構思並非要你訂出一個詳細的寫作計畫，但寫email前，起碼要知道：

1. 誰是你的讀者（擺在「收件者」欄位)，誰需要被告知，但不需要回信（擺在「副本」或「密件副本」欄位 ）。

2. 寫信的目的(擺在「主旨」欄位)？

3. 內容包括哪幾個要點。

這三點息息相關，誰是主要的讀者，自然就帶出email的目的，而目的決定內容要點。我們舉個例子說明如何在構思階段確定這三點：

譬如，老闆要你寫一份開會通知 (寫作目的) 給部門主管 (主要的讀者)，想像你正面對面告訴對方這個訊息，這個人可能會問…

• 開會的目的？
• 開會時間、地點、議程？
• 誰將出席？
• 如果我要出席的話，我需要準備什麼？

這些問題就變成這封內容的主軸:

Dear Department Heads,

We will hold our monthly meeting at 11:00 a.m. on Friday, July 16, in room #610.  (目的: 通知開會時間、地點)

Allen from finance will report the sales of last quarter, and  Susan, our contract consultant, will propose to us the office remodeling plan.(內容要點1: 開會議程) I am sure her proposal will be interesting to you. (要點1補充) Please also be prepared to give an update on your current projects. (內容要點2: 出席者需要準備什麼)

If you cannot attend the meeting, be sure you have someone deliver the report for you.  (最後提醒)

Cindy,

由上面的email看得出來，當你做完「構思」這個動作，你同時也完成整個email的內容大綱，也可以將其他欄位填寫出來:

To: <部門主管>

CC或 BCC: <老闆>

Re: July Meeting

不要忽略構思這個步驟，它可以幫你在一封看似簡單的電子郵件上，精簡內容、節省時間，而且讓你的英文看起來很專業。