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| 2019/06/25 22:06:35瀏覽1963｜回應0｜推薦0 | |
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第一節公文之定義
「公文」一詞依學者通說或實務觀點有最廣義、廣義、狹義之分。
一、最廣義：為行政院綜合規劃處所修正之「文書處理手冊」壹、總述一、本手冊所稱「文書」，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。因此，凡機關與機關間或機關與人民間往來之公文書，或機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務
有關者，均包括在內。故由最廣義來說明，除處理公務或與公務有關之全部文書外，尚包括一切紀錄之資料，不論其形式如何（包括文件、書籍、圖說、磁片、光碟、錄音帶、錄影帶）或其性質如何（如一般公文書或司法裁判、行政答辯書、訴願決定書、外交文書、軍事文書、會議文書或其他適用特定業務性質之文書）均應包括在內。
二、廣義：為公文程式條例第1 條所稱之「公文」，即處理公務之文書，它須具有一定之名稱與程式，而其名稱、程式須依據本條例或相關法律之規範為之。準此，本條例所稱之公文，未必為公務員所製作（如人民之申請書），但必須具備一定之名稱與程式。
三、狹義：為刑法第10 條第3 項規定：「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」第2 項規定：「稱公務員者，謂下列人員：（1）依法令服務於國家、地方自治團體所屬機關而具有法定職務權限，以及其他依法令從事於公共事務，而具有法定職務權限者。（2）受國家、地方自治團體所屬機關依法委託，從事與委託機關權限有關之公共事務者。」是以，凡屬上述所稱之公務員，基於其職務上之需要所製作之文書皆屬刑法之「公文書」。
四、歸納定義並簡稱為：「公文」。綜上法定定義可知，「公文」是處理公務的文書，即因公務而往來或溝通所使用之意思表示或記錄事實之一切資料皆包括在內，無論其為「公務員或非公務員身分」，只要是處理公共事務所為之文書皆可稱之。準此，「公文」是隨著政府機構及社會團體乃至人民各種活動而存在，亦是政府機關相互之間、政府機關與社會團體之間、政府機關與人民之間，甚至是整個社會團體與個體之間，因推行公務、相互溝通意見之重要工具。
因此，所謂「公文」是指公部門（機關相互間）或公、私部門間或公部門彼此內部單位間為處理公務，而相互溝通所使用或記錄事實之一切資料。爰此，本書係採最廣義之定義。
五、公文之要件可詳加區分如下：
(一)實質要件：指公文之內容所應具備之條件，包括：
1.須與處理公務有關。
2.須收文者或發文者至少有一方為政府機關或團體。
3.須有具體主張與明確目的，使對方瞭解，收到預期效果。
4.須正確認定事實適用法令。
5.用合宜之公文名稱與用語，以達簡、淺、明、確效果。
(二)形式要件：指公文於形式上應具備一定之項目與格式，包括：
1.須有負責之表示。（如簽署、蓋印章戳或副署）
2.須有時間之表示。（如製作及發文時間，並加註文號）
3.須合於現行法定格式。（用紙、格式、細項）
4.本文原則上須分段敘述，並具實質意涵（即為一定之作為或特定事務之告知），其表達方式為由左而右之橫行格式。
(三)程序要件：指公文須循法定程序為之（即為要式行為），包括：
1.須依權責製作處理。
2.須循規定程序傳遞。
第二節面對公文、接受公文、處理公文、圓滿順遂
俗話說：「工欲善其事，必先利其器」，身為或即將成為政府機關之公務員，每天均須執行職務辦理公事，而所謂執行職務辦理公事，實際上就是「面對公文、接受公文、處理公文」。由於每天針對著不同個案，當須有不同解決方案，從而須隨其案情而製作與撰寫不同類型之公文，雖然類型不同，但卻須依照其共同之法定程序與格式，因此，在撰寫過程中就必須依循著既定規範來進行，才能夠順遂圓滿達成任務。
公文書製作可由學理或經驗予以歸納出一套模式或體例，此種模式或體例，初學者須特予重視，甚至要在最短時間內學好這種技巧，進而在漫長的公務生涯中能夠應付裕如，滿心喜悅，心想事成。因此，如何增強公文寫作技巧，也就成為公務生涯中的第一步，亦即在公務生涯中如何有效去掌控處理公文技術。基此，本書爰將公務員在辦公時，可能遇見具有代表性、常用性或範例性之公文，予以彙整成教材，希望能讓各位達到獨立作業或按圖索驥效果。
