詹錦宏、張清添台塑關係企業


台塑企業的管帳結算作業，原已從1990年的每個月10日結算出上月財政報表，前進到2000年元月的每月4日，但對赓續尋求經營公道化的台塑企業團體董事長王永慶而言，「一日結算」才是長期以來要求的方針。

一日結算作業看似輕易，但需要全部企業員工的努力與合營。台塑關係企業的財政管帳作業，秉持其創業人尋求公道化的精神，一方面斟酌團體內各企業的特征及運作的效力，另一方面斟酌內部控制及資金MIS外包經管的效力，成長出一套怪異的組織軌制。由於一日結算的使命，包孕台塑集團旗下各公司，並橫跨營業、生產、資材、採購、電腦、管帳、財政等各領域，因此由總經管處負責統籌此項專案。

MIS外包辦理電腦化

確實掌握本錢與效益

管理電腦化，是台塑關係企業經營成功的主要東西，也是一日結算功課的先決前提。

所謂管理電腦化，是將台塑的營業辦理、生產治理、資材MIS外包治理、工程經管、人事治理、財政MIS外包管理等六大經營MIS外包辦理性能，全盤計劃，並周全納入實行，使各項經管事務間構成一個整體聯系關系，發揮辦理的最大功效。

台塑企業管理電腦化的計劃原則以下：

1.各類MIS外包管理軌制全盤計劃、使各項辦理制度環環相扣。2.所有資料悉數就原一次輸入、多條理傳輸運用。3.資料就源勾稽管束、就源確保准確性。4.盡可能減少人工動作-簡化、省力化、機械化，提高效力及准確性。5.DCS( Distributed Control System)及MIS(management Information System)MIS外包系統的貫穿連接。6. 充裕運用異常經管的原則-會措辭的報表。7.OA(Office Automation)與MIS 系統的貫穿連接。8.操縱網際網路及衛星通信系統，與上下游企業或消費者保持。

為告竣一日結算作業，專案小組再次從頭檢討各項功課流程，起首由接管客戶訂單起頭，營業治理性能包羅目的治理、授信辦理、售價管理、受訂管理、走運MIS外包管理、應收帳款辦理等項。

營業目標經管的目標，在確保產品既有市場，最主要的是要深切瞭解客戶，每個月由電腦列印「營業動態MIS外包管理表」，供營業MIS外包人員把握客戶動態。

每半個月由電腦主動擷取各客戶的現實訂購量，凡低於目的量的管制基準者，即由電腦依客戶別主動列印「受訂差別回響反映單」，供應營業主管研判異常及採取有用的辦法，以順利殺青目的。

受訂階段，將定單內容輸入電腦或由網路下單，電腦則進行客戶授信限額、售價、票期、接單期限、可發賣量等項目進行查核。如有受訂或授信異常，電腦則列印「受訂異常回響反映單」或「超授信回響反映單」供營業人員處置懲罰。

若查核正常，即接管該筆定單，並據以做為生產安排、答交、走運MIS外包治理功課的依據。電腦逐日查對定單的預繳日，若該定單已逾預繳日但未生產或未繳庫了案，即自動以一客戶一單的體式格局別離列印「過期未繳反映單」交產銷人員作恰當處置懲罰。

成品繳庫後，電腦依訂單的預定交貨日期列印「走運單」及「發票」，並自動扣減成品庫存，轉財務系統立應收帳款，並依走運內容較量爭論運費。

同時每個月初由電腦收拾整頓出「對帳單」，並主動傳真客戶對帳及管理付款，貨款單據過期未收時，即由電腦依客戶別列印「應收未收票反映單」，交營業MIS外包部分查明逾期原因及處置懲罰對策，呈核後追蹤至了案為止。

當原料庫存耗用降至請購點時，電腦主動產生請購資料，傳送採購系統詢價。於詢價截止往後二日管理開標，依報價金額凹凸列印「比價表」及「採購記實表」，交由採購進行議價後決購。

若廠商過期未交貨，電腦列印「催交單」交採購人員催交，交貨後收料磨練及格將發票送管帳辦理付款，電腦查核付款金額是否准確，正確者即透過財務出納MIS外包系統將貨款匯入廠商之銀行帳戶，金額異常者，即出表處理。在發料方面，實行設計性領料，逐日由電腦將現場輸入之領料資料傳送資材料庫憑以列印「發料單」，料庫人員備料後送貨到廠。

