從柯文哲的便簽說起

        前台北市長柯文哲牽涉京華城容積率案，有媒體報導：檢方查扣都發局2020年4月的一份便簽，給時任副市長彭振聲，柯P在便簽上簽名寫下：「TO彭副：他們的結論是什麼？原則很簡單，公務員不坐牢。」（註一）本文不討論柯的案子，但對媒體所提「便簽」乙詞，本人身為公文達人，有釐清之必要。

        所謂「便簽」，顧名思義就是簡便的「簽」。依《文書處理手冊》解釋：「簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。」實務上，簽採主旨、說明、擬辦三段。但有些簡單的案件，不用三段式，而逕用文字敘述，不分段或採條列式，即俗稱為「便簽」，但亦有誤稱其為「便箋」者。按所謂「便箋」，即為簡便的箋函。箋函分為前文、正文、後文三部分，前文包含稱謂、提稱語、啟事敬辭、開頭應酬語等；後文包含結尾應酬語、結尾敬辭、問候語、署名敬禮、月日、補述等，體例頗為複雜。若是一般事務則可使用「便箋」，僅稱謂、提稱語、正文、問候語、署名敬禮、月日等，旨在求其簡單而便捷，猶如便條一般。

        許多人對文書作業不甚明瞭，以為柯前市長使用「便利貼」書寫，望文生義稱為「便簽」，其正確名稱為「手諭」。依《文書處理手冊》解釋：「手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。」俗稱為「下條子」。以往長官常用口頭指示，惟出事時，有些長官以「口說無憑」撇清責任，讓下屬背黑鍋。為保障公務員權益，《公務人員保障法》第17條規定，遇有長官以書面署名下達命令時，所屬人員即應服從；其因此所生之責任，應由該管長官負責；但其命令有違刑事法律者，所屬人員無服從義務。此外，長官非以書面署名下達命令者，所屬人員得請求其以書面署名為之，該管長官拒絕時，視為撤回其命令。所以，不管是長官主動下條子，或是被動應下屬請求而以書面署名交辦，都稱為「手諭」。此種公文在公部門屢見不鮮，只是外界不知其名，而稱之為「便簽」（註二）。 

        箋，音「ㄐㄧㄢ」；簽，音「ㄑㄧㄢ」，音近義異。箋又稱「書牘」，作為私人書信往來，「便箋」就是簡便的箋函，用以上對下或平行間的便條。「便簽」就是簡便的簽，向長官簽報簡單案情的公文。「便簽」與「便箋」音近形似，惟性質截然不同，很容易混淆（註三）。至於媒體所提：「檢方查扣都發局2020年4月的一份便簽」，該「便簽」正確說法，應是柯前市長的「手諭」。

註一：參見2024.9.4.壹新聞

註二：參閱【手諭】乙文。

註三：參閱【便箋及便簽】乙文。

柯前市長給前副市長彭振聲的「便簽」，該便簽正確的名稱，應是柯前市長的「手諭」。（註：照片翻拍自網路新聞）

簽採主旨、說明、擬辦三段，俗稱為大簽。但有些簡單的案件，不用三段式，而逕用文字敘述，不分段或採條列式，即俗稱為「便簽」。（註：翻拍自國家文官學院《公文寫作及習作》乙書第64頁）

「便箋」就是簡便的箋函，用以上對下或平行間的便條。（註：翻拍自行政院《文書處理手冊》99年版乙書第5頁）

此為書上的便利貼。有些長官好用此種貼紙，下達指示，常被外界誤以為「便簽」，其正確名稱為「手諭」或「手令」。

行政院《文書處理手冊》104年版，將「便箋」誤植為「便簽」。其實，「便簽」與「便箋」音近形似，惟性質截然不同，很容易混淆。（註：翻拍自行政院《文書處理手冊》104年版乙書第5頁）