電腦 （ MiniComputer ） 型 式 ， 屬 專 屬 性 （Proprietary）產品性質，現場 DGP（資料蒐集盤）設備為工業級個人電腦（IPC）型式，現場門禁讀卡機其門禁管制卡為點陣式磁式感應卡（Magnetic Spot Card），屬專屬性產品，各管制門使用相同之管制設備（如讀卡機、出口按鈕），管制等級於電腦主機設定與管控，各處庫房管理人員填寫庫房「電腦門鎖出入卡片申請表」，經故宮院長核定後，再製作發給。

2.為改善舊有系統，故宮於 98 年進行「文物庫房及重要場所門禁管制系統」全面檢討汰換。新系統之中控室既設迷你級電腦主機汰換為伺服主機（SERVER），現場 DGP 設備延用工業級個人電腦（IPC）架構來汰換升級，現場讀卡機及管制卡汰換為非接觸式讀卡機及感應式 IC 卡－符合國際標準 ISO（ International Organization For Standardization），每一文物庫房管制門均有進與出讀卡機，詳實記錄每一進出人員資料，配合每一庫房入口均有專屬攝影機記錄進出人員影像，門禁管制卡仍需簽請院長核定始得發給。每日仍照常由控制中心人員列印前 1 天各處進出庫房人員紀錄資料送各處主管查考，且每月列印紀錄送政風室查考核對。

(三)文物庫房管理稽核

故宮依「國立故宮博物院文物庫房管理稽核作業要點」規定，以器物處、書畫處及圖書文獻處管理之文物庫房為稽核範圍，由副院長或指定人員抽出受稽核單位與稽核時段，交由政風室稽核比對庫房日誌、電腦讀卡等資料後，針對稽核結果研提專案報告。如 100 年 1 月 17 日針對 99 年文物庫房管理稽核結果召開檢討策進會議，重要決議如檢討修改現行「庫房日誌」之格式並予以統一、落實進出庫房按次詳實登載之制度以及強化主管之監督效果等，有助提升庫房門禁之管理機制。

【落實公文管考機制、提升檔卷管理成效】

(一) 強化公文資訊系統運用，加強辦理查核作業

故宮於 98 年採購新版公文資訊系統，該系統除新增線上簽核之功能，減少人工傳遞紙本的時間與成本外，並可透過系統主動稽催的功能，促請各承辦人員注意即將逾期或已逾期之公文，並副知承辦人之單位主管注意，加強稽催效果；自 100年 1 月起，已著手運用新系統功能，提高公文流程查核之頻率及數量，作法如下：

1.秘書室每月就院內公文流程進行抽查，縮短查核頻率。

2.查核結果若有需檢討改進之處應及時提院務會議報告，促請各單位注意改善，並提高時效性。

3.查核由秘書室直接從公文系統點閱後，直接簽陳辦理。

4.除抽查外，各單位對公文流程異常或遭延宕要求改善者，亦可提出納為查核對象。

5.每月至少抽查 60 件，並視實際作業情形調整件數。

(二) 提供網路申請導覽服務，減少公文往返

故宮各項導覽申請不僅數量眾多且態樣多元化，例如：張大千先生紀念館參觀導覽、兒童學藝中心參觀導覽及視障參觀導覽等，改由網路線上報名，大幅縮短作業期程，使服務工作更為便捷迅速。

(三)公文時效納入年度考核參考，促使各單位注意改善

故宮自 99 年度起，將公文處理時效統計結果納為年度結束辦理各單位考績比例之考核項目之一，具體作法為統計各處室各月辦結率、發文平均使用日數後，進行排名並課以權重分數，具體呈現各處室全年公文時效成績，以督促各單位持續注重公文處理流程。

(四)檢討公文處理流程，加強公文登錄控管作業

故宮為改善系統稽催上之疏漏，於99 年 6 月 2 日訂定「國立故宮博物院公文稽核改善作法」，規定公文經長官批閱後送回本單位登記桌時，登記桌應負責將公文交請單位主管、副主管及承辦科長複閱，再交還承辦人。承辦人閱過後送請登記桌歸檔，登記桌登錄於本單位「公文收發簿」時，若有待辦事項，則在批示欄位中用紅筆註錄。此後，該單位主管、副主管、科長及登記桌皆應負責督促承辦人辦理後續事項。上開規定，使各單位之內部控管，更加嚴密與落實。

