「職能」主要用來描述在執行某項工作時所需具備的關鍵能力，目的為找出並確認哪些是導致工作上卓越績效所需的能力及行為表現，以協助組織或個人瞭解如何提升其工作績效。

依據Spencer & Spencer(1993)提出冰山模型(iceberg model)，認為職能是一連串能力的綜合，像一個巨大的冰山，包含水面下與水面上兩個部分：水面下為個人潛在基本特質，例如動機、特質、自我概念屬於較不易為人發現；而在水面上則為知識與技能，容易被人發現同時也是可以透過訓練與發展方式去獲得這些知識與技巧。

根據此模型，職能可以分為五類：

1.技能（skill）：執行有形或無形任務的能力。

2. 知識（knowledge）：指一個人在特定領域中的專業知識或資訊。

3. 動機（motive）：指一個人對某種事物持續的渴望，並付諸行動的念頭。

4. 特質（trait）：指身體的特性以及擁有對情境或訊息的持續反應。隨著特質理論的發展，學者R. B. Cattell（1950, 1965）提出主要論點，認為「特質」是相當持久的反應傾向，是人格的基本元素，是推論行為的心理結構和說明行為的規律性與一致性的基礎結構（鄭勝泰，2002）。

5. 自我概念（self-concept）：指一個人的態度、價值觀及對自我的認知。