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對內意思表示之公文
公文處理時，經過流程（二）文件簽辦時（第貳章第一節一之（二）），
即公文經由承辦人員擬辦（寫簽或報告）、送會相關單位、陳請各級長官
核閱、並經各機關長官或依各機關分層負責表規定之授權長官核定後即
可結案歸檔者，此種流程之公文稱為「對內意思表示之公文」，即不必以
機關名義對外行文。包括機關內部溝通時所使用之文書，如陳報給長官
核決之「簽或報告」；各單位相互間溝通或表示意見所使用之「便簽」。
第一節簽（簽陳、簽擬、簽案）
簽為各機關承辦人員對長官有所報告、請示或要求時使用，亦即承
辦人員，基於其本身職責於處理公務時，就有關事項經查明案情後，依
據法令規定簽註意見或報告案情，或研擬處理方案，提供給上級瞭解案
情後，作為抉擇依據之文書。「簽」屬於「上行文」，又分為「大簽與小
簽」2 種：
一、大簽：採標準規格來簽辦，即三段式（主旨、說明、擬辦）、二段式
（主旨、說明或主旨、擬辦）和一段式（主旨）等3 種。大簽又有
2 種：
(一)內部單位簽辦案件之「簽」（又稱內簽），是給本機關內部單位主
管及首長核裁之簽，依各機關分層負責授權之規定核判，簽末可
不必敘明「敬陳○○長官」字樣。
(二)下級機關之首長對其上級機關首長的「簽」（又稱外簽），屬於對
外發出之上行文。此種簽須比照一般文稿處理，即簽經首長核裁
後可另行繕發，並編列發文字號，原簽之稿則予存檔備查。簽末
必須敘明「敬陳○○長官」。
(三)各段內容：
1.「主旨」段＝起首語（有關、關於、為、為辦理、敬陳）＋本案
對內意思表示之公文＋期望語（簽請鑒核、簽請核示、簽請鈞閱、簽請核閱、簽請鑒
察、簽請鈞參）。
2.「說明」段：
(1)引述語或引敘語（對本案之來龍去脈作說明或交代）。其寫法為：
甲、依○○機關00 年00 月00 日○號函辦理。
乙、依鈞長00 年00 月00 日手諭或口頭指示辦理（如附件1）。
丙、依○○日報00 年00 月00 日第○版刊載辦理（如附件1）。
丁、依憲法或法律第○條規定辦理。
(2)按「引據、申述、歸結」之推理式要旨表達；無法依「引據、
申述、歸結」之推理式表達時，則依事實順序予以說明，或依
來文或主旨之緣由，採「事實、原因、結果」之因果關係方式
研辦。
(3)陳述現況及所衍生之問題，針對來文之觀點或現狀作利弊因素
分析。
(4)提出承辦幕僚見解。
(5)其他補充說明或檢附相關附件及參考資料。
3.「擬辦」段為提出具體可行方案（即提出本案之具體處理方案），
供長官核裁。
(四)大簽之撰擬要領與內容：
1.三段式：使用大簽稿紙（A4 紙），按「主旨、說明、擬辦」等3 段，
每段都有其屬性及內容：
(1)「主旨」段屬性是「何事？」，要表明「何事？」不可分項，以
50 至60 個字表明簽陳的目的及期望語，文字簡明。本段內容扼
要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，1 段完成。故
應包括「案由」及「目的或擬辦」之簡述（註：採2 段時可用擬
辦）。如：「○○○函送民國104 年政府機關辦公日曆表一案，擬
轉知同仁，並提主管會議報告，簽請核示。」
(2)「說明」段屬性是「為何？」，要表明「為何？」就要說明「原
因及理由」，並對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處
理方法之分析與敘述，並視需要分項條列：
甲、首先敘述由來（依據來文或業務之需要）。
乙、其次說明來文或主旨之緣由或訴求。
丙、接著針對來文之觀點或就現狀作利弊因素分析，或採SWOT
（優勢、劣勢、機會、風險）分析方式。
丁、最後提出承辦幕僚見解等，如需動支經費時，要敘明經費是
如何估算？總計多少？由何科目動支？如有相關之附件
時，應檢附並按順序標示，因此說明段約3 至5 項完成。
(3)「擬辦」段屬性是「如何？」，要表明「如何？」就要提出「具
體可行方案」（即提出簽擬之具體處理方案），以供長官核裁，
本段不說明理由，亦不重複前2 段內容，為「簽」之重點所在，
意見較多時可分項條列，應避免與前2 段重複。
(4)能於「主旨」段完全表達擬辦意見者，即不必再列「擬辦」。故
「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬辦意見，「擬辦」
段不重複「說明」。而主旨之後的期望語，屬原則性、概括性或
方向性之敘述；「擬辦」段，則提出具體作法，或細節之擬辦意見。
二、小簽：遇案情較為簡單或例行性時，不需使用大簽規格辦理，大部
分機關直接於來文第1 頁下半段空白角落處，以條列式或敘述式簽
辦處理意見（即俗稱之角簽）；或使用A4 空白紙（或便條紙）附於
對方來文第1 頁之上，直接以條列式用一、二、三……方式來簽擬
