做事俐落的人會做不急的事，做事拖拉的人總是以緊急的事優先

你手邊有許多他人交辦的工作、還沒進行的工作，以及自己想做的工作。讓我們想想：這些事情該怎麼排出輕重緩急的順序呢？

我想各位都聽過一個方法，按照工作的重要性與急迫性分成四個象限，把工作分為以下四類：

一、重要而緊急的工作　　　二、重要但不緊急的工作

三、不重要但緊急的工作　　四、不重要也不緊急的工作

區分「緊不緊急」並沒有想像中困難。因為每個人都知道，緊急與否取決於是否有期限，或者對後續工作的影響程度。

重點在於如何區分「重不重要」。

每個人區分的方式都不同，而我重視的是對未來的影響。也就是說，我認為對未來有正面影響的工作就是「重要的工作」，做了對未來也沒什麼影響的工作，或者只會影響現在的工作，就是「不重要的工作」。

假設你已經把手邊的工作分成前面所說的四個類別，應該從哪一類開始做？

優先度最高的是「重要且緊急的工作」，我想大家應該沒有異議吧。既然這件事情又重要又急迫，那麼不做不行。但其實這種工作很少出現。

第二優先的是什麼？從這裡就能分辨出「做事俐落的人」與「做事拖拉的人」。

「重要但不緊急迫的工作」，排在「不重要但緊急迫的工作」之前。自從我開始注意這點之後，工作不但更順手，處理速度也加快了不少。

「不重要但緊急的工作」其實不少，我想大部份都是上司、客戶，或者其他地位高於你的人所交辦的工作。

這種工作總是接二連三，就像打球一樣，去了又來，來了又去。如果你只知道做這些事情，而且樂在其中，就不可能去處理「重要但不緊急的工作」，對未來也毫無助益。既然對未來毫無助益，無論做多少，都不可能學會新技能。

請務必保留時間給「重要但不緊急的工作」。方法就是「預留時段」。例如，事先決定下午一點到三點是「重要但不緊急的工作」的專屬時段。如果不這麼做，時間就會被其他不重要的工作搶走。如果懂得保留時間給「重要但不緊急的工作」，未來才能有光明可言。

人生只有一次。用自己的腦袋思考、以自己的方法做自己選擇的事情，這樣的人生不是更有意義嗎？

◆　做事俐落的人，重視「重要但不緊急的工作」！

做事俐落的人靠說明書，做事拖拉的人靠經驗

有些工作三天兩頭就會做一次，有些工作可能只有每年特定時期才會做，如果能準備好「說明書」與「檢核表」之類的資料，並妥善運用，工作速度就能更快、做得更正確，出的錯也更少。

「說明書」主要寫明工作的順序。有了它，做事就能毫不遲疑、進展順利。

「檢核表」則是在工作完成前，用來檢查工作內容，確認有沒有錯誤或遺漏。

你也可以將說明書與檢查表結合在一起，也就是按工作順序設計的檢核表。

剛開始製作說明書或檢核表的時候真的非常麻煩，很容易讓人覺得：「反正每年也就做一次，今年做得好，明年一定也做得好。」不過完全不是這麼一回事。只要做好這兩份資料，就可以用上大半輩子（當然，維護修改還是需要的），所以請務必製作完成。尤其是一年只做一次的事情，要完全靠記憶回想起執行順序，可說是難如登天；不過只要有說明書與檢核表，自然就不需要靠「回想」了。這麼一來，既能馬上動手，又不需要煩惱順序前後，做起事來自然快又順。

接下來為大家具體說明一下做法，先從說明書開始。

首先，在進行某項工作前，請打開Excel檔案（當然也可以用手寫）；接著一邊處理，一邊將順序詳細記錄下來。

至於寫法，只要看得懂就行了。內容不用太過詳盡，不過要能讓別人看得懂、讓後來看到的人能跟著照做就行了。

接著是檢核表。同樣先打開Excel檔案，每個步驟做完的時候就列出檢查項目。這些列舉項目必須是「工作正確結束的條件」，例如「○○與△△的數字一致」。而每一項都要加上可以打勾的方塊「□」。

說明書與檢核表不僅在自己的工作中可以派上用場，交接時也非常有用。

「交接」的結果常常會受到交接者的理解程度影響，使得工作很難一次就交接完成，所以才要先做說明書與檢核表，需要時就能派得上用場。

有一位稅務士前輩Y先生，他非常懂得運用說明書與檢核表。Y先生將大量工作委外發包，而接案者只要利用Y先生製作的說明書與檢核表，就能順利進行工作，拿出好成果。

如果不用說明書與檢核表，每次都靠直覺與記憶做事，那麼就要常常花時間回想相關細節，卻很可能搞錯或遺漏，事情自然做不好，結果又要花更多時間。這就成了典型的「做事拖拉的人」。

製作說明書和檢核表是一件有點麻煩的事，但請務必把它們做好，並實際運用，成為「做事俐落的人」。

◆　做事俐落的人，連未來的效率都很在乎！

（本文轉載自 究竟出版社《做事俐落的人，做事拖拉的人：微調