在職場中，「全力以赴」的態度往往被視為成功的關鍵，工作利用率更常被用來衡量團隊的工作績效。
所謂的利用率，指的是一種衡量團隊或個人工作效率的重要指標，尤其在專案管理中具有關鍵作用。它通常代表著團隊花在專案上的實際時間與可供工作總時間的比例，反映出資源的利用程度。
雖然不同產業可能有各自的計算方式，但去除這些行業特定因素後，利用率的核心概念依然不變：確保團隊能有效利用每一小時，以最大化生產力與專案成果。理解並提升利用率，是持續優化工作流程與資源分配的關鍵。
不過，當達到90%或甚至100%的利用率，才是代表所有人「沒有偷懶好好工作，創造出團隊最大效能」嗎？
高利用率對團隊的負面影響：從「忙碌」到「停滯」
在職場中，我們常被告知要「全力以赴」，用更快、更高效的速度為團隊帶來更多的產出。然而，這樣的觀念，卻忽視了資源極限和系統脆弱性的問題。
舉個例子，就像伺服器在運行時，流量有時會突然爆增，這時儲備資源就成為維持伺服器正常運作的關鍵。如果伺服器在平時只用了 50% 的容量，那麼當流量突然增加時，還有足夠的資源來處理。
但若想要「充分利用資源」，將利用率提高到 90%，這種策略反而會導致伺服器在應對正常的流量波動時，出現超負荷的情況，進而造成反應時間大幅延長，甚至無法處理所有請求。這樣的系統將變得脆弱，進而對用戶體驗和公司形象產生負面影響。
沒錯，其實真實的人類工作團隊跟伺服器沒什麼兩樣，過度追求高利用率反而會讓公司陷入困境，最終導致效率下降和工作崩潰。當我們不斷將自己和團隊逼向 90% 甚至更高的利用率時，表面上看似提高了生產力，實際上卻會但來更高的失敗率。
沒 100% 全心全意工作不是偷懶，恰恰相反。上述狀況不僅僅會造成員工的疲憊和倦怠，更重要的是，由於頻繁的任務切換和中斷，工作效率反而會下降。這不僅拖延了任務完成的速度，還可能導致一些任務被完全放棄。
更糟糕的是，當每個人在這種高壓狀態下運作時，一個人的失誤或臨時變動，便可能引發連鎖反應，影響其他團隊成員的進度和成果。大概就類似於伺服器過載時出現的崩潰，只要有一人崩潰，便會波及整個系統，使整個團隊陷入混亂和低效。
如何打造更具彈性的工作模式？
我們往往錯誤地認為高利用率能帶來更高的生產力，但事實卻恰恰相反。過度利用資源不僅無法提高效率，還會給系統和團隊帶來不必要的混亂和低效。為了實現真正的高效，我們應該讓自己和團隊保持一定的彈性，避免將自己推向「脆弱的 90%」。
為了避免團隊陷入「過度利用」的陷阱，團隊應該設計一個「能容忍變動和中斷的工作系統」。
最理想的狀況，是大部分時間保持在一個安全區間內，在必要時才短時間內進入高負荷狀態。例如，新產品發佈後，可能會出現一些緊急情況，需要團隊迅速處理；或者在公司面臨重大危機時，也可以透過時間限制的「衝刺」來應對。
同時，也可以透過一些有趣的活動，如駭客松（Hackathon）或問題解決日（Bug Squash Day）來激勵團隊，在短時間內集中精力完成特定任務。這樣既能提高效率，也不會讓團隊長期處於壓力過大的狀態。
那麼利用率到底要多少才算合理呢？這會跟產業型態有關，但一般而言，越高的職位、經驗越豐富，反而利用率就該更少：
- 實習生、基層級員工最佳的利用率在 85%-90% 間。
- 資深員工則應該 75%-85%。
- 到了會參與組織流程的工作高階員工，則將需要 50-70% 時間。
- 管理者主要負責監督工作，因此只應分配 30-50% 左右的時間。
- 高階主管很少給予固定的利用率；他們的職責範圍太廣，無法分配給單一專案。
追求過高的利用率並非成功的捷徑，而是走向崩潰的隱患。適度的餘裕和靈活性才是長久高效的關鍵，唯有在保留空間應對變動和突發事件的前提下，才能真正實現穩定的生產力和持續的成長。與其讓自己和團隊陷入「忙碌卻無效」的陷阱，不如重新審視現在的工作方式，找到平衡，才能讓工作更具韌性和可持續性。
責任編輯：Chris
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