公商務活動辦理～聊聊「給的藝術」

（作者：梁睿呈  知書也達禮～禮賓工作會客室 ）

原載 http://tw.myblog.yahoo.com/protocol-tw/article?mid=389

    最近忙著新書稿撰寫，更往「活動專案經理人」進階的方向寫去。其實，牽涉到這方面的工作實務，往往就跟就「經驗」與「眼界」有關了。但是，您可知道辦理活動，其實是一項「公關工作」，公關工作說穿了，往往就是「人際工作」，如果你能力強，頂多把工作做對，但是對於辦理公商務活動與禮賓工作來說，這樣是不夠的，還要把工作「做到好」才算成功。當然板主我這樣說還不算具體，那麼，我就來聊聊一個我一直想談談的話題，就是東西「怎麼給」？這就是「給的藝術」。

先來看個案例：媒體曾經報導～

「…2010年的元旦升旗典禮，主辦單位青創會特地準備國旗造型圍巾發放，未料卻引發民眾推擠衝突，甚至有民眾沒拿到圍巾相當不滿，由北一女門口一路狂追兩名發放人員3、4百公尺，嚇得兩人躲進派出所。對此，青創會上午出面兩度鞠躬致歉，強調此次錯估情勢，未來舉辦活動會更小心謹慎…。」

    在職場上辦理許多公開場合的活動，在現今講求「事事行銷」、「處處行銷」以及「時時行銷」的年代，「活動辦理」便成為了一個很重要的管道與方式，特別是為了吸引眾人參加，引起矚目以達到預期的人潮效益，往往會使用「贈送紀念品」的方式產生「集氣」的效果。像上面的案例來說，為了吸引民眾參加升旗典禮，就來搭配贈送「國旗圍巾」的方案，沒想到東西搶手，偏偏數量又不夠，結果便是引起「爭搶」與「混亂」，其實我對於主辦單位的規劃就非常不以為然，對於活動辦理有經驗的人來說，「洞悉人性」往往是活動成功的關鍵，既然決定要發禮品，就不能不知道第一條鐵律：

    「人 性 本 貪」

   如果把這個人性瞭解透徹，確定要給別人一些東西，就不能沒有一些狀況模擬與預先規劃。各位可不要以為送別人東西，別人就一定會感謝你，像上述的案例，分析一下，就可以瞭解引發糾紛事屬必然，因為參加元旦升旗的人數上萬人，國旗圍巾只有幾千條，紀念品正夯，結果是人人都想要、個個都要搶，爭的結果便是一陣混亂而引發糾紛，而主辦單位被罵的一塌糊塗（因為地點在總統府前舉行，總統府還被殃及池魚被民眾怪罪，到現在很多人還以為活動是總統府辦的，真是冤枉！）。

【大紀元5月26日報導】5/26/2003 (中央社記者劉得倉台北二十六日電)因住宿房客疑似感染SARS的台北喜來登飯店在經過三天的全面消毒後，今天以一元餐盒重拾消費者的信心，結果上午六時三十分就有人排隊，由於排隊的人太多，飯店也決定提前開賣，不到二十分不到銷售一空，向隅民眾則抱怨連連，週邊飯店的餐盒也有不錯的銷售成績。

台北喜來登飯店推出一元便當的措施，確實引起業界的討論，同時也讓許多民眾躍躍欲試，果然在今天上午六時三十分就有民眾至飯店前開始排隊，到了十時左右排隊的人龍已經超過二百位，但仍有民眾繼續排隊，由於排隊的人實在太多，因此飯店決定提早在十一時三十分開始出售一元便當，不到十二時二百個一元便當就全部售罄，引起向隅者抱怨連連，並有民眾激動抗議。

總而言之，免費的東西人人都要，如果你是活動辦理人，如果經費充裕，想給禮品也好、促銷品或者試用品也好，您該怎麼給？這時，要想想：

1、     數量夠不夠給所有參加人？

2、     如果不夠給所有參加者，您該怎麼做？

如果是第1點不成問題，那真是幸福也不過的事情，因為這一定是經費充足，或許人數也不多，要是可以的話，別為了多準備一些「備份數量」以應不時之需。但是，如果數量不能滿足所有的參加者，這時，就是您要發揮智慧的時候了！

怎麼做呢？想想看，根據許多案例觀察，產生糾紛的原因不外乎：

‧插隊引發參加者之間的糾紛。

‧公平性受到質疑。

‧發給時秩序混亂。

以上三項便是主要的原因。所以，要給也要有一套讓大家都能接受的「公平機制」，也就是所謂的「遊戲規則」，而這套規則一定要事先講明，而現場一定嚴格執行，常常有工作人員在現場因為心軟被多「拗」幾份，其他人知道後一定會比照要求，之後便是秩序大亂，甚至引發紛爭，您想想：贈送東西別人不會感謝你，還常常以為那是應該給他的，是你欠他的，花錢還挨罵，還有什麼比這更蠢的事情？

所以當您是活動主辦人的角色，請想想？有沒有送給「不特定對象」的必要性？如果有很大的技術性難題，例如可能會有人提早排隊，主辦單位還要加派人力維持秩序、發號碼牌，人多難免嘴雜火氣又大，可能沒有糾紛嗎？而這些負面情況對整體活動來說，會不會引發批評而導致活動失焦，這都有可能。所以一旦評估風險過大，或者是要花費過多的人力物力在「發送紀念品」上，失去的比獲得的多，那麼，還不如不要贈送紀念品來的好。

如果，紀念品非送不可（不管你是自願還是非自願的），就必須謹慎處理幾個關鍵要點：

一、訂立好的贈送原則標準，一定確實執行，包括對人的「資格」與「時間」的開始與結束。工作人員往往因為心軟網開一面，反而招致其他人的群起不滿。

    二、免費的東西不拿白不拿，如果改成「低價有償」，提供給真正有興趣的民眾實惠的價格，至少也可控制問題的產生。

    三、「公平性」對於「給」的藝術來說是首要原則，所以活動單位對於動線的規劃與秩序的維持，一定要事先確定好，只有將程序都透明化，雖然送出去的物品有限，但是過程一般人都看的到，有人雖然沒拿到東西，也只能怪自己行動太慢，至少也不會把怒氣都出在主辦單位頭上。

在這裡事先聲明一下，上面所說的並不是標準答案，這只是作者根據長年經驗認為較好的處理方式之一，畢竟面對人群心理與未可預知的反應，也沒人說的準的，或許您會有著更高明的辦法也說不定！

所以，各位讀者們可以思考一下，講到活動專案的規劃與實際執行，我們常常會把流程運用標準作業流程（SOP）規範起來，好處是行動有所遵循，就算是新手也不會全然不知如何進行；但是，經驗豐富的活動老手之所以會把專案辦的圓融，關鍵就在這些「眉眉角角」之上。會做事，不稀奇，會懂得把人性因素考量進來，這才是辦理活動真正厲害的地方！