處理意見（即俗稱之便簽），其表達順序為：
(一)應先「敘明案由」，再就有關事項「予以說明」，最後提出「擬辦
意見」。
(二)應本著「引據、申述、歸結」之推理式要旨表達；無法依「引據、
申述、歸結」之推理式表達時，則依事實順序予以說明，或依來
文或主旨之緣由，採「事實、原因、結果」之因果關係方式研辦。
可用一、二、三條列方式來表達。
(三)條列式之簽是在對方來文第1 頁空白角落或用A4 空白紙來簽辦，
因此無主旨，其期望語或目的語多置於簽之結尾處。
三、簽之標準格式
四、簽與稿之關連：
公文經由承辦人員擬辦（寫簽）、送會相關單位、陳請各級長
官核閱、並經各機關長官或依各機關分層負責表規定之授權長官核
定後即可歸檔結案者，實務上稱為「只簽不稿」；至於須以機關名
義對外行文者，其簽與稿之關係如下：
(一)先簽後稿：有關政策性或重大興革案件、重要人事案件、其他性
質重要必須先行簽請核定之案件、牽涉較廣會商未獲結論案件，
或擬提決策會議討論案件，應先簽報首長核准後，再行據以辦理
公文稿後再發文，而於公文稿面上加註「先簽後稿」。其置放順序
為：對方來文置於最下面，經首長核准之簽置於中間，上面再置
放「公文稿」。
(二)簽稿併陳：文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之
案件、依法准駁但案情特殊須加說明之案件、須限時辦發不及先
行請示之案件。此時將「簽與文稿」同時陳閱，方便長官瞭解案
情，據以判發，以提昇公文處理效率，稱為「簽稿併陳」。故須於
稿面加註「簽稿併陳」。其置放順序為：對方來文置於最下面，所
辦之公文稿置於中間，最上面置放「簽」。
(三)以稿代簽：一般案情簡單，或例行承轉之案件。此時直接辦稿陳
核判後繕發，不需另行上簽者，稱為「以稿代簽」，應在稿面註明
「以稿代簽」字樣。其置放順序為：對方來文置於最下面，最上
面置放所辦之「公文稿」。
五、稿之撰擬
稿是承辦人所撰擬之公文「草底」或「稿本」。撰擬各類公文，
除表格化公文外，應使用「制式化公文稿」，依照各種文別格式與
結構製作。如有來文（包括附件）、長官書面或口頭指示，或之前
經核批之簽，應加附於文稿之後，依照分層負責規定授權，或由機
關首長或被授權者判行（發）後，方可將簽據以轉化製發「公文稿」。
稿之撰擬要領：
(一)草擬公文稿按「文別」應採之結構撰擬。
(二)撰擬參考要領：
1.按行文事項之性質選用公文文別，如「令」、「函」、「書函」、「公
告」等。
2.公文稿除按規定結構撰擬外，應注意下列事項：
(1)訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明（即公文流程管
理所稱之「限期公文」）。
(2)概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，須列入「主
旨」段，不可在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為
時，則列入「辦法」段內。
(3)「說明」、「辦法」分項標號條列時，每項表達一意。
(4)文末首長簽署，於敘稿時，為簡化起見，首長職銜之右僅書
「姓」，名字則以「○○」表示。
(5)須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者
作為時，則請在「說明」段內最後一項列明；或在副本機關之
後加括號註明配合辦理何事。
(6)如有附件，則敘述附件在何處或名稱及份數。
3.擬稿應注意事項：
(1)引敘原文其直接語氣均請改為間接語氣，如「貴」、「鈞」等字，
請改為「本」、「該」等。
(2)法律或法規命令之制（訂）定、修正，於發布或轉發時，請於
法規名稱之下註明公（發）布、核定或修正日期及文號。
(3)擬辦復文或轉文之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘
入，俾便查考。
(4)文稿中正副本機關有多個機關名稱同時出現時，按照機關順序
依序排列；中央機關與地方機關並列時，中央機關在前，地方
機關在後；機關與人民並列時，機關在前，人民在後。
(5)文或稿有2 頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或
職名章，同時於每頁加註頁碼。
(6)簽之「於○○○」字樣，要填入承辦單位或撰寫者所屬機關，
不是將簽辦時之地點寫入。如「於內政部」、「於行政室」，而非
「於臺北市」，簽辦時間應置於簽之首列。
(7)對未曾處理過的案件宜先行瞭解，應以請教先進、調卷、會商、
協調、請示等方式進行。重要案件應先向主管請示處理原則後
再行簽辦。
(8)簽辦案件應以法令、規章或成例為依據。無依據可循時，應衡
情度理或會商協調有關單位擬議。
(9)對案情應深入研究、縝密考慮，力求周詳、適切可行，重要參
