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| 2013/10/23 17:40:58瀏覽2085｜回應0｜推薦2 | |
| 別小看電郵禮儀
【聯合報╱游美未】 自從網際網路大量使用在商業通信以後，電子郵件（Email）已經成了企業或機構間每天最重要的溝通工具，無論在公司內部或與外部通信，都使用電郵來提高溝通的效率，因此相關的電郵禮儀漸漸受到重視，管理者也要求在文書禮儀中予以規範。 有很多人在網路上傳遞各式訊息，但是大量的文字和圖片，往往塞爆收件人的信箱，更糟的是會讓病毒循著管道散播，造成中毒，癱瘓通信。因此我們在與一群人做資訊分享時，應將收件人名單列在「密件副本」上，收信名單呈現「匿名收件人」（Undisclosed-Recipient），既可防止病毒傳布，也尊重收件人的隱私。 對於一些經常寄文章圖片與你分享的陌生朋友，我們也可以主動要求對方停止寄送，措詞要有禮貌，達到減少垃圾信件的目的。電子郵件快速方便，不過使用時也要格外小心，書寫或操作不當，都會損害人際關係；有些人習慣以電話、簡訊或LINE聯絡，書信文字表達技巧不夠圓融，因此書寫時要以「同理心」考量對方的立場，或另以電話及面對面討論等方式做澄清，以免造成誤會。 除了信件主旨要清楚、內容應有頭有尾，該有的稱呼、署名不能少之外，以下列舉幾項電郵禮儀原則，供您參考。 1.說明事項較多時可採條列式，並使用項目符號如「1. 2. 3.」等逐項列出，方便閱讀與回覆。 2.電郵中需要特別強調的事項，宜以畫底線或清楚的編排方式，提醒收信者注意。 3.盡可能使用正面語詞，避免引起不悅，例如以「相信各位一定可以……」來代替「如果不能 ……」。 4.正式Email不使用情緒符號，例如 :) 或 :-< 5.未經證實的資訊有可能是網路謠言，除非自己先做求證，別輕易傳送此類垃圾郵件或網路連鎖信（chain letters）給別人…… 電郵寫作是一種禮儀的展現，更是一種態度的選擇，養成適切得體的溝通習慣，往往能為你帶來好人緣，許多主管、客戶、合作對象會「以信辨人」，Email就是一個人在電子互動時代的門面和妝容，千萬別小看這些細節的大影響啊。 ●本文作者為聯合報系「聯合學苑」職場寫作課程講師 全文網址: 別小看電郵禮儀 | 繽紛‧心情 | 閱讀藝文 | 聯合新聞網 http://udn.com/NEWS/READING/X4/8231065.shtml#ixzz2iXItKTCV Power By udn.com |
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