第三節公文類別
公文類別可依其功能或性能而分，概有下列幾種：
一、依據法律規定而分：
(一)依公文程式條例分為：令、呈、咨、函、公告、其他公文。
(二)依特種法律（令）而分：行政救濟文書如請願文書（請願法）、訴願文書（訴願法）。司法文書（民事訴訟法、刑事訴訟法、行政訴訟法）、爭議處理文書如仲裁書（仲裁法）、調解書（鄉鎮市調解條例）、外交文書、法制文書（中央行政機關法制作業應注意事項）、會議文書（會議規範）。
二、依意思表示之內外性而分：
(一)對外意思表示之公文，即以發文機關名義行文至其他機關或團體之公文，可分為：令、呈、咨、函、公告；其他公文如書函、開會通知單、會勘通知單、公務電話紀錄、或其他定型化之文書。
(二)對內意思表示之公文，即機關內部使用之文書，有簽、報告、便簽、手令、手諭等。
三、依行文系統而分：有上級機關、同級機關、下級機關及不相隸屬機關等4 種不同行文方式，從而有上行文、平行文、下行文之分。
(一)上行文：指有隸屬關係之下級機關對其上級機關所使用之公文書，如對直屬上級機關使用「函」；行政院、司法院、考試院及其所屬機關對總統使用「呈」。
(二)下行文：指有隸屬關係之上級機關對其下級機關所使用之公文書，如公布法律、發布命令、人事任免、獎懲之「令」；上級機關對下級機關使用之「函」屬之。
(三)平行文：指無隸屬關係之同級機關及不相隸屬機關相互往來之公文書，如總統和立法院相互使用「咨」；同級機關相互往來使用「函」及「書函」；機關給人民、社團、民間機構、團體之「函」、「書函」；及人民、社團、民間、機構團體對政府之「申請函」；無隸屬關係之不同級機關往來之公文書，不問其層級如何，其相互行文所使用之「函」、「書函」均屬之。例如臺北市政府與立法院相互往來之公文。
四、依發文之動機而分：
(一)主動公文：指機關或團體基於本身權責，主動對他機關或團體發出之公文，又稱為「創文（稿）」。
(二)被動公文：指機關或團體接到其他機關或團體來文後，採取對策而被動回應之公文，又稱為「復文」或「轉文」。
五、依公文電子交換機制而分：
(一)電子公文：經由電子交換予以傳遞之公文，其使用比例逐年上升，目前已達90%以上。
(二)紙本公文：使用A4 紙張予以列印方式處理之公文，其使用比例逐年下降中。
六、依電子交換公文而分：
(ㄧ)第一類電子公文：屬經由第三者（公文電子交換服務中心）集中處理，具有電子認證、收方自動回復、加密（電子數位信封）等功能，並提供交換紀錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值服務者。
(二)第二類電子公文：屬點對點直接電子交換，並具有電子認證、收方自動回復、加密（電子數位信封）等功能者。
(三)第三類電子公文：屬發文方刊（登）載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告之，不另行文者。各機關得視安全控管之需要自行選用。
七、依簽與稿之關係而分
(ㄧ)只簽不稿：來文屬於簡單性、例行性、告知性、或副知性或存查性之案件，承辦人員辦理後，經機關首長或授權人員批示後，就可移送檔案單位去歸檔並予結案銷號，因只有寫簽沒有寫稿，故不必以機關名義對外發文。
(二)先簽後稿：有關政策或重大興革案件、重要人事案件、其他須先行簽請核示之案件、牽涉較廣會商未獲結論案件，或擬提決策會議討論等案件，應先簽報首長或授權人員核准後，再行辦理公文稿後，依發文程序以機關名義對外發文。於公文稿面上加註「先簽後稿」。其置放順序為：對方來文置於最下面，經首長或授權人員核准之簽置於中間，上面再置放「公文稿」。
(三)簽稿併陳：簽與稿同時往上陳，其文稿內容屬於須另作說明或對以往處理情形必須酌加析述之案件、依法准駁但案情特殊須說明之案件、須限時辦理不及先行請示之案件。此時將「簽與文稿」同時陳閱，方便長官瞭解案情，據以判發，以提昇公文處理效率，稱為「簽稿併陳」。其置放順序為：對方來文置於最下面，所辦之「公文稿」置於中間，最上面置放「簽」，於簽之紙面上加註「簽稿併陳」。
(四)以稿代簽：案情簡單，文稿內容毋須另作說明，或例行承轉之案件，直接就辦「公文稿」經陳核判發後繕發，不必另行上簽，稱為「以稿代簽」，應在稿面註明「以稿代簽」字樣。其置放順序為：對方來文置於最下面，最上面置放所辦之「公文稿」。
八、依保存期限而分
(ㄧ)屬永久保存
