《商業周刊》1050期商周書摘 精選推薦  本書蒐集最多樣、最完整、最有效的時間管理方法 讓你可以超活用「計劃表」、靈活運用「零碎時間」， 一定能夠讓一天輕鬆多出三個小時以上 　早上3小時完成一天工作 　一小時做十件事的簡單法則 　訂出「六個優先順位」驚人效率法 　「自終點往回推算」達成目標祕訣 　「80∕20法則」提昇時間效率 「記事本、備忘錄」聰明分配法 翻開本書，讓你簡單學會超過60種以上的時間管理活用技巧 想知道「3％的成功人士」使用的活用時間祕訣嗎？ 本書讓你成為「擅於創造時間的人」！ 　　所謂時間就是金錢，不過事實上就算有再多時間也無法以金錢來衡量。所以「活用時間」就是創造能賺錢的時間，也就是創造有效的時間。本書便是由此觀點介紹「時間管理．活用技巧」，以及如何作好面對繁多工作的「心理準備」。因為這兩點就像車子的兩個車輪，不但能提升工作成效，也能幫你進帳更多，當然更能助你實現夢想！ 活用時間的最基本技巧：  *將「日常例行公事」集中後一口氣完成 　 *重要的工作在「中午之前」處理好　　　　　　 　  *所有的工作都要「設定處理期限」  *從較困難的工作開始處理  *簡單的工作可以擺到後頭再處理  　　*總檢點「時間的障礙物」  　　*創意點子最好是固定紀錄在同一個地方  　　*工作一定要處理到「剛好可停手的段落」  　　*要經常設定出「休憩時間」  *能夠委任他人處理之事，便交由他人負責  *無意義的閒聊要斷然說「NO」  *「今日事今日畢」  *不要太過吹毛求疵的要求完美  *把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」  *即使延遲動手的時間也必須要做之事 還想知道更多讓時間有效率的簡單方法嗎？ 現在就開始閱讀本書吧！ 作者簡介 箱田忠昭，Hakoda Tadaaki 　　畢業於慶應義塾大學商學院，明尼蘇達大學研究所。歷任Esteelauder行銷部長、Parfum Yves Saint Laurent日本分社社長。期間還以「the dale garnegie course」認證的技術指導身份，輔導多家企業經營。1983年成立insight learning公司，目前擔任董事長。身為表達、談判、行銷和時間管理等溝通技巧的專家的他，更是積極舉辦教育研修、演講活動等。主要著作有《靈活的說話技巧&溝通術》、《靈活的聽取方法＆詢問技巧》《成功之道》等。

你是窮忙族嗎？──《早上三小時搞定一天工作》來解救你了！
文／千里

[點] 歲末年終，兵荒馬亂。千里常常苦苦哀求同事或廠商：可不可以約在早上談事情？因為千里默默地發現，如果約個下午兩點鐘開會，開完出來往往一天就這麼莫名奇妙過去了，什麼事情也沒幹成。而且，就算你乖乖地坐在位子上，試圖專心構思一個案子，還是老是會有電話，電子郵件，這個找，那個找，讓你忙亂到不知所措；心裡念著還沒完成的事情，更是容易陷入沮喪。千里不禁納悶，到底我們這些可憐的窮忙一族，時間的安排與運用，是哪裡出了問題？ 

是故在千里戰戰兢兢接下2008年商業線的第一週，選擇向各位讀者介紹的第一本書，不是什麼企管大師的名作，也不是投資理財的絕妙法門，而是一本實實在在，懇懇切切教你如何妙用時間、讓工作更順利的方便手冊：《早上三小時搞定一天工作》。 

這本書的書名實在很吸引人，忍不住會以為是在騙人；不過細讀之後，千里認為這本真的寫得相當淺顯易懂又容易跟上，非常適合現在滿心充滿「新年新希望」的我輩中人快速閱讀。全書分為三大部分，「設定時間目標」；「運用神奇技巧活用時間」；「提升效率將時間翻成兩倍」。各篇章詳細說明了妙用時間的各種方法，只要按部就班，踏踏實實地去做，一定更能有效管理時間。 

