不能不開會，可以開好會

　　根據美國3M 網路會議（Net Meeting）管理顧問公司的調查，美國經理人每週有一半以上的時間在開會。然而仔細思考，每一場會議是否為必要；每一場會議是否都達到開會的目標。
　　
　　英特爾董事長葛洛夫（Andrew S. Grove）謂：「你絕對無法避免開會，但你可以讓會議更有效率。」因此，必須對於會議籌備、會議進行中與會議結束後等三個階段有所瞭解與掌握，才能避免各式造成效率低落的問題，並透過引導與管理技巧，成為優秀的會議主席，使日後的會議皆是「高效率會議」。　

會議籌備期

為甚麼需要開會

◎開會前必須先問自己的三個問題是：
1.問題是否有開會的必要？
2.希望達成甚麼目的？
3.是否有其它方式可以達到一樣的目的？

開一場好會

◎無效會議的可能原因：
為了開會而開會、主題不明確、不適合的與會者、會議議程缺乏有效掌控、不適合的會議室、開會時間不恰當等。

◎成功會議的定義：會議中是否能有效作出能被執行的決議。

◎開會前主席應問自己的五個問題：
1.這個會議該決定些甚麼？
2.是誰該做這些決定？
3.為甚麼這些事非得在會議中決定？
4.會議中所提供的資料內容是否足夠充分讓與會者達成決議？
5.還有哪些人與這些議題相關？是否先請教這些人？還是應該直接請這些人來參加會議？

會議角色與分工

◎決定與會成員時，主席必須注意：
1.根據討論事項及目標，決定參加會議之部門、人員及其層級。
2.應避免與會人員過多或對象不清。
3.參加人員越精簡越好。

◎會議中各角色均有分工，其中最重要的主席必須負責設定會議議程、負責掌控議程進行、時間管理與分配、總結討論重點。而與會者 (專案負責人)、其他與會者、行政支援者也必須各司其職，會議才能有效進行。

籌備作業

1.會議最好不超過1 小時，最好在40 分鐘內達成共識。
2.上午時間及下午3-4 點適合需要動腦的會議，下午1~3 點適合安排輕度創意會議及例行管理會議。且會議時間以上午時段較佳。
3.會議通知至少需於一週前發出。



會議進行中

引導從開場白開始

◎開場白進行時必須注意：
1.主席必須準時開始會議。
2.若有人遲到，主席應立即提醒遲到者其行為是不被允許的。
3.說明會議主題以及需要達成的目標。
4.確定與會者是否彼此認識，如果不是，應介紹彼此。
5.宣佈會議進行方式、休息時間、以及期望與會者所提出的意見。
6.若為例行性會議，要重複上次會議決議的事項與後續處理。

流程一手掌握中

一、主席擁有的權利與魅力：
鼓勵表現優良與會者的獎勵權、懲罰表現不佳與會者的強制權，且通常主席對於該會議所討論事項的權威與能力都高於與會者，可適時表現權威力。
二、掌握流程的技巧：
主席有權利結束已離題的對話，並適度把話題帶回議程；前一項議題尚未得到結論前，不要進行下一項議題；清楚每一項討論的重點；以積極正面的態度引導每一項議題；隨時提醒大家已經使用以及還剩下的時間。

當台下一片安靜時

◎當台下一片安靜時，主席可以：
1. 不停地尋求不同的意見。
2. 注意哪些人尚未發言，適時鼓勵他們提供意見。
3. 適時地制止過於強勢的與會者。
4. 確保議程進度以及討論重點明確。
5. 鼓勵與會者挑戰自己的觀點。
6. 協助與會者釐清自己發言的重點。

面對不同的與會

問題人物型態	對應技巧
強勢頑固型	保持冷靜，暫且不理會他的態度，試著專注於他發言的重點。
埋頭苦幹型	指示思考或做事的方向給他，替他的發言做歸納或總結。
個性狡猾型	提醒他要為團體著想，試圖找出他背後的目的。
異想天開型	試圖控制他照著議程走，問他封閉式的問題，不要問他開放式的問題。
敏感易怒型	尊重他的專業，經常求教於他，儘量給他面子。
過於膽怯型	問他直截了當的問題，經常鼓勵讚揚他，誘導他參與談話，保護他免於強勢頑固者的欺負。
長舌多嘴型	請他陳述重點，請他注意時間，忽略他的失言，請他負責會議記錄。
過於消極型	突然點他發言，挑戰他的觀點。

當問題與衝突發生時

◎當問題和衝突發生時，主席可以：
1.善用白板，將會議目標及討論重點寫下來，引導與會者回到議程。
2.會議主席的責任是要引導會議有效率的進行，不要讓自己陷在無謂的爭論中。
3.與會者在發表意見時，不要打斷他。
4.讓自己冷靜，不要被挑釁激怒。
5.適當的將與會者表達的抱怨，轉化為建議。
6.身為主席，應當阻止與會者談論不在會議室裡的人。
7.將焦點放在解決方案上，而不是問題上。


有創造性的對話

◎當想開啟創造性對話時，主席可以：
1.廣泛地歡迎不同的意見。
2.禁止批判性的批評，因為所有的意見沒有絕對的對與錯，鼓勵大家多說 YES 而不是NO。
3.在討論還沒有完全結束之前，不要下任何結論。
4.經常詢問與會者WHY，例如: 「你的想法從何而來」「為什麼表達這個意見」。
5.鼓勵大家多想一些，多問一些「假設」 ， 「如果」等問題。
6.嚴禁人身攻擊的對話。

當無法達成決議時

◎當無法達成決議時，主席可以：
1.善用白板，將問題寫出來。
2.評估問題與達成解決之間的落差在哪裡。
3.ㄧ次解決一個問題。
4.將視野放寬，ㄧ個問題未必只有一種解決方法。

做一個完美的ending

◎做一個完美的ending，主席可以：
1.整理出會中所做出的決議。
2.簡潔地宣佈後續的行動計畫，時間表以及負責人員，並確定該員瞭解並承諾完成。
3.與會議記錄者確認是否所有重點都已討論到。
4.確認下次會議召開時間地點。
5.感謝並獎勵與會者所做的貢獻。



會議結束後

會後評估與會議紀錄

◎會後評估與後續事宜包括：
1.會議結束24 小時以內發出會議紀錄。
2.電話追蹤。
3.會議結果應確實帶回各所屬部門充份分享與宣導。
4.會議中所交辦事項按照時間表完成並回報會議主持人。


附錄

一份好的會議紀錄：
1.會議名稱、日期、時間、地點必備不能漏。
2.列上主席、會議記錄、與會者名稱並記錄缺席者姓名，也可如範本般製作簽到單紀錄。
3.若有上次會議決議事項，請一併記錄本次會議。
4.列出會議議程、簡要記錄各項議程整理、總結與決議事項。
5.若有臨時動議則一併記錄。
6.後續追蹤事項、時間與負責人員也一併記錄。
7.並記錄下次會議日期與地點。


「○○○○專案」會議紀錄
時間：民國○○年○○月○○日（星期○）下午○○時
地點：本中心○○樓第1會議室
主席：○○○主任　　　　　　　　　　記錄：○○○
出席人員：如簽到單
一、主席致詞（略）
二、承辦單位說明
三、提案討論
　　（一）
　　　決議：
　　（二）
　　　決議：
　　（三）
　　　決議：
四、臨時動議
　　　決議：
　　（一）
　　（二）
五、後續追蹤事項：
六、下次會議時間地點：
七、散會：下午3時30分。