千萬不要小看瑣事，因為－－魔鬼就藏在細節裡！ 你常為了工作上不起眼的瑣事忙得團團轉？ 不知為何重複的文件一做再做，浪費許多時間？ 工作不時出現意料外的錯誤？ 那都是因為──你忘了工作也要做「風險防禦」！ 日本辦公事務專家以其10多年親身經驗，教你一學就會、防止工作出錯53招， 讓你從此和「失誤」說再見，晉升可靠、受仰賴的職場紅人！ 　　日本亞馬遜網路書店最高5顆星推薦：「這是一本前所未見、非常新鮮的實用書，剛出社會的新鮮人要看，辦公桌文件總是一團亂的人更要看！」 傳送傳真、影印資料、整理文件、寄送郵件……等， 你曾想過要如何讓這些經常碰到的工作更有效率地執行嗎？ 你熟知影印機的所有功能嗎？你知道傳真機也可以影印？ 你知道黃色螢光筆影印時不會印出色塊？ 你知道OUTLOOK的簽名檔除了設定聯絡資料，還能做什麼用途嗎？ 　　日本辦公事務專家──小田切展子以其10多年派遣工作經驗及獨特「風險防禦」觀點，慎重提醒你：不熟悉或忽略辦公室的「瑣事」，小錯誤累積起來，是會出現大問題的！ 　　本書將辦公事務分門別類，有系統地教你如何「先下手為?」地防止出錯的訣竅，讀完馬上就可以運用，讓你工作不再一團亂，錯誤OUT，效率UP！ 作者簡介 小田切展子 　　石川縣金澤市人。大妻女子大學短期大學部英文科畢業。 　　曾經在製造業工作，之後則是在專利事務所擔任外國專利申請的工作事務。 　　在接觸各項業務之際，也同時學習到「風險防禦 (risk hedge)」的KNOW-HOW。 　　之後以派遣的身分在許多商社與製造商工作，有十年以上的貿易（出口）事務經驗。 　　以獨特的觀點建立起「防禦風險(risk hedge)」以及快速投入新職場與熟習負責業務所需的KNOW-HOW，以這些經驗為基礎，發行廣受好評的電子雜誌「超級事務員Nokko公開的辦公密技」』（MAGMAGI ID : 0000138190）。 　　HP URL：http://www.office-jimu.com 譯者簡介 呂雅昕 　　台灣台北市人，日本九州藝術工科大學藝術工學碩士。 　　現為專職日文翻譯，譯有《輕鬆愛上古典音樂》、《大自然是我的美學老師》等。

【前言】聰明俐落的工作法

整理你的辦公桌
Section 1如何有條不紊地整理文件？
Section 2不同種類、不同傳遞方式的文件處理時的注意事項
Section 3依照緊急程度決定優先順序
Section 4配合物品使用的頻率來安排桌面
Section 5整頓四周的環境
Section 6不可或缺的文具
Section 7善用黃色螢光筆的特性
Section 8事務員的好幫手—能讓工作更順手的文具
Section 9在辦公室可以用上的「小東西」—用起來很方便的辦公用品

正確地傳真文件
Section 1活用傳真快速撥號
Section 2確認紙張的正反面
Section 3傳真文件的上下左右要留白
Section 4註明傳送傳真的張數
Section 5必須用傳真＋電話的情況
Section 6經常被忽略的傳真常識

精通影印的技巧
Section 1影印機的基本功能與操作方法
Section 2影印時的注意事項

歸檔的訣竅
Section 1什麼是歸檔？
Section 2製作檔案的重點
Section 3可以掌握工作狀況的業務說明書
Section 4便於使用的雜項檔案

用自己的方法量身訂做文件
Section 1量身訂做自己需要的文件
Section 2在傳送單下一點功夫
Section 3發揮EXCEL功能，提高製作文件的效率