(五)強化各單位內部控管功能，建立稽催制度

為加強各單位內部公文時效控管機制，故宮於 99 年 9 月 10 日以正式公文函請各處室登記桌應確實定期列印逾期未結案件表催辦，以掌控單位內逾期未結案件之辦理情形，並要求各單位應於每週三上午印製逾期未結案件表後送承辦人及單位主管核章，再影印乙份送秘書室備案，由秘書室登錄統計執行情形，作為考核各單位登記桌之依據。

(六)強化收文及檔卷管理

1.為確實追蹤、管制公文辦理情形，對於與院務相關，須由業務單位簽辦之外來文件，除由電子公文交換系統轉致之電子公文，或經由行政院公文交換之紙本公文，均須由總收文錄案編號，分文簽辦外，其餘如以郵寄、快遞、傳真或親送方式送達之文件，亦要求承辦人員應送交總收文錄案編號，分文簽辦，追蹤管制辦理情形。

2.為落實公文歸檔的完整性，檔案室於點收歸檔公文時，除檢視公文相關核章、裝訂、頁碼、騎縫章等是否完整外，對於含附件（如契約書、圖說、光碟片等）之公文亦確實核對是否完整後，始予點收歸檔。

(七)辦理公文寫作及流程管理教育

為加強同仁公文寫作能力及瞭解流程處理等規範，除派員參與行政院所舉辦之公文講習規定外，並主動擇派院內資深同仁或業務主管舉辦公文寫作技巧及處理規定講習。

(八)將公文時效納為施政計畫之考核項目

故宮編製 99 至 102 年度的中程施政計畫時，將「落實公文管考機制，提升公文處理效率」列為行政院考核故宮各年度績效的關鍵策略目標，並列出兩項績效指標，包括：發文平均使用日數及公文辦結率。其中，發文平均使用日數目標值由99 年度 3.4 天逐年調降至 102 年的2.8 天，公文辦結率目標值則由 99年度 87%逐步提升至 102 年的 90%，藉由明確訂出計算與衡量標準的方式，要求各單位據以落實。以 99年度之統計數據為例，全年發文平均使用日數為 2.54 天，公文辦結率為 87.07%，均符合原訂之目標值。

綜上，故宮期透過公文資訊系統的加強運用以及公文管考機制之落實，有效提升公文的辦結比率，並促使每件公文皆能完成縮短公文處理時間，以提升行政效率，落實為民服務。

（參）行政院及故宮對於南院籌建計畫之決策過程草率，且違反政府公共工程計畫與經費審議作業要點等規定，不僅釀成國際廠商履約爭議，蹉跎時機，浪費公帑，造成當地民眾對政府失去信任感，洵有疏失；故宮允應傾聽地方政府及專家之意見，儘速建立溝通協調機制，及早規劃相關設施，結合南部地區之文化、藝術、觀光、展覽及學術等專業人才，以促進當地之發展一節：

【故宮南院籌建工程因缺乏專才，業已委由內政部營建署代辦】

(一)行政院於 92 年 1 月 7 日核定故宮南院設於嘉義縣太保市。為推動後續籌建工作，故宮於 92 年 1 月 20日函報成立南院籌備委員會，經行政院 92 年 1 月 28 日同意備查，該籌備委員之決議，如：分包策略、先甄選「建築師」再選「專案管理顧問 PCM」，造成爾後若干工程糾紛及重大違失，導致計畫無法推動。

(二)美商建築顧問公司 APA 為國外廠商（94 年 12 月 28 日與故宮簽約），完全未諳國內政府採購法、預算法及建築法等規定。96 年 4 月 16日宗邁建築師事務所以「新建工程委託細部設計及監造服務」進場。由於宗邁建築師事務所係由故宮招標覓得承接博物館新建工程細部設計工作，而非建築顧問公司 APA之所尋協力廠商，導致無法合作執行相關工作。