夏老師：

一、請問「鈐記」是指關防嗎？

      國語日報在比賽報名單上要求蓋「鈐記」，報社說是關防，但查到的資料說是長形章，請老師指導。

二、如何增進文字表達的能力？

      自從接任文書工作，會議紀錄很多，報告的人用口語表達，但這樣的口語字句不適合會議紀錄，要如       何增進這方面的能力？

謝謝老師^_^

阿蜜敬上

都可以。但建議你：對方用什麼名義來函，就復函什麼名義，可免生枝節。

簽至一層，稿二層決，稿仍要註明「本案依分層負責規定授權業務主管決行」，係因「本案依…決行」主要是讓受文者了解，本件非發文機關首長簽署，而是授權某主管決行。另外，第二個問題也要註明，理由與前面相同。

【函釋】與【函示】意義不同，前者為來函解釋，解釋者未必是上級機關，而是主管機關。後者為來函指示，指示者一定是上級機關。

夏老師，您好!

跟您請教一下，若欲發文給同為某鄉鎮的部分學校，或某縣市政府下的部分處室，

於函或書函中的正、副本單位，該如何明列?

舉例來說，以往的寫法是:

雲林縣政府 水利處、農業處、城鄉發展處、建設處、雲林縣 虎尾鎮公所、土庫鎮公所、元長鄉公所

但最近收到的公文中，多以各單位全銜顯示，如:

雲林縣政府水利處、雲林縣政府農業處、雲林縣政府城鄉發展處、雲林縣政府建設處、雲林縣虎尾鎮公所、雲林縣土庫鎮公所、雲林縣元長鄉公所

不知在最新的公文寫作規則中已有新修正?

麻煩您解惑了，謝謝!