1.涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。
2.涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。
3.涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。
4.對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。
5.具有國家或機關重要行政稽憑價值者。
6.具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。
7.對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。
8.具有重要科技價值者。
9.具有重要歷史或社會文化保存價值者。
10.屬重大輿情之特殊個案者。
11.法令規定應永久保存者。
12.其他有關重要事項而具有永久保存價值者。
(二)定期保存：分30 年、25 年、20 年、15 年、10 年、5 年、3 年、1年；各機關應就主管業務，依檔案保存年限及銷毀辦法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相關法令規定，編訂檔案保存年限區分表。
九、依機密等級而分類：有「機密文書」與「非機密文書」之分，而「機密文書」共有4 種密等，使用黃色卷宗或機密卷袋傳遞，前3 種為國家機密保護法所規定、第4 種為各機關一般公務機密。
(一)國家機密保護法規定有3 種：
1.絕對機密：凡具保密價值之文書於其洩漏後，足以使國家安全或利益遭受非常重大損害者。
2.極機密：凡具保密價值之文書於其洩漏後，足以使國家安全或利益遭受重大損害者。
3.機密：凡具保密價值之文書於其洩漏後，足以使國家安全或利益遭受損害者。
(二)一般公務機密：指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。一般公務機密文書列為「密」等級。
十、依公文處理時限而分：
(一)最速件公文：指特別緊急，限1 日（或半日）內辦畢之公文，使用紅色卷宗傳遞。
(二)速件公文：指須從速處理，限3 日內辦畢之公文，使用藍色卷宗傳遞。
(三)普通件公文：指一般例行案件，限6 日內辦畢之公文，使用白色卷宗傳遞。
(四)限期公文：指來文主旨段內或依其他規定，而訂有期限之公文。
(五)專案管制公文：指涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上，6 個月以下方可辦結之複雜案件，經申請為專案予以管制之公文。
十一、依公文之屬性及適用範圍而分：
(一)稿本：即草本、草稿或草底，為機關團體對外發文前所撰擬並依各機關核判程序發出所留下之公文草稿。
(二)正本：指收受文件之主體機關、團體或個人，其相對名詞為「副本」。
(三)副本：針對「正本」而言，即將公文之同一內容，照抄並送給與本案有間接性相關，或者必須瞭解本案情況之機關或人民。副本雖無拘束力，但機關在收到副本時，應視副本之內容作適當處理。
(四)抄本：公文正本發給受文者，其他相關機關或承辦單位如擬作為參考或留作查考時，可加發抄本，由於抄本不需用印處理，較為便捷，文書處理手冊特別規定，機關內部最好加發抄本，可節省用印手續。
(五)影本：公文承辦單位或其他相關機關除正、副本單位外，如需留作查考時，可將正、副本影印，以資便捷。
(六)譯本：外文之文件或報告、古代文件（如文言文），內容不易為一般人瞭解，得以本國現代通用文字予以翻譯，供作參閱之文件謂之，譯本不加蓋印信或章戳。
第四節公文撰寫之基本體認
一、基本認識
公文為處理公務溝通意見之重要工具，因係處理公務或溝通意見，故須注重效率，因此要讓對方迅速且容易看懂就行，同時其製作屬要式行為，要有它應具備之要件─行文之原因、依據、目的與立場。現行之公文，已不再重視文采，祇要合乎程式，內容合法、合理、合情，能讓大家會用且方便使用，脫俗雅潔即可，但仍應有下列基本認識，以求完備：
(一)行文之原因
撰擬公文是要告訴對方「人、事、時、地、物」的問題，因此不論是主動或被動行文，均應就全案加以審察，澈底洞悉全案之真相，才能確定行文之對象，及如何處理有關情節與事實，然後下筆，方能言之有物，動合機宜。
(二)行文之依據
