大型計畫管理-以紐約市環保局為例(上)

 文／姚詩豪

紐約市環保局負責管理整個大紐約地區的用水供應，污水處理，地下水管道以及包括水壩在內和水有關的公共設施。紐約是個人口超過800萬大都會，發展的歷史也相當早，可以想見不論是建設新的設施或是維護舊的設施，在數量和規模上都相當可觀。事實上，以管理的金額來看，紐約市環保局有可能是全球管理水方面最大的單一機構，每年都編列數十億美元的預算在各類專案。正因為他們面對的專案是既大且雜，因此急需要一套完善的專案管理流程來協助掌控進度，成本等狀況。我服務的公司同時具有環保工程與專案顧問的經驗，所以獲聘為紐約市環保局的專案管理顧問。

要針對如此大型組織進行專案管理的再造，不是一蹴可幾的事。整個改進計畫切分為三個階段，每個階段為期一年。分別是第一年的現況分析（診斷），第二年的改進規劃（處方），以及第三年的實際導入（治療）。截至2008年三月底，第二階段幾近完成，即將開始第三階段。

第一年主要針對整個組織現況分析。就像醫生診斷病人一樣。首先針對人員進行訪談，一方面瞭解目前管理的痛處（Pain Point）何在，同時深入既有的管理流程，試圖找出問題點。同時，也針對美國和英國類似的組織比對，進行標竿法（Benchmarking）分析。例如我們發現，幾個績效較佳城市的環保局，每個專案經理平均負責7-12個專案，而紐約市環保局每個專案經理管理的專案則超過20個。本階段所有的研究成果匯集成為一份研究報告，作為後續工作的基礎。

目前接近尾聲的第二階段，則是提出所有的改進建議，並替組織規劃一套新的專案管理流程。經過第一年的現況分析，我們的顧問團隊決定分為以下幾個方向進行改進：

1. 計畫控制（Program Controls）
2. 工程規範（Engineering Standards & Services）
3. 人力資源（Workforce Development）
4. 生命週期專案管理（Life-cycle Project Management）
5. 統籌與溝通（Governance & Communications）

計畫控制（Program Controls）這個小組的任務，就是為紐約環保局這部龐大的機器，建立一套儀控系統。缺乏計畫控制系統的組織，就像駕駛一架沒有任何儀表的飛機一樣，你不知道身在何處，也不知朝向哪裡，連有沒有油都不曉得。這個小組的成員，除了具備專案管理的專長之外，同時也對專案管理工具以及資料庫也必須有一定的瞭解。環保局下數以百計的專案，每個專案各有各的進度評估方式，這個小組將所有專案進度的評估方式統一，建立績效指標（KPI），使得從局長到專案經理所有階層的人，得以透過相同的基礎來得知專案進度。”專案進度達50%” 所代表的意義，不會因為不同的專案而有不同的定義。.....續..大型計劃管理(下)

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