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別做半桶水
2010/08/20 10:45:12瀏覽230|回應0|推薦8

別做半桶水 

       出社會一段時間後,悟出一個道理,就是「話說半分滿,事做一分滿」的做人處事哲學。話說半分滿是給自己留後路,有轉圜空間,事做一分滿是給自己一個專業表現的機會,不打折扣
       俗話說,半桶水響叮噹。意思就是說學問會一半的人總是講話最大聲。在職場上這種人常會膨脹自己有限的所知,因為要掩蓋心虛,快速建立自信,總是把話說的很滿、很絕對。
       當你提出質疑,會引起他更大的防衛,把話講的更沒有彈性,活像一隻紙老虎,深怕被人看穿。等到事情的發展不像所說的情況,往往讓決策者判斷錯誤而錯失良機。
       我曾遇過一位客戶做比稿前的說明時,我們問了一些他不是很確定的問題,看出他不高興,要我們自己回去做功課。
       也為了掩飾他資訊的不完整,他用想像的資訊告訴我們,最後讓我們白忙一場,因為他猜測的方向錯誤,因此提出的建議不符合公司需求,雙方浪費時間。
       又曾經碰過這樣的員工,因為應徵時把自己講的很有經驗,當主管分派一些他自稱熟悉的任務,卻因為心虛不敢承認只懂一半,也不敢請教他人而硬接下來,最後把專案搞砸了才被發現。
       漸漸發現,完全不懂的人因為沒什麼好隱瞞,所以誠實。完全都了解的人不怕別人挑戰,所以謙虛。承認自己不懂,反而容易得到別人的助力,願意傾囊而授。真正的專家虛懷若谷,認為天外有天,不敢居功且繼續學習。看來唯有懂一半的半桶水響叮噹,用大聲說話來掩飾自己的不足。
       其實話說得太滿,壓力總是隨之而來。由於能力做不到自己承諾的,為了好強就硬ㄍ一ㄥ,逼自己去面對或接受高於能力的難題,這些人其實活得很辛苦。真正的自信是有多少實力說多少話,不怕被人看穿,勇於承認自己的不足,這樣反而會得到幫助及尊重。
       至於事做一分滿是相對於自己所說的承諾,說到做到,不僅負責任,也是自我承擔的練習。對於話已說了十分滿的人,唯一可以挽回信用的就是讓做的事與說的話一致。所以,話說半分滿,事做一分滿,反而讓人驚豔,也是維持信用與建立聲譽的不二法門。
 

                                                         做好簡報 上班族基本功   經濟日報 2009/09/17  
       要做一個稱職的基層員工,除了處理事情要身手俐落,溝通事情要委婉迅捷之外,向主管及客戶作簡報也要優異有效,才能在競爭的辦公室生態環境中常保安康。
       簡報是一種溝通的工具,如何善用此一工具達成上司所交付的任務,是上班族工作生涯中必備的一項基本功夫。
       何謂「簡報」?望文生義,所謂簡報就是「簡單的報告」。也就是在充分的準備下,以簡潔扼要的方式,傳達有意義的訊息,達成溝通的目的。
       要做一場成功的簡報,需要在簡報前充分準備,在簡報過程中適切表達,這不僅需要周延的規畫及準備,更需要長期練習。
       根據經驗,準備一場好的簡報規畫流程包括:分析簡報對象、確定簡報目標、擬定簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式,最後進行預演及修正。
簡要說明如下:
      一、分析簡報的對象:分析的重點包括聽眾人數、興趣重點、背景、年齡與階層、對議題的了解程度等等。
       二、確定簡報的目標:簡報目標要先確立,才能提高簡報的效果,而設定目標要實際,這包括有多少時間可以準備、有多少時間可以簡報、要切合簡報對象的知識及背景。
       三、擬定簡報的大綱:根據主題,擬定內容大綱。在研擬過程中,可參考麥肯錫公司MECE的思考原則。亦即大綱之間彼此獨立,但無遺漏(mutually exclusive,collectively exhaustive),當然也要符合邏輯的推理。
       四、蒐集並選擇素材:簡報內容應該講聽眾希望知道的、而非講你所知道的,也需要注意掌握準備及簡報的時間、時刻將簡報對象及其興趣存在心中、備用資料也要充分。
       五、組織簡報的資料:重點包括隨時檢視簡報內容與目標的關聯性、重點內容須一致、結論建議要明確、概念要有條理、主張的內容要易於實踐。
       六、決定簡報的方式:需考量聽眾注意力的時間分布,規劃最有效的方法來傳達訊息,陳述主張須簡短用力,多用聽眾熟悉的觀念與語言,以生活上的事件當例證(童話、故事或寓言),儘量多運用影像輔助器材。
       七、簡報預演及修正:簡報前須預先演練並做必要修正,主要目的為增強信心,避免慌亂,也可藉此發現簡報資料上的瑕疵,並檢核簡報邏輯是否合理。以本公司為例,為了維持簡報品質,同仁在正式簡報前須進行預演審核,以決定是否進行再一次預演或可直接上場。
       俗諺「台上十分鐘、台下十年功」,簡報能力也是如此。雖然現在的科技進步,提供了許多美輪美奐的簡報軟體與圖片可以吸引觀眾的目光,但簡報的主體還是簡報者與其所要表達的內容,唯有不斷練習、修正、練習、再練習,才能夠有傑出的表現。


( 心情隨筆心靈 )
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引用
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