以往使用PowerAutomate Desktop每天自動爬取網頁跟在SharePoints上刷新PurchaseOrder。
這次大工程就要切換到Automate雲端版，連帶整合應用Microsoft Forms、Microsoft Lists、
Word 模板、Approval Flow、PDF、OneDrive、Outlook、Teams...等，
來構建一個完整的自動化工作流程，從資料收集到文件生成、審核，甚至文件的自動轉換為 PDF，
都能一次搞定。

模塊功能對應的軟體:
1. 資料收集：Microsoft Forms 與 Microsoft Lists 的結合
2. 簽核流程：Approval Flow 的應用
3. 自動生成文件：結合 Word 模板
4. 文件轉換：將 Word 轉換為 PDF
5. 自動化通知與結果處理：Outlook發信給申請者通知審批結果，通過則附上"已核准"PDF檔案

1. 資料收集：
首先利用 Microsoft Forms 來收集申請者輸入資料，每當有回應提交時，利用
Power Automate將這些回應自動存儲到 Microsoft Lists，確保所有的資料有序存檔，
便於後續管理。

2. 簽核流程：
當資料被儲存在 Microsoft Lists 後，接下來是啟動 Approval Flow。依照職位階級設定
簽核優先順序，簽核者可以通過Outlook/Teams進行批准或拒絕，簽核畫面會自動將附件
製作一個縮圖，讓簽核者可點擊放大縮圖或者直接開啟附件，整個過程簡單高效。

3&4. 自動生成文件並轉換為PDF：
提高了文件的可讀性，便於發送和存檔。

5. 自動化通知與結果處理：
根據審核結果，Power Automate 還可以自動通知申請人並執行後續處理。批准的申請會
自動更新狀態，並發送通知及核准申請單給申請人，而拒絕的申請也會自動附上拒絕原因。

結論：
通過將 Power Automate、Microsoft Forms、Microsoft Lists、Word 模板 
和 Approval Flow結合，我們能夠構建一個高度自動化的工作流程，從資料收集、審核、
文件生成到通知的每一步都能高效運行，節省大量時間並減少人工錯誤。

以上節省了許多紙本送簽核時間，不僅方便追蹤簽核進度，同時也系統性地記錄每位申請者及
簽核者的回饋，之後發生問題便於釐清也有顧慮到內控稽核。


截圖：
Automate 雲端版流程

核准流程

"已核准" 申請單