要安排一個15人出席的會議，是相當麻煩的事，尤其是要敲定幾個重要的大頭目可以出席會議的時間。 

要避免讓你自己陷入困境，請注意以下幾個應該避免發生的狀況： 

n   弄清楚那些人是召開這個會議最重要的角色。所有的會議都會牽連到一些關鍵人物，例如你的客戶，資深夥伴等。先查清楚哪些時間段對這些VIP人物是最方便出席會議的時間。

n   不要送出一份空白的出席請求。如果你提出的出席會議要求是：“您未來數周內什麼時間比較方便來出席會議？”這樣的出席請求是太模糊了。你應該直接指定幾個時間段，請對方直接選擇，或是請對方直接說出他方便出席的確切時間。

n   不要太早承諾確定的會議時間。你千萬不要在還沒有敲定好幾個關鍵人物可以一起出席前，就先告訴大家預備開會的時間。你絕對不希望發生如果其中的某位關鍵人物不能出席時，再通知你的老闆，給他帶來更多的麻煩。