email信件格式禮儀

一、   請在信件「主旨」就把話講完：

1.   看標題就知道寄信的目的：

2.   吸引對方在茫忙的信海中注意到你的郵件

3.  例：應徵信，開頭先註明來信者是誰、並直接指名應徵對方公司某項職位，表明自己的「來意」，最後的殺招是：「感謝您撥冗閱讀」

二、   視彼此交情，信件開頭調整稱謂與問候

1.   問候語的選定可視「親密度」來使用

2.  原則：直接稱對方的「最高職銜」並加上簡單問候語「您好」即可，例如：江校長您好、林老師您好。

3.  關係夠好、或是對方是平輩：開頭可改成「Hi」

4.  彼此已經非常熟了很親切的合作關係與交情：用「Hey！」

三、 寫信時不拖泥帶水，且明確分段，結尾再次提示目的

1.  開頭第一段請先講完重點

2.  盡量在三段內就講完所有的事

3.  參考推特的字數上限設計，每段盡量不要超過 140 個字

4. 「分段」明確：建議在每個段落前用「粗體」加上放大 2 個字級做成「小標題」，這樣協助讀者在看信時眼睛能夠短暫的休息，算是貼心舉動。

5. 結尾可以感謝對方撥冗閱讀，並再次提醒對方寄信的「目的」

四、 注意「表情符號」與「標點符號」的使用

1. 少用「表情符號」

2. 用「中文全形」標點符號：不要一下半形逗號、一下全形逗號，全形標點符號有助於閱讀的順暢感，字跟字之間的間距會相當平衡的分開

3. 強調內文重點，可以適當的用「紅色」或「暗橙色」標示出來：盡量維持兩種顏色

五、 附件別疏忽檔名跟壓縮

1. 請尊重閱讀者的時間：再次寄送的時候請寄得在同一份檔案名稱，加上新的「日期」或「修改版本」

2. 郵件的檔案夾帶上限，過大或過多的檔案記得要「壓縮」或「轉檔」

3. 很多份 jpg、png 圖檔，我建議直接轉成一份 PDF 檔

4.  改用線上「連結」的方式，或是先上傳到「雲端資料夾」在開啟共享，並在信中說明：「由於檔案眾多，方便的話請至線上閱覽，此為我的：作品集連結」貼心一點請把連結也縮網址，

六、 首次寄信一定要加上「簽名檔」

1. 「簽名檔」會加在郵件中的最下方，用意是留下必要聯絡資訊方便對方將來主動聯繫你

2. 姓名（中/英）、職稱、聯絡電話、分機、E-mail、甚至可以包含公司網站及 Logo

3.  社群很業務導向，希望對方未來能與用通訊軟體即時溝通，在簽名檔附上 FB、LINE ID社群很業務導向，希望對方未來能與用通訊軟體即時溝通，在簽名檔附上 FB、LINE ID

七、 善用 CC 和 BCC，回覆時也不能疏忽

1. CC 是「副本（Carbon Copy ）」的意思，在寄件時通常除了主要「收件人」外，與這封信有關的人

2. 回信時，看到對方有 CC 他的主管、同事，請記得務必選「回覆所有人」，這是基本的回信禮節

3.  BCC 則是「密件副本（Blind Carbon Copy）」：主要「收件人」不會知道你也將這封信也傳給了誰，可以確保其他人的郵件地址不外流，但又能通知主管「已跟對方聯繫了」。適合用在講座、研討會的「多人事前通知」上，避免把彼此不認識的人的郵件地址通通流出去了。

八、 發信前請一定要最終確認

1.    傳送」前建議再把信從頭到尾看一遍，除了檢查錯字外，也試著自己親口唸一遍，如果發現太冗長、或是唸得不順會吃螺絲，就請把拗口的地方刪減一下。

2.     尤其要注意「檔案附件」是否真的夾帶完成，最常疏忽的是忘記加上附件，卻在信件中說：「請參閱附件」之後還得重寄一封就尷尬了！

九、 結論：尊重閱讀者的時間

資料來源：Hahow好學校，2022-10-22 08:39

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