2011年5月號《經理人月刊》第78期 整理．撰文 / 郭子苓 編輯 / 齊立文

誠如英特爾（Intel）創辦人暨前總裁安迪．葛洛夫（Andy Grove）所言： 

「 你絕對無法避免開會，但是你可以讓會議變得更有效率。」

學會開一場有效率、有產出的會議，是所有企業都必須正視、必須實踐的功課，因為當你正為了無數場失敗會議，浪費時間和人力的同時，形同給了對手超越你的機會。

病徵1：沒人把開會當一回事。大家遲到、早退，在會議上最常做的事，就是在文件上塗鴉。
病徵2：開會開到天荒地老，實際的開會時間總是比預期多出兩倍。
病徵3：開會時，討論內容離題後就像潑出去的水，再也沒有回來過。
病徵4：開會後，決而不行的程度猶如船過水無痕，像沒開過會一樣。
病徵5：會議裡，大家都說了很多話，但說的都不是真話。
病徵6：總是忘了帶最重要的資料和數據進會議室，讓決策一延再延。
病徵7：會議的無聊程度一路走來，始終如一。大家重複犯同樣的錯誤，沒人想做任何改變。

上述「病徵」，你是否都有過「切身之痛」？根據《FastCompany》雜誌的調查，這是在一場失敗的會議裡，最常見的7個病徵；而且只要出現任何一個，會議可能就已經失去它應有的效用，甚至正一步步邁向死亡。

不令人意外的是，似乎所有上班族都領教過失敗會議的威力。根據最新的Google搜尋結果，輸入「Boring」和「Meeting」，你會得到超過2710萬筆、洋洋灑灑的申訴；輸入「無聊會議」和「不想開會」，也分別有1210萬筆和619筆的抱怨和怒吼。甚至，我們在針對本期封面故事尋找採訪對象時，「我們開會超無聊的！」「但我們開會很沒效率耶！」也幾乎是被徵詢對象在第一時間內最常給的反應，也難怪，《Fast Company》將他們的會議室取名為「Jail」（監獄），並標明「Just visiting」（不宜久留）。

50%的時間，浪費在無效會議上

會議這麼無聊、這麼討厭，上班族卻終究無法避免開會。根據全美第二大長途電話公司MCI（現為全球第二大電信商Verizon所購併）的調查，美國人一天共召開超過1100萬個會議、一個上班族平均一個月開61.8次會，而且其中竟有超過50%的時間被浪費掉的。這個數字相當於每個禮拜，企業或個人必須浪費掉一整個工作天在無效的會議上；若以會議成本公式（與會者人數 x 會議時間 x 個人時薪）計算，被浪費掉的金錢和資源龐大到難以計量。

如果說會議是必要之惡，那麼我們能做的，就是改變會議，透過目的、議程和進行方法的調整，讓會議起死回生、變得有成效，不再是企業與上班族的心頭之患。

為了落實自己的理念，葛洛夫在英特爾致力於推動會議改革，並曾親自為所有新進員工上「效率會議課」，從內部推動改變，也讓「效率會議」成為英特爾最為人熟知的企業文化之一。

學會如何開會，啟動企業改革開端

日產汽車（Nissan Motor）在執行長卡洛斯．高恩（Carlos Ghson）的帶領下，為日產締造高達60億日圓的效益（省下的開支 + 增加的營收），成功拯救連續虧損7年、26年來地位不斷下滑的日產。

這段被日本媒體譽為「高恩魔法」（Ghson Magic）的反敗為勝故事，有部分原因便可歸功於高恩對於日產會議方法所推動的革新。「會議，就是企業改革的開端。」

日本黛安芬前社長吉越浩一郎認為，學會開有效率、有產出的會議，是所有企業都必須正視、必須實踐的功課，因為當你正為了無數場失敗會議，浪費時間和人力的同時，形同給了對手超越你的機會。

