在台灣，喜歡英文寫作是少數民族。我們不是從小就寫英文，突然在高中、大學階段，要學會制式、嚴謹的學術寫作技巧，對許多人是很挫敗的經驗。但你知道嗎? 商務寫作與你在校學的寫作有很大的不同:

1. 字數。大學程度的寫作測驗沒寫到600個字以上，表示語言能力不足。但工作上，多數的英文email在200字以內，大家都忙，沒人想花時間寫與看贅述的東西。(所以，你的英文自傳、簡歷、求職信內容要...?)

2. 用字。學術寫作要求字多、有變化。相反的，商務寫作多用俗字、常用字、簡寫或縮寫，因為要讓對方易讀、易懂。

3. 文法。學術或考試寫作也注重語法規則，而商務email只遵循幾個原則，有以下的特色:

• 時態多以簡單現在式或過去式為主，幾乎用不到過去或未來完成式。

• 以單句居多，很少用到複雜句型，例如，形容詞子句。

• 句子之間也少用”However,” “In addition,” “therefore”等連接詞。

• 少用修飾語，例如，”I’m terribly sorry.”與”I’m sorry.”沒什麼差別。

另外，通用或慣用語更勝於文法，例如下面劃線部份:

• Attached please find your requested report.

• As requested, please find our Q2 sales results in the attachment.

• Per your request, I am attaching our Q2 sales results.

• Re your proposal, we received it this morning.

• Please see the following:

• I was hoping we could meet again some time next week.

很擔心自己的文法? 參考歐洲人或中、南美洲人寫的email，你也許可以釋懷些。

4. 寫法。學術寫作反對使用口語或俚語，但對內或熟客間的書信往來，非正式用語反而是主流，這類寫法通常省略主詞、be動詞，以及助動詞(do, have, will)，例如:

• Think you need to go now to catch your flight.

• Looking forward to hearing from you.

• Coming or not?

• Get my text message?

• Fair enough?

• Looks great to me.

上面這幾個差異點是說明，你可以短時間內掌握英文商務寫作技巧，它有固定的內容、句型和用字，只要多練習、多模仿，自然容易上手。

尤其是準備進職場的畢業生或實習生，及早加強英文email寫作能力，因為大家都很弱，只要你會，主動協助主管收發email，給別人的第一印象就更好。有興趣的人，將下面的內容改寫成英文，再寄給我批改(editor@EnglishLab.tw)。改完後，寄還給你。

_________ (如何稱呼對方--Mr. Argo)

謝謝你7月13日的電子郵件。

很遺憾，你無法參加(attend)我們8月份的講座(workshop)。我們正計劃9月11日的另一場講座，希望你能參加。如你要求，我附上一份我們今後的講座時間表(future planned schedules)。

如果你需要更多的訊息，再與我聯繫。

期待收到你的回覆。

__________ (信尾問候)

__________ (你的英文名字)