就拿早晨的時光來說，有一段時間，因為停車的問題，千里都很早就出門，但又不大想太早進辦公室，於是便在車上讀書稿，效率果然特別高，心情也會比較好；如果早點進了辦公室，也可以先把一些拉拉雜雜的事情處理完，下午完整的時間，就比較能專心處理複雜的案子。 

貫穿全書的核心概念，講得高檔一點，其實不外乎「目標」與「執行力」這兩回事。在我們試圖「管理時間」前，作者告訴我們：目標的設立，至為重要。目標一旦訂定，你就有了方向；當你有了方向，心裏頭就不會慌。我們每天的工作時間，就是環繞著「目標」如何擬定，以及如何切實地完成去分配的，因此目標一旦清楚了，方向一旦確立了，作法一旦有技巧了，準時下班沒問題的啦！當然啦，書裡會教你許多非常日本風的實用密技，諸如記事本、備忘、善用時間帶、設計日周月年各種計劃表、如何提升電子郵件效率（！）、還有最重要的，如何從佔用你時間的時間小偷手上，奪回時間使用權！

有位同事乍看本書書名，半開玩笑地狂吼：「早上三小時搞定一天工作？不、可、能！」千里倒願矇著眼睛在此一年之初，許下「準時下班」的老梗心願，就在二零零八年的第一個週一，即將下班的此時，與各位讀者共勉之！

成功者所實施的「活用時間」之規則　

■充分活用「清晨時間」■ 
有一種人光只是「這個也想做、那個也想做」的擁有許多想要完成的願望，一旦真的要進入行動的階段時，不用說一定都以「沒時間」做為無法執行的藉口。 照他本人的說法是，忙死了哪裡有空去做啊！不過，真的是這樣嗎？我想，不是「沒時間」，而是「時間的用法」錯了，錯誤的原因是出在對「時間」這項事物所抱持的觀點、想法上面。 用一句「沒時間」來做了結的確是很簡單，但，這是不對的。因為不管有多麼忙碌，能否以積極的態度來思考「用什麼法子可以創造出時間？」，才能對之後的行動產生非常大的變化、影響。 比方說，大多數的商業成功人士，幾乎是從早到晚忙得昏頭轉向。即使是週末假日，許多人也還是被預定的工作行程塞得滿滿的，越是位高權重的人，這種傾向則越明顯。 即使如此繁忙，這些人也從來不曾發牢騷抱怨說「沒時間」等，反而是非常積極的，努力的去擰出一些屬於自己的時間。 譬如，活用「清晨時間」就是個很好的例子；有許多成功人士都是奉行早起主義，也因為有效的運用清晨，這個尚未沾惹喧囂的一小段時間，而得到了不少的好機會。 
對於汲汲營營的商業人士而言，唯有清晨時分才是任誰也無法打擾，並能確保自己私人時間的貴重時段。 
此外，因為清晨能讓身心倍感清爽舒暢，事物的處理也能順利進行。或許有些人是下班後才去確保自己的私人時間，但是，晚上容易會因加班而疲累不堪、有時還有應酬、朋友聚餐等，偶爾還會有其他事情的干擾，最重要的是已經累積了一整天的疲勞，那能清醒的時間去確保事情的處理。 在這種狀態下，勉強自己去看書，或是培養興趣、嗜好等，也不必指望會有什麼好的成效。 像這種時候，建議你不妨扔下一切，直接去泡個熱水澡，然後馬上上床睡覺，只要隔天早點起床就可以了。這樣，不管是誰都能夠得到早上一個小時的自由時間。 因前一天的疲勞已消除，這時就能充分發揮精神去處理工作，或者是把時間用在看書、培養興趣上也行。 清晨的時間足以抵過夜晚兩、三倍的時間，而事實上，在對於事物的處理上，恐怕沒有比清晨這個時段更容易讓精神集中、專注。 這麼看來，不去活用清晨時間，還真是浪費了一天最寶貴的時間。只要比平常早個一個鐘頭，剛開始時即使是早個四十五分鐘或是三十分鐘也沒關係。總之，養成習慣去確保能夠活用清晨的時間，是一件非常重要的事情。 當然，千萬不要忘記，要明確知道「清晨時間要做些什麼」的目的。想讀書的話就設定此時間讀書，因為如果目的不明確的話，好不容易製造出早起的清晨時間，卻很有可能浪費在漫無目的的看電視上頭了。 所以在此，我鄭重的再強調一次，一定要懂得「活用」清晨的時間。 
■「活用時間」的十五個基本規則■ 

