電腦檔案存放在硬碟，如果只有一份，未作其它備存(Backup)，則當該檔案損毀，就無法回復。檔案會發生損毀，可能是不小心修改到、不小心刪除、硬碟故障(Hard disk crash)、電腦故障、電腦病毒(Computer virus)作怪等等因素。如今各行各業高度依賴電腦，檔案若發生損毀，損失將是無法估計的，故備存必須被重視。

  備存的檔案，可存放在同一個硬碟，也可存放到其它硬碟、外接硬碟、行動碟或光碟等。本文擬介紹無碟的備存，也就是將檔案備存到遠端(Remote)的電子信箱(E-mail)，好處是不用準備儲存媒體，線上就可完成備存，要回存也很容易，也不用擔心備存的媒體故障或遺失。

  考慮到上網的頻寬和電子信箱的容量，備存的檔案應利用壓縮軟體進行壓縮，例如可利用WinRAR。以2010這個子目錄而言，大小是1.33 MB，內含57個Word檔案，用WinRAR壓縮後的2010.rar是255KB；以2009這個子目錄而言，大小是2.89 MB，內含103個Word檔案，壓縮後的2009.rar是700KB；以temp這個子目錄而言，大小是617KB，內含28個Word檔案，壓縮後的temp.rar是99KB。由此可見得，壓縮可使檔案大大地縮小。

  由於檔案在網際網路傳輸，資訊可能會被竊取，因此可使用加密的方式。使用WinRAR壓縮檔案，若欲加設密碼，在「壓縮檔名稱及參數」畫面，可選「進階設定」功能項，選「設定密碼」按鈕；在「加密碼的壓縮檔」畫面，輸入密碼， 再確認密碼，按「確定」鈕；回到前一個畫面，再按「確定」鈕，即可為壓縮檔加上密碼。

  以Hinet的E-mail為例，夾帶附檔的大小限制為50 MB以下，不知此是否即是信箱的容量？上傳應注意的事項有三：(1)一次最多5個檔案。(2)附加檔案名稱若相同，將無法重複上傳。(3)若再次修改之前上傳的附加檔案內容，為了節省容量，應先移除後，再重新上傳。

ADSL網路上傳慢，下載快。筆者是使用費率最低的那一等級，同時將255KB的2010.rar、700KB的2009.rar和99KB的temp.rar三個檔案一起上傳至E-mail，所花的時間並不久，下載回存到硬碟所花時間更短。

  只要是電腦使用者，一定會有E-mail，甚至是擁有多個，這些E-mail何不拿來備存檔案呢？好處是您不必購買和使用其它儲存媒體，檔案要上傳和下載都很方便。如果您怕被竊取，壓縮時可加密碼；如果連這樣都還怕的話，那就買個碟(外接硬碟、行動碟)或燒成光碟來備存吧！總而言之，為避免電腦檔案的損毀，資料的備存是非做不可的。