所以，要學著開一場好會，你可以不必是一家成功的企業；但是，要成為一家成功的企業，你不能不學會如何開會。

高效率會議4步驟

Step1. 確認開會目的
以明確的目的決定會議形式，讓與會者有備而來。

Step2. 慎選出席者
控管出席者的質與量，讓會議快又有效。

Step3. 確定開會形式
選對開會方法，才能對症下藥、解決問題。

Step4. 完美結束會議
確實記錄會議內容，利於追蹤檢討。

各種開會手法的重點整理：

1. 站立會議：準時開始，時間越早越好，在紀錄團隊工作狀況的白板開會，人數不要超過 10 人，時間勿超過 15 分鐘，不要在會中處理問題，不要在會中作筆記。

2. 禁帶電子產品：不要讓與會者分心在看筆電、手機、上網。

3. 時間限制：碼錶計時，強迫事前準備充分，縮短議程，一定要有結論。

4. 主管離場：多利用紙筆白板，保密原則，設定時限，主持人維持中立，不得使用職權，決議後不得異議。

5. 視覺會議：事先溝通，準備圖像範本，確認足夠的空白面積，構圖不用精美，流程圖讓大家隨時看見，善用海報、便利貼。

6. 世界咖啡館：圓桌比方桌好，桌與桌距離別太近，桌長提醒規則，準備聆聽棒。

7. 開放空間科技：自由決定出席，發生就發生，何時開始都對，結束就結束。

8. 動腦會議：事前每人獨力激盪，所有人都必須發言，創意接龍，禁止批評，不管品質只求量大，不要設限想像力。

9. 環境引導：準備飲食和調好溫度，放一點音樂，偶爾走動或互換位置。

10. 創新激盪：可邀請公司以外人員，題目與每個人相關，只要界定題目範圍，不能隨意指派版主。

11. 午餐會議：用餐中後段再切入主題，由主辦人先負擔後拆帳，不要讓食物成為重點，勿自行提早用餐，避免抄筆記拿資料。

12. 移地會議：提供多個時間與場地的選擇，確保交通狀況和準時，確認場地環境，不要安排過多課程，會後追蹤，避開週末或假日。

【動腦會議】集合眾人智慧，搭乘別人創意的便車

知名廣告人艾力克斯．歐斯本（Alex Osborn，廣告公司BBDO創辦人之一）在1950年代提出「腦力激盪」（brainstorming）這個激發構想的方法時，附帶提出了4個基本原則，目的在於確保與會者的創造力，都能不受抑制地暢流：

1. 禁止針對提出的點子或想法，當場進行評量和非議：構想當然有好有壞，所以歐斯本建議將動腦會議劃分成兩階段，前段請眾人「暫緩批評」，先求產出最大量的構想，後段再針對構想的優劣進行權衡。

2. 鼓勵自由奔放、瘋狂古怪的構想：批評別人的想法很容易，但這麼做形同在人的頭腦裡釘上條條框框，局限了想像空間。

3. 目標在於追求構想的「數量」、而非「品質」：該批評的不是別人的想法「質不好」，而是你提出的想法「量不夠多」。

4. 針對提出的構想，找尋新的組合或改善：腦力激盪是「偷取別人想法的最佳時機」，可以拓展想像空間。不過，在腦力激盪輪流發言的情境中，由於人們不是一有靈感就能立刻說出來，囿於記憶短暫，反而未必能暢所欲言。對此，學者建議，只要做一些小改變，就能大為提升效率：

a. 開會前，安排15～20分鐘，讓成員個別進行腦力激盪。

b. 開會時，不要只是輪流發言，而要相互討論，補強別人的構想。

c. 腦力寫作（brainwriting）：讓所有人在紙上寫下（或畫出）自己的想法，完成後將紙放在桌子中央，再拿起別人寫過的紙，設法就其上的想法進行補充或聯想，展開一場構想的「接龍」。

DOs

1. 釐清會議主題，並請出席者於「會前」花15～20分鐘「獨自」進行腦力激盪。

2. 所有與會成員都要參與發言及討論。

3. 展開創意接龍，針對每個人提出的構想，找尋新的組合或改善。

DON'Ts

1.  禁止針對提出的點子或想法，當場進行評量和非議。

2. 先不問品質，先求得到最大量的點子及構想。

3. 不要局限與會者的想像力，點子無論多瘋狂，都值得鼓勵。