在此，我來談談幾個有關時間管理的基本規則。 所謂的「時間管理」，簡單扼要的說，就是巧妙地運用時間，排除掉不必要、浪費的事件。「不必要的時間」也就是「時間小偷」，在前一頁已舉出時間小偷的種類，為了排除這些不必要的事件，可用以下的十五個方法來處理。
(1) 將「日常例行事務」集中後，一口氣完成 每天必須得處理的事情，譬如：像例行會議，郵寄物的處理，與小組成員開會討論當日的行事曆，或者是寫回信等，日常性、經常性的工作內容，也就是預先把處理「日常事務」的時間預給決定好。 亦即是說，將早上九點開始至十點左右的時間，訂為處理日常事務的時間。並且，先將必須處理的工作列成清單，將這分清單放在隨手可取的地方，然後從第一項開始進行處理。 只要能養成這樣的習慣，便可預防沒經考慮的突發之舉，還可以預防該做的沒做，而導致後來引起麻煩問題的風波。 
(2) 重要的工作在「中午之前」處理好 這個意思是說，在頭腦的活動處於最佳狀況的時候，去處理最重要的工作。 基本上來說，起床後的三個小時到六個小時的這段時間，是頭腦的活動最為活潑的時候。 這通常是指中午之前的時段，因此，最好是將最困難的工作、最重要的工作、最大型的工作等，設定在中午之前去處理。 而後，將一些頭腦無須太大負擔、不太重要的工作，分配給下午的時間，這才是上上之策。 
(3) 所有的工作都要「設定處理期限」 從心理學上的觀點來說，將所有的工作設定期限，是一個可以提高工作效率及生產性的好方法。理由何在呢，因為只要設定了期限，人就能夠朝著那個方向，傾注所有的努力以期在時間內完成。 假使你將工作交給某人時說：「隨時都行，有空時請處理一下！」那很可能始終都無法完成。但只要設定了一個「某月某日某時之前要完成」的明確期限，他便會將此視為一個義務，並且對何時必須要完成的期限有所掛心。 我來說個有關拿破崙的小故事。拿破崙手上有個非常非常重要的工作，於是他喚來副官，命令副官去指派某個人來處理這件事情。 副官恭謹地說：「是，遵命。那麼我去找個有空的人，叫他去做這件事！」 拿破崙一聽，勃然大怒，並說了以下的話：「你在胡說什麼啊！不是找手上有空的，而是要把這件事交給最忙的去做！ 因為最忙的人應該是最懂得如何巧妙的去管理時間，所以也應該會在期限內完成工作。手上沒工作的人，都是用那種哪天再來處理的態度，所以總是無法遵守期限！」 
(4) 從較困難的工作開始處理 每個人的手上一定會有一些，較困難的工作、不想做的工作、無趣的工作、但卻不得不做的重要工作。 如果把工作往後拖延的話，這件事卻老是占據在腦子裡：「不趕緊處理不行，遲了可該怎麼辦？！」搞得自己情緒不安，連創造力和工作能力也都減退了不少。 就算把不得不做的工作往後延，也不會讓你變得更輕鬆。這並不是要你「先憂後樂」，而是要去養成一個，先把困難的工作處理完成，然後再慢慢的去處理較輕鬆的工作的習慣。
(5) 簡單的工作可以擺到後頭再處理 人往往傾向於先去處理如，現在不馬上去做也無所謂的小事，或是不太重要的事情等這些較為輕鬆的工作。 不過，最好盡量養成把這種的較簡單的工作擺到後頭去處理的習慣。而往往這種所謂的「問題」的工作，幾乎百分之八十都是只要放置一段時間後，便自然而然的解決掉了。 
