灰名單的作法主要是針對單獨發送垃圾郵件的程式做有效的防堵.
一般垃圾信的發送是直接採用程式對郵件主機發送，他們會修改內容來達成差異性的大量傳送，灰名單的作法是讓主機分判是否為程式單發送，還是真正有email主機的來源，若為主機來源則保留進入的授權

1. 垃圾郵件發信-> 郵件主機.
2. 若已定義在白名單內之來源,則允許接收該信件
3. 其他來源郵件主機會請他稍後再寄(這個是發生在第一次跟公司寄信)
4. 對方若為真正的郵件主機會在稍後寄一次進來，這時主機會記住他的發信伺服器來源
5. 對方若是程式發送(廣告信)的就會認為伺服器無效而跳過名單繼續往下送
6. 對於記憶的郵件主機網址，會保留固定的天數再釋放

但是由於灰名單的機制會有一個小缺點，就是在寄件人從未寄信到收件人的 mail server 時，第一次會有點小 delay，server 會記錄下寄件人的 email 和 ip 及收件人的email，當做灰名單資料庫，此時第一次收到信時會退一個 queue 信通知給寄件人的 mail server，等到寄件人的 mail server 依照 queue 信重送時，收件人的 mail server 會比對與第一次寄來的信件 ip 和寄件人與收件人都相同時，才會收下這封信，所以大約會 delay 15分鐘左右。

此後，該寄件人再寄其他信件來的時候，就會馬上收下來了。這是一種杜絕廣告信軟體的很棒的機制 (因為一般廣告信軟體不會有正常的 mail server 那種 queue 信重送機制)，但是會 delay 的小小缺點，有一種狀況會另人困擾!!

那就是公司要收到潛在客戶的第一次詢價單的時候，因為從來沒收到過該寄件人的信，所以若第一次收信時會 delay 15分鐘，急的人就會覺得很急，有時候在電話確認的時候，就會以為客戶沒有寄信過來，所以… infobox2008 就做了一個折衷的做法：

將灰名單功能改成排程執行，如圖所示，把灰名單功能改在下班時間運做，下班時間公司不會收信，所以員工也不會有感覺。上班時候停止運做灰名單功能，就不會產生信件 delay 的情形了。

當然啦，如果公司不在乎這 15 分鐘的時間，建議還是全天開啟灰名單功能，能夠有效杜絕更多的廣告信件。

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