考文件應隨簽附陳，並加圈記標示；內容應避免錯誤遺漏、主
觀和偏見。文字應肯定清楚，不可模稜兩可，更不可不做任何
建議，僅用「請核示」等字樣，而將責任推給主管。簽辦時亦
不可因主觀或偏見而意氣用事。
(10)「擬辦」須研擬具體可行之意見或解決之辦法。若有可能，
應撰擬2 個以上建議，以便長官選擇；如果所提意見或辦法未
獲主管同意，或另有指示時，應照指示辦理。但如果與法規
政策有牴觸時，應向主管申述，提請主管裁示。
(11)若會文對象為其他單位或其他單位同仁，應在簽紙會文欄內
標示「敬會○○單位」或「敬會○○單位○○○先生（或職
稱）」等字樣；會文對象為單位內同仁，可標示「內會○○○
先生（或職稱）」。
(12)應預估行文時效，使能在預定時間內完成。若會辦單位較多，
可將公文影印同時分送，待收齊彙整後再作綜合簽陳（又稱
綜簽或統簽）；收到會文應以「最速件」辦理，並應快速退回
主辦單位，或送交下一個會文單位。
(13)簽妥後依行政系統陳判。簽稿送請核判，簽中所提及相關檔
案、附件、附表、單據等參考資料均應隨附。如數量較多時，
除依序排列外，還要用浮貼條（見出紙）在附件的上方黏貼
「附件1」、「附件2」等號數，以利長官查閱。
(14)首長對直屬上級機關首長所陳之簽，簽末所加「敬陳○○長」
字樣，○○長應另行抬頭，以示尊敬；如有2 人以上，應依職
務高低「先小後大」或「先大後小」依序排列。
4.稿面應填列事項：
(1)檔號及保存年限：依檔案法規之規定填列。
(2)文別：按照公文程式條例之類別及文書處理手冊規定填列。
(3)速別：係指希望受文機關辦理之速別填「最速件」、「速件」、「普
通件」等。
(4)密等及解密條件或保密期限：屬機密案件有4 種，分別填國家機
密保護法之「絕對機密」、「極機密」、「機密」等3 種，及一般業
務機密之「密」，其解密條件或保密期限於其後以括弧註記；如
非機密案件，則不必填列（留空）。
(5)附件：書明名稱及數量或其他有關字樣。
(6)正本或副本：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；
其地址非眾所周知者，要特別註明。機關內部得以加發「抄件」
之方式處理。
(7)承辦單位：於稿面適當位置註明承辦單位之名稱。
(8)承辦人員：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明辦
稿之月日時分（例：1005/1530）。
(9)收文日期字號：於稿面適當位置列明「收文日期字號」，如數件
併辦者，應將各件之收文號一併填入（各收文亦一併附於文稿
之後），如為無收文之創稿，則先取文號。
5.稿面特殊註明事項，由承辦人員斟酌情形，於稿面適當處予以註明：
(1)刊（登）載政府公報、出版品或電子公布欄。
(2)出版品或公告，註明出版品名稱、位置、字體大小、日期或揭示
地點。
(3)有時間性之文件，指明繕印發出或送達時間。
(4)會銜稿件，書明各會銜機關抽存之份數。
(5)發後補判或先發後會之註明。
(6)指定公文收受人員或拆封之人員。
(7)為提升公務溝通效率，承辦人員得於稿面適當位置述明聯絡方
式。
6.擬稿其他注意事項：
(1)緊急事項請先以電話或電子郵件洽辦，隨即補具公文。
(2)各機關如有請示案件，按其性質請主管單位研提意見。
(3)簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明
附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條，以利查閱。
(4)公文書或附件如係屬發文通報周知或需要收文機關轉發者，以刊
（登）載於電子公布欄為原則，附件以電子交換方式處理，避
免層層轉送。
(5)刊（登）載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，
或需其有所作為者，可另以書函或電子郵遞方式，告知訊息，
以利其配合辦理，訊息中須明確告知刊（登）載之位址及內容
概要。
(6)承辦人員對適宜對外宣告之公文或其相關附件資料，應依各機
關網站管理方式辦理。
(7)來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁
改正，如摘敘入稿，則應逕行改正或避免錯誤之字句。
7.會稿應注意事項：
(1)凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並
無出入，應不再送會，以節省時間及手續。
(2)各單位於其他單位送會之負責簽稿，如有意見應即提出，如未
提出意見，一經會簽即認為同意，應共同負責。
(3)會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，
再送決定，會銜者亦同。