(6) 總檢點「時間的障礙物」 倘若你總是無法巧妙的去管理時間，那麼就必須徹底的調查到底原因是什麼。 譬如說，如果經常會睡過頭，那原因何在呢？是不是前一晚看電視看得太晚了，還是晚上小酌時超過量了。 分析出可能成為此原因的障礙物之後，最重要的還是，要努力去排除、解決這個問題。 譬如說，如果你經常會被那種突然跑來拜訪的推銷員，奪走了寶貴的時間，那麼就得好好思考，該如何做才能排除這種出其不意的推銷拜訪。 你可以訂出一個像是，幾點到幾點為止是會客的時間。或者是，跟同事講好，只要客談超過十分鐘的話，請同事用「會議要開始了」的方法打斷來客的長舌。 諸如此類，請同事幫忙倒也不失為一個好法子。 總之，將「時間小偷」的原因逐一分析後，再針對這些原因擬出對策才是重點所在。 
(7) 創意點子最好是固定紀錄在同一個地方 有時候在搭車或是走路這種意想不到的時刻裡，突然靈機一動的浮現出創意點子。不過，就算你想去記住剛剛想起的點子，等你抵達公司時大概都已經忘的差不多了。 因此，要養成一個習慣，只要創意點子一浮現，就馬上紀錄下來。 這時呢，比方說可以在記事本的每日計畫中設置一個「創意欄位」，養成一個把你所想到的任何事情寫入創意欄的習慣。這麼一來，就不會輕易忘記了。 沒寫下來的事情總是容易遺忘，這就是我們身為人類的一種壞習性。 然後，將所寫下來的創意點子做定期性的點檢，能夠去實行的東西便盡力實行。 養成一個把所有靈機一動的點子寫下來的習慣。藉由此舉，我們不但能防止因忘記而引起煩躁不安的情緒，而且對創意點子的整理也有不小的幫助。 (8) 工作一定要處理到「剛好可停手的段落」 假使你正在看書，看到文章中途卻跑去處理其他的工作的話，下回再繼續閱讀時大概又得從頭開始看起了。 因此，當你要進行下一個工作時，不管是文書資料、書籍或是工作，一定要養成一個習慣，在正好可以作為一個段落之處將工作結束。 倘若你能養成盡量將工作在告一個段落時結束的習慣，那麼，就不會忘記前後的脈絡，或是失去全體性的展望等。此外，還可以避免因為要習慣新工作，而浪費掉的時間。 
(9) 要經常去設定「休憩時間」 這個動作與第三項的「所有的工作都要設定處理期限」可說是互通聲氣。比方說，事先決定好一到三點就喝個茶、吃個點心休息一下。因為這個動作能讓你訂出一個，在三點之前盡量去完成大部分的事情的目標。 然後，從三點到三點十分，休息十分鐘之後，再去決定下一個要休息的時間。在這段時間內，盡可能的去設定許多目標，決定出每項工作的處理順序。 就像這樣，長時間的工作一定要作分割，然後定出短暫的休憩時間。 另外，如果遇到工作的預定進度不如己意，或是必須互相討論的事情，而對方一直無法挪出時間，又或是討論必須要用到的資料無法準備妥當等的種種狀況時，無須猶豫，馬上就把那個時候當成休憩的時間。 亦或是將那些準備資料的十分鐘之前置時間，拿去處理其他的工作。也就是說，把十分鐘可以處理的工作列成清單，若空餘時間可以去處理那些清單上的工作的話，當然就可以更有效率的活用時間了。 (10) 能夠委任他人處理之事，便交由他人負責 盡量將日常例行公事等的工作，交由部屬去處理。因此，必須將應交付給部屬的工作列成清單，將會讓工作在分配時，進行的較為快速。 其次，盡量養成一個習慣，他人能夠處理的事情，便委任他人去處理。因為這個動作，能夠讓你避免與同僚、部屬，重複處理相同的工作，或是忘記去處理。 
