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秘書
2011/12/14 13:15:53瀏覽2082|回應45|推薦219

1970 年代,台灣公司行號的秘書職務是一個讓人嚮往的工作。一般來說,秘書的條件要外文好,打字快,外貌佳。我是高商後考上大學的商學系,半工半讀擔任會計工作當然得心應手,但是當秘書卻是我的夢想之一。我的英文好,能打字,缺的就是外貌。

雖然我的職位是會計,事實上在每一個曾經服務過的公司,老闆給我的工作一向是會計、秘書都兼。只是我自己對外表沒有自信,不敢相信自己有能力獨當一面擔任真正的秘書。那時公司業務成長,增設工廠及業務部門,招考廠長及部門經理的時候,董事長讓我坐在旁邊儼然副手一般。

後來董事長需要專職秘書,他問我要選擇當秘書,還是當會計。我的自卑感作祟,心想,如果董事長認可我的能力,大可以直接安排我當秘書,何必問呢?扭捏之間,我回答,我兩個工作都要。

其實會計屬於財務部門,董事長要的秘書就是執行秘書,怎麼可能兩者得兼?那時候沒有人教導我這些觀念,機會來了卻不能自己做抉擇。年輕沒有管理的經驗與見識,眼界的層次有限,不能明白當時公司的事業遠景,看不懂上級給我的是多麼好的機會。

長話短說,後來我轉戰外商企業都是擔任會計財務主管,又要使用英文,所以我的英文能力沒有浪費。從原來的會計主管,後來的職稱總是財務經理兼行政經理。所謂行政,過去曾經涉足的秘書工作經驗就很有幫助了。

在國外,秘書階層跟台灣的秘書不一樣,是公司最底層的工作之一。

今年在澳洲看了一部描寫非洲生活的電視劇,當非洲女老闆跟美國來的顧客介紹自己的秘書時,美國顧客說,‘在我的國家,秘書的工作已經被 executive assistant 取代了。’(適合台灣的中文翻譯可能是協理)那個女秘書聽了,眼睛一亮,喃喃自語,重複著 executive assistant 這個詞。我很瞭解女秘書的心情。

據我所知,十多年前澳洲的大公司對於比較重要的秘書工作,已經開始用 PA (personal assistant) 這個名稱了。所以秘書這個詞沒有變,還是屬於企業的最底層職務。

隨便說秘書是公司的最底層也不正確,因為除了大家比較熟悉的執行秘書職位,另外有一個職稱叫做 Company Secretary 就不是普通的秘書了,應徵資格通常需要有法律學位。我的朋友中沒有人擔任這項職務,我自己工作的公司秘書好像是高高在上,不知道置身何處,所以詳細工作內容我就不瞭解了。

另外還有一個 secretary 也是不可小看的,那就是台灣翻譯叫做美國國務卿的職位, Secretary of State 。美國國務卿是美國的首席內閣成員,也是美國的外交部長。管外交的事,倒是跟台灣一般秘書協助老闆與國外客戶聯繫,意思有點接近。

自從我停止上班打工後,每次遇到填表的職業欄,我填的是家庭主婦。說到家庭主婦,我自己總覺得尷尬,因為我實在不善家務。家務靠我,屋子可能雜亂無章,等我燒飯,可能要兩天打漁五天曬網。

那麼我怎麼可以說是賢內助呢?其實我這個家庭主婦的工作嚴格的說是秘書。

老公說要搬家,我就要去找房子,跟仲介聯繫。老公中意了,我就要安排其他細節。老公同意要度假,我要聯絡交通工具,酒店等等。老公的食衣住行都要我打點,如果老公穿不好,吃不好,實在說就是我這個秘書做得不好。

老公幾天悶不吭聲,若有所思,憑著年輕時當秘書的敏銳,我猜老公的工作可能不順。我就自動給他按摩,告訴他,女兒需要他,老婆需要他,人若賺得全世界而賠上自己的家庭幸福是不值得的。果然,老公就會透漏工作上的不順心。

我很得意自己當老公家裡的秘書很在行,突然想到傳說中那些台灣女人在大陸工作的臺商、臺幹老公一一淪陷的故事。我猜,現代人的賢內助不只是要當一個能做家事的阿姨,更要有秘書的敏銳感覺與能力。

對了,家裡的秘書不是國外公司的小秘書,也不是需要法律學位的公司秘書,而是像美國國務卿一樣的secretary,不可小看。

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愛的記事簿 (宛如走路..)
等級:8
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國務卿
2012/01/06 00:48
最後一句話形容得好棒。
所以,每位家庭主婦都不該妄自菲薄!
pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2012-01-06 17:28 回覆:
謝謝愛的回應,你說得更好,每位家庭主婦都不該妄自菲薄。

浮雲任游
等級:8
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我也是秘書
2011/12/30 08:27

我在公家機構也擔任過秘書這工作很繁重...等於基構第2主管..橫跨各組室需有溝通協調與公關能力

也是襄助首長業務的人..也是服物品質管控者

除批閱公文與管理文書包括檔案外

自己還管理一個部門(即總務)內含所有事務庶物財產管控採購招標工作

對於會計是另一個部門配合但預算執行管控也要同時進行..

當首長在議會被質詢時..我必需在機構內待命..所有相關資料要隨時補充與傳出

忙得不得了..


