英特爾「效率開會」

會議室中，總經理正在熱烈的陳述想法，突然一位中階主管舉手說：「總經理，你的發言時間剩下一分鐘，請把握時間。」這不是哪位不怕死的主管大膽犯上，而是英特爾（Intel）開會效率的表現。 

會議角色：不同職務，各負任務 

會議效率不佳，幾乎是所有工作者心中的痛，有關開會的基本原則，在此次《經理人月刊》問卷調查中也名列前茅。橫跨不同時區的英特爾各國分公司，不可能時常有面對面的溝通機會。常常只能透過電話開會，又必須在有限的時間內得到結論的狀況下，讓英特爾的員工都練就一身效率開會的基本功。 

在英特爾，不管大小會議，參加的同仁都會先收到會議流程，清楚了解討論事項，準備充分後才開會。會議過程也有一套特殊紀律，加速開會效率。 

大型會議開始之前，不分職位高低，由與會者自願分配不同會議角色，包括會議主席（facilitator）、會議記錄、計時人（time keeper）等。會議主席負責協助會議順暢進行，當成員開始只是抒發想法，而不就議程討論時，由主席扮演守門員的任務。舉例來說，當不同國家的與會者因為文化差異而有爭執，主席必須提醒他們，請雙方冷靜回到議題中。 

會議記錄者負責記下所有「待完成任務」與決議，這份紀錄是下次開會的依據。英特爾規定在會議結束20小時之內，一定要將紀錄發出，若紀錄事項有誤，與會成員必須馬上修正，確保下次會議的正確性。 

計時人負責提醒大家依照時程進行會議。可別小看計時人，英特爾行銷事業群協理林秀娟笑說：「time keeper是會議裡最有權力的人，當他說時間到，老闆也得閉嘴，」不分職位高低，會議紀律人人遵守，是英特爾的員工開會總是快速有效率的基礎。 

效率開會：先報告流程 再開會 

每位進入英特爾的員工，新員訓練時都會上一堂「效率開會」（effective meeting）的課，並且不斷被傳達公司重視開會效率的企業文化。會議召集人必須先提供會議流程，才可以開會。比方例行的工作進度報告，部屬必須先準備會議流程提供主管參考，內容包括目前進行的專案進度、市場狀況、行銷情況，以及最近碰到什麼問題，請主管給予協助。若是更大型的會議，召集人就必須在開會前準備好內容，包括會議宗旨、時間表、待完成任務（AR，action required）、各職務負責人、工作進度、「紅旗」（red flag）事項（有可能影響專案進度的事項，需請責任小組負責找出解決方案）等流程，才可以召集人員與會，依序討論。 

會前總是充分準備，會中人人遵守紀律，是英特爾確保在最短時間完成預定事項，從來沒有冗長會議的訣竅。 

（《經理人月刊》8月號，採訪．撰文／劉揚銘）