徹底掌握預定計劃
Section 1思考「安排工作」的方法
Section 2可以事先排定工作內容的「工作紀錄表」
Section 3時間管理＋案件管理
Section 4可以處理突發事件的雙向管理系統
Section 5做「訂單管理表」
Section 6記事本的使用方法

以電腦提昇工作效率
Section 1減少「鍵入」的次數
Section 2運用EXCEL的篩選功能，提高製作文件效率
Section 3用電腦歸檔方式
Section 4處理大量電子郵件的方法
Section 5意想不到的簽名檔用途

更得心應手地接聽電話
Section 1接聽業務電話的訣竅是—讓自己習慣
Section 2瞭解公司電話的基本功能
Section 3你的禮節與說辭都沒問題嗎？
Section 4接聽電話的基本應對方式
Section 5製作轉達電話內容時需要的工具
Section 6處理抱怨電話的方法

在公司裡與人交談時的注意事項
Section 1高段的報告、聯絡、討論方式
Section 2為什麼需要「報．連．論」？
Section 3如何正確地請託、詢問上司和同事？
Section 4能徹底通知所有人業務應改善之處的方法
Section 5開會時應注意的事項

融會貫通辦公室的常識
Section 1人際關係與守規矩也很重要
Section 2招呼客戶時要注意的事項
Section 3在辦公室裡奉茶的方法
Section 4在辦公室裡打招呼的方式
Section 5交換名片的方式
Section 6方便事務工作的服裝
Section 7節省時間、經費的小常識

前言

聰明例落的工作法

　　一開始，先來聊兩件令人有點脫力的小故事。

　　要辦公室新鮮人按照英文字母「ABC」的順序整理往來公司的名單，整理出來的結果，不知為何「K」開頭的公司特別多。

　　怎麼會這樣呢？仔細一看，原來「K」是株式會社（股份有限公司）的日文發音縮寫開頭──也就是說，因為很多公司的縮寫都是「株」開頭，所以就出現了這樣的名單。

　　一樣拜託新同事幫忙影印開會用的資料，卻發現用釘書機釘好的文件，竟然整份都是同一頁。

　　即使是同樣的工作內容，每個人所花費的時間與完成工作的品質，顯然還是有相當大的差異。雖然普通的文書工作，似乎是任何人都能做得來，但是實際上並沒有這麼簡單。

　　到底所謂「事務能力」是什麼樣的能力呢？

　　難道是打字的速度很快，或是會盲打之類的事情嗎？

　　的確，如果很熟悉電腦操作方式，會在處理工作上比較佔優勢，其他像是擅於整理文件或是安排工作次序之類的能力，也都可以當作是「事務能力」。

　　但是，要下定義的話，好像還是很難有具體定義。

　　那麼，「事務能力強的人」到底是什麼樣的人呢？是指「不會出錯，能乾淨俐落地把工作完成」的人嗎？

　　那麼，到底是什麼樣的人可以在不出錯的狀況下乾淨俐落地完成工作呢？應該還是很習慣這些工作，有經驗──也就是知道訣竅的人不是嗎？

　　距今十五年前，我開始在專利事務所工作。專利事務所是一個不允許任何業務疏失的職場，要是誤傳文件或是過了期限才交件，會變成攸關事務所信譽的重大過失。

　　為了防止這樣的事情發生，事務所訂定了各式各樣的「守則」。

　　像是用夾子夾文件的位置、釘釘書針的方法、打洞的打法，連打開郵件的方式都規定得非常詳細。

　　很令人驚訝吧？（說不定也讓人覺得有點囉唆）

　　但是我並不覺得這有什麼不好，因為這些守則就是根據「避免出錯的原則制定的方法」。

　　這些方法確實能防止在工作時出問題。習慣之後，無論碰到什麼事情，腦海中就會自動思考「如何防止發生問題」，這樣就不會出錯；因為不需要花時間處理問題，就可以讓工作更有效率地進行。

