禮賓工作專業人員系列-「司儀」（3）：談工作項目與重點

（作者：睿呈  知書也達禮～禮賓官的會客室 ）

此篇文章繼續導論司儀的工作項目。說到司儀的工作，在本系列第1篇曾經提過，執掌包含以下各項：

1、配合大會、會議、宴會等活動主辦單位，對於節目各個「節點」掌控與

現場宣達。

2、現場「注意事項」之宣達。

3、適切簡潔的介紹活動主席與貴賓。

4、時間的「精準」掌握與「彈性」控制。

5、現場氣氛的「帶動」與「收斂」。

6、臨場對於突發情況的隨機應變。

7、有外賓需備有傳譯（翻譯人員），如果司儀有能力亦可兼任之，有時外

賓有即席致詞演說內容時，則注意是否需準備口譯人員（Inpreditor）。

現在，我們就一項項來詳細說明：

1、領導典禮、會議或節目的進行：

       在各種公開的場合，只要有「明確」時間點的安排，就會有所謂的「程序」（官方稱為「儀節」），而每個程序與程序、節目與節目之間的宣布與串場，就必須由一位專責負責的人員擔任，他或者是她就是所謂的「司儀」，只要司儀沒有宣布下一階段的程序，流程就沒有辦法進行，但是請注意，司儀並不是單純的發話機、傳聲筒，而是一位或者是多位能夠獨立思考以及掌控現場狀況與流程的「司令官」，說是領導典禮、會議也不為過。我認為，司儀的工作必須「三維思考」，也就是由「點」來串成「線」，再由交錯與平行的線組織成為「全面」（單場節目），如果這位司儀是負責多場「節目」的進行，例如三天的國際會議，在會議與會議之間也會串場連結，因此加入時間因素，就變成了「空間-時間」四維的工作面向。司儀的「連結」功能非常重要，沒有司儀的順暢組織，節目就成了一盤散沙。

       從以上的說明，讀者們便可以瞭解，為何司儀不單是現場進行時工作，如果是大型的會議專案或典禮，也必須參與會前會議與流程討論，熟知每一個節目時間節點，也對於主持人、主講人、頒獎人、演講人有所瞭解，是屬於綜觀式的全盤瞭解。因此，司儀在確定節目流程之後，就要把節目流程表（儀節表）詳細研究註記，並且據以撰擬各場（或僅有單場）的「司儀稿」。 

    2、列席會前會議（或籌辦會議）甚至參與討論：

            在前一項就已經說明了司儀是屬於全盤流程的掌握者，因此有責任也有義務出席籌備會議或者是說明會，以求瞭解主辦單位的規劃與要求，再儘量配合以達到預期效果。當然，如果有問題與建議，也要適時提出，以求彼此充分的溝通。

3、司儀稿的撰擬：

       根據確定的程序儀節，開始撰寫「開場白」、「注意事項」、「賓客介紹」、「程序宣布」等等詞稿，重要原則如下：

（1）撰寫原則：簡潔、明晰與通暢。

（2）注意賓客介紹的禮賓次序。

（3）注意「稱謂禮儀」，以及「敬語」、「謙語」的運用。

（4）用語文雅，不過於口語及流俗。

（5）注意「破音字」（同音字），避免使人誤解。

 例如：「素食」與「速食」、「傅局長」還是「副局長」等等。

（6）注意抑揚頓挫：記得在司儀稿上標「重音」。此項需要實務演

 練 ，作者個人有時擔任司儀甚至要加上外語司儀稿（英語、西班牙語，有一次甚至用葡萄牙語，經驗實在難忘），標示重音可以幫助聲調與正確發音。

司儀稿撰擬與實務上台演練，個人一向都安排至少2小時以上的課程，實際練習的學習效果才較好。 

4、工作之前現場的檢查與練習：

       這項工作的成功與否，這一項佔很重要的部分，司儀必須提前相當的時間到達現場（我的經驗與要求，至少30分鐘），檢查與瞭解現場賓客動線與相關設施（廁所、茶水、服務接待台等）位置，測試影音設備（音樂播放、麥克風試音）效果與聲音大小，有問題立刻請「場控」或其他負責人請求協助與改善。一切無誤後，利用時間演練（rehearsal）一番，藉此培養心情與順暢的口語表達，兩人以上的司儀（含翻譯）也互cue（提示）練習，以培養彼此默契使交互語詞更加流暢。

5、節目、會議或儀式開始前提醒事項的宣達：

   司儀還扮演著「諄諄提醒者」的角色，要把所有與會者都當成第一次步入會場的陌生人，提醒所有與會貴賓行動電話關機或轉為震動模式，指明一下洗手間與點心茶水服務的方向等等，讓所有人都儘快進入狀況。