行文要依據來文、或事實、或法令、或前案、或理論，且所持之依據必須真實而有效，絕不可虛構事實、或杜撰理論、或引據過時失效之法令，致使公文失其效用，甚至構成違法失職之行為。
(三)行文之目的
此為行文主旨所在。蓋公文是處理公務之行為，必須在文中有明確之意思表示，使對方能有明確之認識，始能發生公文之效力。
(四)行文之立場
撰擬公文時，必須斟酌本機關或本身所處之地位關係和職責權限之範圍，然後就事論事、依法、依理下筆。寫作時不亢不卑、不越權、不推諉、不卸責，保持本身應有之立場，使對上能得信任採納，對下能收預期之效果。
(五)行文之布局
撰擬公文，猶如撰寫文章，須層次清楚，段落分明，使人易於瞭解和接受。如有必要，應就綱目分別冠以數字，以清眉目。
二、基本態度
製作公文，旨在處理事情、解決問題、完成任務。所面對者，可能是長官、同事、部屬或人民，可能是上級、同級、下級機關或其他團體，在民主、平等的今天，於撰擬公文過程中，如何持事公正、認事客觀、用事謹嚴，並且設身處地，禮貌得體，才不失行文之旨。
(一)公正和平
過去撰擬公文，恆以模稜兩可、敷衍塞責、節外生枝為能事，此為公文之大忌，必須澈底革除。因此，在寫作公文時，態度要公正，心情要平和，正直負責，誠懇堅定，不作情緒化反應，不流於意氣用事，本諸「對事不對人」之原則，處處為雙方立場著想，才能免於偏激或武斷。
(二)立場穩妥
寫作公文，必須認清彼此關係，然後語氣乃不至於發生錯誤。
上行文，語氣宜謙遜恭謹；平行文，語氣宜不卑不亢；下行文，語氣宜不驕不縱。不論身為官員抑或人民，均應站在本身立場，為對方設想，相互尊重，使公文書中充滿愉悅溫馨之氣氛，斯為良好公文之表現。
三、基本要求
公文是對某一公務案件之陳述、分析及建議，應以「簡單」、「明瞭」、「達意」為主，不宜長篇大論，重複累贅，亦不必過分講求辭藻之修飾，以免形成官樣文章。因此，公文製作基本要求為公文程式條例第8 條規定：「公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。」
(一)簡：就是簡單明瞭、化繁為簡、整齊劃一其文字、用詞、句型、結構及程式，以求撰擬者及閱讀者均可節省時間及精力。
(二)淺：就是淺近易懂、用語通達、詞句曉暢，專門用語、艱澀文詞、累贅字詞和重複資料愈少愈好。
(三)明：就是明白清晰、文義清楚、條理分明，使收文者一看就知道發生何事？要如何去做？故儘量用主動句，不用無關的假設語。
(四)確：就是明確肯定、主旨明確、語氣肯定，故多使用直接句、肯定語氣，避免模稜兩可或偏差歪曲。
公文製作除上述法定基本要求外，行政院於104 年4 月28 日修正之文書處理手冊第16 點之（一）文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8 條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求為：
(一)正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差歪曲，切忌主觀、偏見。
緒言
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(二)清晰：文義清楚、肯定。
(三)簡明：用語簡練、詞句曉暢、分段確實、主題鮮明。
(四)迅速：自蒐集資料、整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。
(五)整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。
(六)一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。
(七)完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，並與相關單位溝通協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。
四、基本原則
公文製作可分為簽辦、會辦、撰稿及會銜。
(一)簽辦是指在撰稿之前，先就如何處理該案公文之擬議，簽請長官核示。
(二)會辦是會同其他機關或單位辦理該案公文，請其他機關或單位提供該案意見。
(三)撰稿是為寫作該案之實體文稿，經主管長官審核判行後據以繕發。
(四)會銜是指公文之辦理機關可能不只一個，因此將所有辦理機關列為發文機關，以同一案件來發文。