應用電腦化治理，不光可以准確較量爭論生產效力嘉獎，確保每位員工薪資計算的准確性，亦可即時將彙總的人事費用傳送管帳，進行電腦功課，另外，直接將薪資存入小我帳號，亦可免去提運現金層層轉交的風險。

如斯各項管理功課，除發揮其各自性能，並將各項資料自動傳輸至財務辦理系統，進行本錢較量爭論及編製各項經營經管報表，而不必假手管帳再行輸入。

至於本錢較量爭論所需的資料，生產量是由生產管理的繳庫作業獲得，原副料用量，係按繳庫量依標準單元用量自動換算，人工本錢係由人事治理的薪資作業擷取，製造費用中的領用材料，由資材作業擷取，月底結算時，電腦先利用各項資料的相互關聯性查核，即較量爭論出當期生產制品本錢。

電腦根據各產品、各部分現實本錢、費用資料，與原所設定的目標值比較，編製成各種經營報表，所以管帳結算應可於翌月一日完成。

換言之，翌月1日電腦即完成會計結算，即表示各項經管功課均可正常運作，各部分的MIS外包經管也達於公道境地，管帳結算編製的各類經營報表，也必能忠厚准確表達公司的經營狀況。

經營合理化

須有用防錯及時修正

每每企業經營強調知彼，其實「良知」更主要，這有賴能真實反應公司經營現況、協助經營者准確決議計劃的財政報表。一日結算即是要滿足反映企業經營現況的要求。

王永慶認為，會計結算作業時間的長短，可以做為一個企業管理軌制是不是上軌道的指標，辦理軌制健全的公司，每月損益結算，應當可以在翌月一日完成，因為公司逐日發生的資料，應該實時輸入電腦，並由電腦做到環環相扣，減少人工處置懲罰及異常的産生，是以，一日結算應當是經營合理化的必定功效。

沒法做到一日結算，一定是有些功課不公道，只要能將功課公道化、電腦化，一日結算應當是可以殺青的目標。

總經管處與各單元檢討後，發現要到達一日結算功課的目標，有許多課題必需先加以降服，辦理軌制改良方面，包括：

1.將部門批次功課改為實時連線功課，提高作業處置懲罰效率。

2.檢討資料輸入功課流程，力圖就源輸入，消弭反複輸入。並利用電腦進行考核，避免輸入毛病。

3.製程電腦與MIS功課連結，功課處置環環相扣。

4.將預會計結算有關的功課與非有關的功課分開處理，以爭奪結算時效。

5.結算截止時候正常化，以月底日24時為基準，充裕應用深夜電腦時間，以減輕白晝電腦運算時間，增強功課處置速度。

在電腦程式改善上，則有：

1.確立索引體式格局，增添處置速度。

2.充分應用條碼等對象，簡化輸入功課。

3.異動處置懲罰資料，以即時或晚上日報功課處置。

4.將功課細分以利電腦分散處置懲罰。在硬體方面，總MIS外包治理處並同時更新電腦裝備，以提高電腦處置懲罰速度。

另外，資料處置務必及時與准確，專案小組更制定了幾項起勁的方向：

資料實時輸入：以往廠區夜班生產線，在現場作業完成後，即將資料彙總至廠務課等日班之廠務人員上班後，再進行資料輸入處置功課，導致資料沒法及時輸入。為了能一日結算，專案小組則建議將生產現場相幹之資料輸入，由工頭在工作完成後，實時輸入。

削減人工作業：資料的反複輸入，不僅是造成資料毛病的首要原因之一，也增加了很多不必要的人力浪費。

專案小組也針對材料收發、領取與繳庫功課，進行公道化功課，凡是可以由電腦自行轉檔或較量爭論的輸入功課，完全交由電腦轉檔及計算，不但削減人工作業，更提高了資料的准確性。

加強異常管理：在平常作業盡可能委由電腦處置後，人員工作的重點即在加強異常治理，針對異常現象進行對策與改良，並力行公道化。輕易產生毛病的異常功課項目，盡量改由電腦主動查核，以避免影響結算的准確性。

針對上述的改善案，專案小組使用品質管理中的要因剖析圖觀念，將其以魚骨圖體式格局表示，使用魚骨圖，可以清晰看出要改良的要因及內容。

經由上述的改良進程，台塑關係企業自2000年5月起管帳結算作業，從每個月2日（台塑、台化）及3日（南亞）的時程，改良到每個月1日，達到所謂一日結算的方針。

（作者是長庚大學企業辦理學研究所所長、台塑關係企業總司理室特別助理）




【2006-11-05/經濟日報/C2版/企業大學】