(4)非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。
8.回稿、清稿應注意事項：
(1)稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他
原因者，會核或核決人員宜將稿件退回原承辦人員閱後，再行
送繕。
(2)文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿。清稿後應將原
稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會核簽。
(3)承辦人員辦稿時，處理附件應注意事項：
甲、附件應檢點清楚，隨稿附送。
乙、附件有2 種以上時，應分別標以附件1、附件2、……。
丙、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢陳」、「檢
送」、「檢附」等字樣。
丁、如需以原本發出，而原本僅有1 份時，應註明：「原本隨文
發出，抄本（或影印本）存卷」。
戊、如需以電子交換、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子
檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本
存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。
己、發文附件宜儘量用電子交換。
庚、附件如不及或不能隨稿附送時，應註明「封發時，附件請向
承辦人員或某某洽取」字樣。
辛、附件除隨文發出外，如尚有需要時，應註明「附件請多繕○
份，送○○○」。
壬、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，應註明「文先發，
附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送
附件時註明。
第二節報告
一、報告之定義：機關所屬人員於處理公務時，以書面陳述事實真相或
偶發事件（如調查報告、研究報告、評估報告），請求上級瞭解；或
機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時，得使用「報告」
為之，故「報告」屬上行文。
二、報告之適用範圍：
(一)公務用報告，如調查報告、研究報告、評估報告等。
(二)機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用，一般適用範圍如下：
1.特殊長假如留職停薪、出國進修、國外旅遊等使用。
2.特殊事由如申請調職、自願退休、發給證明、預支薪資、在職進
修等。
三、報告之製作要領：
(一)公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則，即「主旨」、「說
明」、「擬辦」或「請求」，但亦可採用小簽之條列式。
(二)私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則，亦可採用大簽所用
之三段式。
(三)三段式之段名，「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」。
(四)若相關資料過多，可採附件方式隨附，重要證物亦須一併隨附。
(五)報告亦可依性質、需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）。
(六)報告文頭之「於」字之右是要填列所在單位名稱，如「商業司」、
「財政處」或「企管系」等，並非所在地點或建築物名稱。
(七)受文者（即報告對象之長官）不只1 位時，各級長官排列順序，視
機關組織文化而定，逐級平抬排列陳核。
(八)簽署者如自稱為「職」時，自稱之「職」與名字應置於同列，並
且要簽名；如蓋用報告人之職名章時，則不必加「職」。
第三節便簽
一、便簽：指機關（組織）內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會
稿時，常以便簽或A4 空白紙指陳案情，徵求意見、尋求同意或爭
取支持，因尚在研商階段，且屬內部或機關相互間之磋商，尚未形
成正式措施，因此適用結構簡單（通常採條列式）較不拘形式的便
簽。單位間相互使用便簽故屬平行文，可採條列式或敘述式。
二、便簽之用途：
(一)機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用。
(二)次級機關向共同上級機關簽辦公文時，徵求意見、尋求支持之相
互磋商或照會時使用。
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| ( 知識學習｜考試升學 ) |