　　也就是說，一開始就先使用能夠「防止出錯或發生問題」的方法，就能增進工作的效率，這也可以說是一種「先下手為強」的概念吧。

　　本書的內容，是根據我發行的電子雜誌「超級事務員Nokko的辦公密技」為基礎所整理而成。

　　電子雜誌創刊一個月左右，已經發表了影印篇、傳真篇、檔案篇與關於「事務能力」等內容時，我收到一封出版社寄來的郵件──同文館出版股份公司的古市達彥先生，以「另外寫新稿」為條件，邀請我出版這本書。

　　因為出版社的編輯對於這種「似乎至今還未出現過的主題」很有興趣，再加上電子雜誌的讀者也給我十份熱烈的回應，雖然我自己還是很沒把握，最後還是接受了這個提議。

　　其實我真的只是個到處都看得到，很平凡的上班族而已。

　　接下來，就開始介紹防止事務工作出錯的「各種守則」。

◆ 如何有條不紊地整理文件
丟滿凌亂文件的辦公桌，以及堆積如山的未處理案件，是我在辦公室裡最不願意看到的景象，如果未處理案件積太多，就會有一種「不知道到底該從哪裡著手才好」的感覺，讓我陷入緊張狀態。

要是已處理的文件與尚未處理的文件混在一起，則會造成更大的問題。

要是不先確實做好份類，會很難順利地進行工作。

那麼，到底要怎麼樣才能夠讓文件不會散得到處都是，又能夠讓未處理案件不要堆積如山呢？

會被亂放在辦公桌上的文件，例如上司交代的工作、郵件、傳真等等，到底是透過什麼樣的方式送到你手上的呢？

除了直接透過電腦傳送的電子郵件之外，大部份的文件都是以傳真、信件、快遞或是公司的內部傳送袋等管道送來的。

若文件到來時，你自己坐在位子上，就可以立刻處理送來的文件，直接放到固定的位置上，所以不會出什麼問題。

但是，文件有時候會在自己離開座位時送來，文件會散置在桌面上，就是因為自己不在座位上。

這是因為每個負責送文件的人習慣都不同，有的很仔細，有的很隨意，所以放的位置也會不一樣。在這樣的情況下，文件沒有弄丟或是混在一起，反而比較奇怪。

要防止這種狀況的發生，可以先準備一個專門放文件的盒子。

特別是準備出差或是放假時，可以在最後上班日的下班前，先在辦公桌上放一個盒子，請大家「把文件放在這裡面」；當然，像公司內部公報之類的份發刊物或是傳閱的資料等等，也可以一起放進盒子裡。

這樣的話，就可以避免桌面陷入整個被文件埋起來的「混亂狀態」。

還有，建議大家使用網狀或是透明壓克力製成的盒子，這樣即使把盒子疊在一起，也可以一眼就判斷出裡面是不是有文件。

另外，雖然這些東西統稱為「文件」，其實還可細份為各種不同的類型，例如：是不是與自己負責的業務內容直接相關、是不是急件、是厚厚一疊的資料或是只有一張紙的通知，甚至是很難處理的文件……等。

要是收到的文件中有自己沒經手過的內容，就必須當作「不明文件」向上司或是同事請教「應該如何處理」，並把這些事情記熟。不過，這通常不是一朝一夕就可以學會的事情。

收到首次經手的文件時，要記得不能隨意憑自己的判斷去處理。因為萬一有什麼疏失，有時候會發生無法彌補的問題，所以必須特別小心。

在還不夠熟悉工作內容時，可以先留一份文件複本，把處理時學到的事情先記下來，像是這份文件是不是有必需填寫的欄位、哪裡要寫些什麼、寫好之後該給誰……把這些細節當筆記寫下來。

雖然一開始要記的事情很多，會比較辛苦，但是在職場裡，十份忌諱重覆問一樣的問題。

如果怕記不起來，可以在處理業務的空檔，把這些文件的的處理方式整理成筆記，做成業務說明書。

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