(11) 無意義的閒聊要斷然說「不」 人生苦短，時間有限。所以，當旁人前來盜取你的寶貴時間時，要懂得斷然的說「不！」。 譬如說，你正在寫報告，忙的焦頭爛額之際，他人卻跑來盜取你的時間，聊一些無關痛癢的話；像是，前幾天職業棒球的比賽結果啦、相撲的比賽結果啦等等，就是屬於這種無意義的閒聊。 這時，若是意志較弱的人，就會不得已的與他人大聊了起來。但是，如果你學會對對方斷然的說：「不」，並告訴對方：「三點之前我必須繳出這分報告不可，所以待會兒再聊吧！」 這麼一來，應該就可以排除掉「時間小偷」的拜訪了。 
(12) 「今日事今日畢」 當你回到家中，打算處理一些未完成的工作時，倘若工作的環境並非整然有序，大多結果就會變成看看電視，或是被老婆派去跑腿買東西，或是喝點小酒後就睡著的這些情況吧。 就算是你打算在看完想看的電視節目後，再去處理工作，但卻已是夜半時分了，結果是什麼事都沒做的一個晚上就結束了。這樣的經驗，我想，任何人都有過一次或兩次吧。 結果是，即使有些勉強也要留在公司加班，把工作全部處理完，這反而還比較有效率。從時間管理的層面來看，處理工作時所花費的時間，必須要和花在家庭上，或是花在閒暇上的時間明確清楚的做出畫分。 
(13) 不要太過吹毛求疵的要求完美 有一種人是，不管做任何事情，若不全部完成就會耿耿於懷的神經質型的人。這種人即使是看書，如果不從頭到尾讀完的話，大概就無法平心靜氣。 不過，假使你是為了求得知識而去閱讀書籍，其實，只要閱讀能夠獲取知識的部分文章也就可以了。這時候，跳著閱讀的重要部分就非常足夠你使用了。一些比較不重要的部分文章可以省略不讀。 在工作方面亦是同樣道理，要去養成一個只處理必要的工作之習慣。 
(14) 把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」 據說壓力這種東西是，只要工作不順遂、無法順利完成時，就會莫名的產生。 換句話說，壓力並不是因為疲勞或其他因素所造成的，而是因為事情沒去處理，或是事情無法處理等等原因，導致心中有太多亂七八糟的心緒、煩惱而產生的結果。 情緒不安或壓力是由於，某些無法估計可行性、可能性的困難問題，或是束手無策的大型課題所造成的。 因此，只要能將每日的工作目標，設定在可能實行的範圍之內，便能獲得令人滿足的達成就感，也就是說，這種「終於做完了」的安心感，是能夠紓解壓力、減輕壓力的。 所以，要養成一個習慣，在每天下班回家前，至少要帶著一個「今日事已今日畢」的心情再回家去。這麼一來，因為工作尚未完成的因素，所引起的壓力和疲勞，也就可以煙消雲散了。 
(15) 即使延遲動手的時間也必須去做之事 不詳加考慮就貿然行事的話，一定會造成重新處理的後果，結果有可能反而多花了兩倍或三倍的時間，去處理同樣的一件事。所以說，規畫好計畫之後再去行動，是極其重要的步驟。 況且，很少有事情真的會緊急到，連思考決定的時間都沒有的程度。 當然，如果目標非常明確、也很瞭解應採取的手段時，當下就必須下決定，並且馬上進行。 因此，經過思考之後再行動的這件事情，並不是要你花很長的時間去思考，而是盡量去養成短且有效率的思考時間的習慣，這才是重點所在。而這樣的能力，可說是管理時間的達人們，所擁有的共通點。