浮雲任游
pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-31 07:14 回覆:
哇! lion2100 真的是個 lion,是最高級的秘書,管轄的事情層級大而且廣。退休後含飴弄孫真是 piece of cake。

歐宗智
等級:8
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簡言之
2011/12/26 18:26

秘書必須

主動積極任事

懂得察言觀色

其實

漂亮而不淪為花瓶之秘書者

少之又少

pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-27 20:19 回覆:
呵呵!我現在不敢這麼說。現在的年輕女孩每一個都漂亮,應該不可能每個都是花瓶了。

客旅貞吟
等級:8
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聯邦政府的secretary
2011/12/20 08:14
美國聯邦政府裡的Secretary of。。。。。﹐其實就是我們稱為“部長”的頭銜。因此商務部長是Secretary of Commerce, 內政部長是Secreatary of Interior。
看你這麼一提﹐還真想去知道﹐當初為什麼會用這個頭銜來稱美國政府的內閣。

pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-20 10:42 回覆:
是啊!從 Apple 的回應提供的 Secretary 字義解釋,政府行政首長也是意思之一。 我也覺得用 secretary 代替 minister 是很有意思的,不知道有沒有特殊的用意。貞吟在美國可以就近查一查。

abcteddy
等級:7
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2011/12/20 08:08
Behind every great man, there is a woman rolling her eyes.
pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-20 08:30 回覆:
謝謝 abcteddy 的回應,我同意。

不能正經
等級:8
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珍珠姊算是老公的
2011/12/19 12:56
"特助"了吧?
據我所知,台灣不少特助,身兼軍師心腹甚至心理師,地位太重要了!
pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-19 15:51 回覆:

我喜歡大不給的特助 job description,太神了,像諸葛亮。不過當軍師大概沒有沾邊,老公說我辦事,一定到處打個落花流水雞飛狗跳。當心腹也可以算是,不過老公要把我當心腹說話的話,要小心被老婆嘮叨說教。他也怕老婆要他去教堂,所以他小心謹慎,免得讓老婆有藉口。所以說心理師也沒有機會。

總而言之,不要好高騖遠,我只當秘書皆大歡喜。


烈日春風
等級:8
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秘書總是近水樓台先得月
2011/12/18 20:01
我在軍中當 過團級、師級連絡官,大概就秘書吧。師長的秘書應該叫做副官。但是我的師長出門從不帶他的副官,總是從參謀長室把我調去,後來一直跟著他,就是他的秘書,他在司令台上訓話,我站在他旁邊。近水樓台我的升級比別人快,我的前期學長,做了我的部下。後來孫將軍冤案,我雖被撤職,還是得到庇護少坐很多年牢。
pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-18 21:12 回覆:

可以想見老姜年輕時上進,難掩光芒。這點跟我很像,但是我的運氣好,一直受到神的庇蔭。當我在某上市公司擔任部門主管的時候,年紀輕輕看到公司內部權力鬥爭,自己的職務難免夾雜兩派之間,不是很好的工作氣氛。後來接到我文中提到的董事長的約見,提供我更好的工作職位與祥和的工作環境。

所以秘書碰到什麼樣的老闆,也會有不同的養成。老姜的軍職工作不是我熟悉的,但是常與高級長官接觸,想必也培養出不凡的氣質。

謝謝老姜的分享。


PeterNJ(擁擠與便利)
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不怕
2011/12/18 11:39
秘書, 會計都內行;

不怕沒工作!
pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-18 20:55 回覆:

這是真的,每一個家庭都需要秘書、會計,所以退休也不怕人才荒廢。peterNJ 公司最近忙,需要 temp 記得找我,工作不滿意,不必付薪水。


divagirl
等級:8
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自己有日商和美商的祕書經驗
2011/12/18 11:16
其實祕書也是有分等職的
小祕書到執行祕書分配到的職務也不等
但最重要的
絕對是要第一時間
可以提供老闆所要的資料
作好老闆與部門之間的最加溝通橋樑
這樣才能幫老闆加到分
當然客人來要到茶, 逢年過節vip送禮
有些人覺得當祕書作這些很委屈
但 何不想成
如果家裡有客人來訪 不也要奉茶招待嗎?
我自己比較特殊的經驗就是
農曆過開春第一天上班
我就跟著老總到各大VIP的辦公室(如張忠謀先生, 王永慶先生等等...)
在老總拜會時間內 插好一盆喜氣洋洋的花(現場插)
這樣的伴手禮
讓這些VIP的 津津樂道

pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-18 20:51 回覆:

wow! Rachel 當秘書的時候,還能在重要場合秀上自己的插花才藝,可見Rachel 這個秘書多麼得到老闆的賞識。相信 Rachel 應徵工作的時候,公司沒有這個要求,結果讓大家驚艷了。

Rachel 這樣有水準的秘書,平常說話得體,可見你在過去工作上的經驗得到的曆練。現在當老公的秘書真是駕輕就熟。一定把老公弄得服服貼貼的。

謝謝 Rachel 的寶貴經驗分享。


牧谷(Pokemon總動員)
等級:8
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秘書
2011/12/17 14:17

我見過不少能幹的秘書

其實才是掌有實權的幕後老闆

珍珠好像也是.......


pearlz (民進黨抹黑霸凌WHO )(pearlz01) 於 2011-12-17 21:57 回覆:

謝謝牧谷的回應,但是我必須說牧谷的看法似乎被台灣(還是一般華人?)的世俗污染了。在台灣的確有這樣的例子,尤其是老闆與秘書的關係不正常的話。

我這裡想要分享的是,成功的丈夫背後的賢內助不一定是只會燒菜生孩子的老婆,也可以是一個貼心分憂的秘書。老婆不懂得當這樣的秘書,就可能不小心讓外面的秘書奪走老公了。

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