簽辦與會辦何者在先，視公文案情內容而定。處理某件公文，要不要與其他機關或單位會辦或會簽？究竟應會哪些機關或單位？事關機關或單位之權責劃分，承辦人員有時並不能完全瞭解，須由主管長官決定。
一般而言，公文製作並不一定要先簽辦然後撰稿（即所謂「先簽後稿」）。但對於有關政策性或重要人事等案件，須先簽辦後再撰稿；如案情特殊，文稿內容須另為說明；或須限時辦發不及先行請示之案件，以「簽稿併陳」方式陳判；其餘一般案情簡單，或例行承轉之案件則以「以稿代簽」方式陳判。如屬不須簽復之普通文件，則可簽請首長或經授權之各級主管核閱後存查，但如有必要，應先送會有關機關或單位後，再陳閱後存查。故公文製作，應把握下列基本原則：
(一)嚴謹之依據
對於該案之發生經過、原有文卷、演變及現況，必須審查詳盡，然後將有關文卷或資料檢附或摘錄主要內容，把握問題重心，依據有關法規、原理、原則、成例、習慣或主管之意旨，決定該案之處理辦法與措辭。如屬創舉，或事屬必行而無法規可資依據，或與現行法規牴觸時，須衡量事實，根據法理或主管意旨，簽擬具體意見或辦法，必要時亦可簽擬二案以上，剖析其利弊，陳請主管長官核裁。
(二)會辦決定之案件不得變更原決定公文經送有關機關或單位會簽或經商討決定之案件，簽擬時不得變更或遺漏原決定，或隱蔽原有意見。
(三)應力求簡、淺、明、確
公文製作應力求撰字端正清楚、語意肯定、內容清晰、完整、簡潔、具體，不可使用模稜空泛、游移不定之語句，或陳腐虛套、晦澀不明之文字；至地方俗語與公務無關者，均應避免。更不可僅簽擬「陳核」或「請示」等不負責任之字樣。簡單案件、寄發書刊，或一般聯繫查詢事項，宜儘量使用「書函」。
(四)須注意雙方之身分
應依行文系統，使用適當體裁。上行文應注意謙謹有度；平行文應注意卑亢合宜；下行文應注意詞婉義正。
(五)要把握時限處理
承辦人員擬辦案件，應視事情之輕重緩急，急要案件提前簽擬，普通案件亦應依照時限辦理，不得積壓。急要案件，如須調卷或徵求其他機關意見或會商決定，而不能立即簽辦者，可將原因先行函復。
(六)段落要條理分明
公文製作應採3 段活用式之結構，即正文內容各段意見，應截然劃分清楚，不得前後夾雜敘述。例如已在「說明」段中說明者，在「擬辦」段中，只須提出具體辦法或方案即可，不可再行重複說明。
(七)儘量使用語體文製作公文要留意所用文字應合乎時宜，儘量使用國人日常習用之語體文字，使一般人都能迅速正確理解。
(八)正確使用標點符號公文使用標點符號，能使句讀清楚，便於閱讀，免除誤解。
公文程式條例第8 條已有明定，惟有加具標點符號，才能使公文更臻明確易解。
(九)承轉公文不可層層套敘來文
引敘來文或法令條文，以扼要摘述足供參證為度，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。
(十)其他應注意之原則
1.寫作公文，應以ㄧ文ㄧ事為原則，來文如係ㄧ文數事者，得分為數文答覆。如果一文之受文者有數個機關而內容相同時，可僅辦一稿。數個機關之內容大同小異時，則可以同稿併敘，加註某處文字係對某機關所用，將不同之文字分別列出，以不同文號發出，其文號共11 碼（最後1 碼為A、B、C 或數字）。
2.對於相同或同類案件，須經常答覆者，可先撰擬定型稿或稱「例稿」，經主管長官核定後，請文書單位打印備用。以後每次簽復此類案件時，只要填寫幾個字，即可送判，充分簡化作業，並方便核判。
3.依分層負責或授權判行之公文，應書明「代判」字樣，或加蓋「代為決行」章。
4.對於彙總之公文，需要各單位提供資料或意見時，可先影印分送各單位簽復，並可事先製作統一格式及用紙，以免事後重新整理，耽擱時間及浪費人力、物力。
5.儘量利用副本代替已辦核轉案件之簽復，承辦人員也可視需要在稿上加列抄發承辦單位抄件，以便查考，或免除以後調卷之煩。
6.公文送判時，公文夾應標明承辦單位及送往單位，以加速公文傳遞。如屬最速件或限期案件，應在稿面上旁註「請於某日某時以前發出」，以促請有關人員加速處理，並把握時限。
7.下列公文可不必行文：
(1)例行准予備查事項。但法定必須報備者例外。
(2)可於會議、會報中商討決定，或已在機關公報、報刊發布，以及遞送例行表報等事項。
(3)非必要之公文副本。
(4)屬於聯繫、協調、商洽等事項，可使用電話或電子郵件代替行文。
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| ( 知識學習｜考試升學 ) |