6、節目或程序即將開始的「暖場」：

       這項開始就必須寫入司儀槁之中：首先歡迎所有貴賓的蒞臨與參與、簡單介紹即將開始的主題等等。在實務上，也有把第4點的提醒一併寫在這一階段，使得「暖場工作」一氣呵成。

7、介紹主人（宴會）、主席（會議）、主持人（節目）、主講人（員工月會、發表人、學術研討會等）、頒獎人（表揚典禮）、致詞者（大會等活動），以及介紹與會重要貴賓：

                  這可就是標準的禮賓工作了，請注意幾個要點：

                    （1）事先瞭解被介紹的對象：有經驗的致詞者，會給主辦單位書面的簡介，司儀再據以簡單扼要的濃縮成介紹稿詞，適時順暢地介紹給所有人。            （2）如果同時介紹數位貴賓，請依照「禮賓順序」（precedence）：如果司儀不按照職位高低順序宣布賓客，這可是會得罪人的！ 

     8、精確掌控時間：

    這就是為何司儀必須具有「決斷力」的緣故，致詞者冗長的發言常常見到，相信你我都不陌生，因為位居高為者，通常都有強烈的「發表欲」，能夠「克己復禮」者當然不少，但總是有一些致詞者或表達看法者喋喋不休，但是節目或議程總是有時間限制，更重要的是每場節目環環相扣，「骨牌效應」之下，往往造成時間延宕，台下賓客或人員疲累不堪而煩倦不已，司儀有責任以技巧方式提醒致詞者時間有限，該結束講話了。常用的方式，包括遞紙條提醒、比手勢，或者適時於講者停頓時表達因為時間實在有限，很便必須進行下一個議程或節目，如果是與會者發言，也可請他以書面方式發表意見。實務上常常看到司儀憚於致詞者的高位，不敢有所提醒與暗示，而讓整場節目或大會因為時間拖延而造成負面影響。

     9、現場氣氛與情緒的管控：

有些特別的場合，例如表揚大會、員工激勵大會、溝通協調會、追思紀念會，都有一些特殊調性與氣氛，就算是一般公開場合的致詞者，也有可能不只一位人士上台講話，如果第一位賓客舌燦蓮花、幽默風趣或是感動人心，因而台下聽眾反應熱烈、氣氛熱絡，在大家一致的鼓掌叫好聲之中，如何把大家的心情「歸位」，也是司儀的職責之一。否則，台下聽眾心情仍舊很high，對第二位上台的致詞貴賓來說，不就處於一個不利的地位了嗎？因此特別對於人數較多的場合，司儀對於現場氣氛與聽眾情緒的掌握，必須「收放」自如，譬如，當演講者開始或貴賓蒞臨現場，司儀就要宣布：○理事長到達現場，請大家掌聲歡迎！如此帶動現場氣氛。相反的，如果現場聽眾反應熱絡，而有起立或離座的情形，或是掌聲久久不歇等等情況，司儀就必須適時「收斂」現場氣氛，例如，可以即時透過麥克風提醒賓客：「各位貴賓，請回座！」、「各位貴賓，請就座！」，甚至是僅宣布：「各位貴賓！」，提醒賓客停止掌聲，因為司儀要說話了，此時，暫停3至5秒鐘，司儀此時眼看大眾眼光巡視一番，等所有人都提停止了動作，再宣布下一位致詞者或是下一個程序，氣氛的「收斂」可是一番功夫，司儀沒有軒昂的自信、充分的決斷力，可是無法掌握這項技巧的！ 

    10、突發事故的處理與臨場應變：

            這樣就是專業的司儀工作的修煉與藝術之所在了！如果您是臨場客串的司儀，或許不會這麼「幸運」就遇到臨時突發狀況，對於經常性的司儀工作者來說，「臨場應變」與「隨機反應」就是他所要具備的能力了，因為所有的公開活動場合，都是充滿著「人」的因素，說到人，唯一不變的的情況就是「多變」與「善變」，常常遇到的臨時狀況包括：

        致詞貴賓遲到、中途貴賓蒞臨、臨時變更程序、刪去或增加節目程序、增加某位人士講話、宴會中臨時幫某某人慶生等等，這些都是最常見的

        「臨時事項」，擔任司儀者必須立即反應，修程序、改司儀稿等等工作馬上應變。還有一些是想都想不到的情況，個人時多年前還遇到某退休高級長官要我（正擔任司儀）也跟隨賓客高歌一曲的，那時還真楞在那裡！也有聽過頒獎典禮上因為聚光燈過熱，讓布幔著火的情況發生！

        擔任「司儀」的挑戰與有趣就在這裡！你是不是只甘心於伏首於辦公桌前，鎮日趕文件忙著打電腦嗎？如果單位或公司有活動時，不妨爭取當「司儀」的機會，讓自己單調的辦公生活中，也能有在長官與同事前表現的場合，展現自己不同的能力，試著站在麥克風之前，展現你的大將之風與非凡氣質吧！

下一篇文章，將繼續討論擔任「司儀」的「誤區」與「禁忌」（待續）。